Qu’est-ce que la gestion des installations ?

La gestion des installations permet de s’assurer que les installations sont suffisamment sûres et confortables pour les personnes qui les occupent.

La gestion des installations englobe un large éventail de disciplines et de rôles. Fondamentalement, la gestion des installations s’assure que les installations de l’environnement sont en harmonie avec les personnes qui les occupent. La réussite repose essentiellement sur un environnement où les individus sont en sécurité et à l’aise, qu’il s’agisse d’un lieu de travail, d’un espace industriel ou d’un immeuble d’habitation.

Les aspects les plus importants de la gestion des installations sont la santé et la sécurité. Avant tout, les personnes doivent être protégées. Les dangers peuvent inclure une ventilation dangereuse ou un air toxique, une température trop chaude ou trop froide, une machinerie obsolète et susceptible de se casser ou de dysfonctionner, des systèmes de détection et de protection incendie inadéquats, une mauvaise signalisation indiquant les sorties et les issues de secours, et une infrastructure insuffisante.

En dehors de la santé et de la sécurité, des opérations et des coûts sont également en jeu si les installations ne sont pas correctement gérées. Par exemple, le matériel vieillissant peut être plus facile à remplacer ou à réparer avant qu’il ne soit complètement cassé, ce qui peut interrompre ou retarder les opérations et contribuer à une perte de chiffre d’affaires ou de productivité.

Un responsable des installations assiste également les personnes dans les environnements de bureau, ce qui peut influer sur la productivité et le moral. Certains aspects, notamment l’organisation des bureaux, sont soumis à des codes et des réglementations qui peuvent affecter considérablement la sécurité. Les plans de continuité d’activité et la planification des urgences sont également essentiels pour maintenir les opérations, collecter et analyser en permanence les informations et éviter les interruptions. Il est également essentiel de superviser l’aménagement du bureau, notamment l’accès aux sanitaires et aux fontaines à eau, la disposition des sièges, les éventuels dommages aux infrastructures et la gestion de l’utilisation de l’espace.

Un responsable des installations supervise les personnes et les organisations, ainsi que l’espace et l’infrastructure. Les personnes et les organisations incluent des rôles tels que le marketing, la comptabilité, l’accueil, les RH, les TIC et le nettoyage. Un responsable des installations supervise également les comptes d’espace et d’infrastructure pour le lieu de travail, la construction, les locations, l’occupation, la maintenance et le mobilier.

Il existe différentes fonctions business qui ont besoin de responsables des installations. Leur travail consiste avant tout à protéger la sécurité et l’intégrité de tous. Il existe deux niveaux auxquels un responsable des installations doit opérer. Tout d’abord, le niveau tactique supervise la compréhension de l’espace, des risques métiers, des coûts et des services. L’autre niveau, opérationnel, supervise la rentabilité d’un environnement d’entreprise pour ses occupants.

  • Sécurité-incendie : les incendies peuvent causer des pertes de vies, de productivité et d’actifs. Le responsable des installations doit toujours avoir un plan solide établi, communiquer clairement ce plan et s’assurer que les outils nécessaires sont en place pour éteindre les incendies ou fournir des moyens de quitter les lieux en toute sécurité.
  • Sécurité : les responsables des installations supervisent la protection des personnes et des actifs, notamment le matériel de sécurité, les caméras et les éventuelles mesures de protection physiques telles que les agents de sécurité.
  • Création de plans de continuité d’activité : en cas d’incendie, de vol ou de panne complète des opérations business, les responsables des installations doivent disposer d’un plan pour aider l’entreprise à poursuivre ses activités avec le moins de perte de temps et d’interruption des opérations possible. Il peut s’agir d’un site de reprise des activités, d’un système d’alimentation de secours, d’un logiciel de sauvegarde ou de matériel de sauvegarde.
  • Maintenance : les responsables des installations doivent s’assurer que la maintenance appropriée est appliquée dans les meilleurs délais pour garantir la sécurité et le bon fonctionnement des opérations. Cela peut aussi bien inclure le remplacement de l’éclairage que l’entretien du bâtiment lui-même, la peinture, la décoration, les réparations nécessaires, la plomberie et la conformité aux réglementations des bâtiments à des fins de sécurité.
  • Environnement : des mesures doivent être mises en œuvre pour l’environnement, la santé et la sécurité. Les employés peuvent tomber malades, avoir des problèmes de santé liés à des conditions dangereuses ou être blessés si l’environnement n’est pas sécurisé. Non seulement cela interrompt les opérations et représente des risques liés à la sécurité, mais l’entreprise est exposée à des problèmes de responsabilités et d’assurances.
  • Changements d’agencement : les changements d’équipement, le renouvellement et l’augmentation du personnel peuvent toujours entraîner un changement dans l’agencement du bureau. La gestion des installations doit veiller à ne pas agencer un bureau négligemment : il existe des réglementations à respecter. Par exemple, il doit y avoir suffisamment d’espace par membre du personnel, le bâtiment doit respecter le code du service incendie, il doit y avoir une signalisation pour indiquer les sorties et les issues de secours, la température doit être bien contrôlée, la pièce doit être correctement ventilée, la zone doit être bien éclairée et des dispositions doivent être prises, comme l’accès à l’eau potable et l’entretien des sanitaires.
  • Nettoyage : un espace sale peut constituer un frein à l’activité et également nuire au moral des employés. Le ménage est généralement effectué en dehors des heures de bureau et il est nécessaire d’effectuer un nettoyage approprié des surfaces, des tapis, des sanitaires et des poubelles à intervalles déterminés de la semaine.

La mise en œuvre de la technologie dans la gestion des installations n’a jamais été aussi importante. Dans l’idéal, un système de gestion du lieu de travail orientera la prise de décision en recueillant des données. Il incombe au responsable des installations d’identifier et de mettre en œuvre les systèmes technologiques les mieux adaptés au site et de prendre les décisions les plus judicieuses.

Un responsable des installations doit faire preuve de diligence dans la recherche de différentes options logicielles, le calcul des coûts et du retour sur investissement, l’évaluation des avantages et des besoins et la compréhension des options de certains logiciels. Tenez compte des dernières technologies et de la manière dont elles peuvent s’intégrer au logiciel.

Les dispositifs connectés au réseau ou l’Internet des Objets (IdO) constituent de bons exemples de technologies pouvant être intégrées. Les périphériques IdO peuvent collecter des données automatiquement et les envoyer au logiciel de gestion des installations, qui peut ensuite générer des rapports et identifier les tendances qui peuvent être pertinentes pour une prise de décision basée sur les données.

Voici des exemples de périphériques IdO :

  • Détecteurs de monoxyde de carbone : faites attention à ce gaz toxique dans l’environnement pour éviter toute blessure ou tout décès.
  • Consommation d’eau et d’énergie : suivi de l’utilisation pour éliminer le gaspillage et promouvoir le développement durable.
  • Thermostats : réglez automatiquement les températures et maintenez-les à la constante pour éliminer le gaspillage et favoriser le contrôle climatique au sein d’un environnement. Cela peut inclure la température à l’intérieur d’un bureau ou un climat idéal pour une salle de machines.
  • Capteurs de mouvement : éteignez ou allumez les lumières grâce à la détection d’une présence humaine.
  • Systèmes de détection d’incendie : détectez et contrez rapidement les incendies avant qu’ils ne se propagent ou ne provoquent des dommages irréparables.
  • Traceurs RFID : suivez les mouvements des personnes dans le bâtiment et limitez l’accès à certaines zones.

Il existe également des tendances en matière de logiciels de gestion des installations :

  • Intelligence artificielle (IA) : les analyses prédictives peuvent fournir des informations actuelles et futures pour la prise des décisions nécessaires. Les équipements endommagés ou en déclin peuvent être détectés et réparés ou remplacés avant qu’ils ne tombent en panne. L’erreur humaine peut également être réduite, car l’IA peut accélérer et améliorer le processus décisionnel. Les systèmes d’IA peuvent également recueillir des informations sur l’utilisation et les performances des ressources, la satisfaction et les performances des employés.
  • Cloud computing : les logiciels migrent rapidement vers le cloud et la gestion des installations est plus simple avec un accès aux données et aux logiciels depuis des emplacements extérieurs à un réseau ou un serveur local. Le travail est portable, les données sont portables et les installations sont plus faciles à mettre à niveau avec un espace de stockage et d’analyse plus important.

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