Qu’est-ce que la planification des ressources dʼentreprise (ERP) ?

La planification des ressources d’entreprise (ERP) décrit les processus que les entreprises utilisent pour gérer et intégrer les aspects essentiels de leur activité.

La quasi-majorité des entreprises cherchent à se développer. La croissance permet généralement de bénéficier d’une meilleure visibilité et d’une valeur accrue de la marque, sans parler de l’augmentation des bénéfices et de la capacité de production. Cependant, la croissance peut s’avérer complexe. Pour les administrateurs, elle peut se traduire par une augmentation exponentielle de leurs charges de travail déjà lourdes. Gérer des services disparates (tels que la comptabilité, les achats, les opérations de la chaîne dʼapprovisionnement, les projets, les risques et la conformité) et coordonner leurs processus pour qu’ils fonctionnent ensemble de manière optimale peut être un véritable cauchemar. C’est là que l’ERP entre en jeu.

L’ERP est un terme générique qui fait référence à la gamme complète d’outils et de stratégies conçus pour améliorer la façon dont les entreprises utilisent leurs ressources. Ces solutions se présentent souvent sous la forme d’un logiciel ERP.

Les systèmes ERP renforcent l’efficacité des processus au sein de l’entreprise en optimisant et en rationalisent l’utilisation des ressources stratégiques. Un système ERP réduit le nombre total de ressources nécessaires pour que l’entreprise fonctionne de manière optimale, tout en s’appuyant sur une base de données centralisée de processus business importants. La gestion de ces processus est également simplifiée grâce à des tableaux de bord et un reporting en temps réel sur lesquels les administrateurs peuvent examiner les données et mesurer la productivité et la rentabilité en un clin d’œil.

Bien que désignée sous le nom d’entité unique, l’ERP englobe une gamme d’applications, de systèmes et de processus différents, généralement pris en charge par un ensemble d’applications logicielles spécialisées.

Quelles fonctionnalités les systèmes ERP fournissent-ils généralement ?

Étant donné que les systèmes ERP couvrent l’ensemble des processus business, ils doivent offrir des fonctionnalités différentes, notamment les suivantes :

  • Prise en charge des composants et des applications
    Pour assurer leur efficacité, les systèmes ERP doivent être en mesure de fonctionner de manière cohérente avec une série de composants et de logiciels différents.
  • Fonctionnement en temps réel
    L’entreprise est dynamique, tout comme de nombreux processus business stratégiques. Les systèmes ERP doivent être capables de surveiller et de traiter les données en temps réel, afin que les administrateurs puissent suivre le rythme du monde réel.
  • Interfaces utilisateur digitales
    Il est important de disposer d’une charte graphique et de fonctionnalités cohérentes dans l’ensemble des modules (quel que soit le service de l’entreprise) afin de faciliter l’adoption et de permettre au personnel de passer aisément d’une équipe à une autre.
  • Automatisation fiable
    Les principales solutions ERP permettent aux entreprises d’automatiser les tâches manuelles répétitives.
  • Plusieurs options de déploiement
    Les systèmes ERP efficaces sont compatibles avec tous les modèles de déploiement, y compris sur site, hébergés dans le cloud et SaaS.

Les termes ERP et système financier sont bien souvent utilisés indifféremment. Mais ils sont, à proprement parler, différents.

Un système financier fait référence aux fonctions spécifiquement relatives à la comptabilité, à la gestion des revenus, à la gestion des dépenses, à la facturation, aux comptes fournisseurs et aux comptes clients, au recouvrement et aux autres fonctions du service financier. L’ERP est un ensemble de fonctions bien plus vaste liées aux processus business dans l’ensemble de l’entreprise. Les systèmes financiers sont intégrés aux systèmes ERP sous forme de sous-ensemble de modules.

Un système financier ne représente qu’un seul ensemble de modules qui composent l’ERP. L’efficacité d’un système ERP repose sur le regroupement fiable des opérations business. Dans cette optique, voici
la liste des modules ERP parmi les plus courants :

Finance

Les modules financiers (également connus sous le nom de système financier) font partie intégrante de quasiment tous les systèmes ERP. Ils gèrent les données et les ressources financières, tout en facilitant un reporting précis et en temps réel.

Gestion des stocks

En assurant le suivi en temps réel des niveaux d’inventaire et en mesurant les principaux metrics qui y sont associés, les modules de gestion des inventaires des systèmes ERP permettent aux entreprises qui dépendent des inventaires d’anticiper la demande et d’optimiser les inventaires disponibles.

Production industrielle

Les modules de production industrielle aident les entreprises à adapter les niveaux de production à la demande, à surveiller et à générer des rapports sur les éléments planifiés, en cours et terminés, et à coordonner les étapes et processus différents liés à la production industrielle.

Gestion des commandes

Les modules de gestion des commandes aident les entreprises à hiérarchiser, surveiller et suivre les commandes de leurs clients, du paiement à la livraison. Une gestion efficace des commandes permet d’améliorer les délais de livraison et de réduire le risque de commandes en retard ou manquantes.

Approvisionnement

La gestion et l’automatisation de tous les achats de l’entreprise, y compris les produits finis et les matières premières utilisés dans la production, permettent d’aligner les achats sur la demande et d’atténuer le risque d’achats superflus ou insuffisants.

Automatisation des services professionnels (PSA)


Les modules PSA permettent d’élaborer, de planifier et de suivre les projets. PSA est en mesure de surveiller et de générer des rapports sur les investissements en ressources et en temps, tout en améliorant la collaboration entre les équipes de projet.

Gestion d’entrepôt


La réception, le stockage, le prélèvement, l’emballage, l’expédition, et le monitoring des marchandises en entrepôt sont des tâches liées à la gestion d’entrepôt. Les modules de gestion d’entrepôt permettent de piloter et d’optimiser ces tâches pour optimiser l’efficacité de l’entrepôt. 

Lorsque les systèmes ERP ont commencé à jouer un rôle de premier plan, ils ont souvent été classés en fonction de la taille des entreprises pour lesquelles ils avaient été conçus, notamment dans l’une des catégories suivantes :

  • ERP d’entreprise
  • ERP pour le marché du milieu de gamme
  • ERP pour les petites entreprises
Au final cependant, il est devenu évident que la taille de l’entreprise était moins importante pour différencier les solutions ERP. Aujourd’hui, la priorité est davantage axée sur la capacité du système ERP à répondre efficacement aux besoins actuels et futurs de l’entreprise, quelle que soit sa taille. Dans cette optique, une catégorisation plus courante concerne les options de déploiement ERP.

 

Quelles sont les options de déploiement ERP ?

En règle générale, les options de déploiement ERP sont classées dans l’une des trois catégories suivantes :

  • L’ERP sur site fait référence aux systèmes qui sont mis en œuvre et gérés sur site et, hébergés par les serveurs appartenant à l’entreprise. Cela permet d’optimiser le contrôle et la propriété du système ERP, mais oblige également l’entreprise à assurer la maintenance, les réparations et la formation.
  • L’ERP cloud
    fait référence aux systèmes qui sont gérés hors site et accessibles via Internet. L’ERP cloud est une sorte de
    logiciel en tant que service (SaaS). Ces options ERP sont généralement achetées par le biais d’un modèle de paiement par abonnement. L’ERP basé sur le cloud permet aux entreprises de profiter des avantages de l’ERP, sans avoir à prendre en charge l’assistance, la maintenance, les mises à jour ou la formation. En revanche, leur contrôle sur l’ERP lui-même sera moindre et ces entreprises devront peut-être travailler avec le fournisseur pour personnaliser le système afin de bénéficier d’une efficacité optimale.
  • L’ERP hybride désigne une combinaison des deux autres options de déploiement ERP. Les fournisseurs proposent différentes fonctionnalités ERP hybrides, mais ils permettent généralement à leurs clients de migrer entre les modèles de déploiement et de bénéficier de la flexibilité nécessaire pour trouver le meilleur compromis
    selon leurs besoins.

Dans la mesure où les systèmes ERP sont conçus pour améliorer la productivité, le reporting, l’efficacité et la précision dans tous les services d’une entreprise, les avantages potentiels qu’ils offrent sont quasi illimités. Voici quelques-uns des avantages les plus importants d’un système ERP efficace :

Coûts moindres

La capacité à réduire les coûts au sein de l’entreprise constitue le principal avantage de l’ERP, qui englobe la plupart des autres avantages de cette liste. Grâce à une meilleure visibilité des processus, les administrateurs peuvent identifier et éliminer les inefficacités. L’automatisation permet aux équipes de réduire les erreurs humaines liées à la saisie manuelle et de se concentrer davantage sur d’autres tâches essentielles. Une sécurité accrue diminue les coûts et les dommages potentiels liés aux cyberattaques et autres menaces. Dans chaque cas, le résultat final se traduit par des économies.

Meilleure visibilité

Les systèmes ERP regroupent les workflows et d’autres informations sur les processus, offrant ainsi aux employés et administrateurs autorisés un instantané de tous les projets et fonctions concernés. Les mises à jour de projet sont disponibles par simple pression sur un bouton, tandis que la documentation importante est conservée en toute sécurité et est disponible dans le système.

Reporting fiable

Les outils de monitoring ERP intégrés capturent les données pertinentes et les présentent de manière complète et facile à suivre. Cela permet d’améliorer la précision du reporting et de visualiser en temps réel les ressources essentielles.

Informations exploitables

La création de rapports sur les données capturées ne constitue qu’une partie des avantages. Les solutions d’analyse ERP intégrées permettent d’extraire des informations clés à partir d’informations brutes, ce qui permet aux entreprises de prendre des décisions plus éclairées et d’identifier les principales tendances. Par ailleurs, puisque les systèmes ERP se coordonnent entre tous les services et processus concernés, les dirigeants d’entreprise peuvent plus facilement identifier l’impact des changements implémentés dans un domaine de l’entreprise sur d’autres domaines.

Conformité fiable

À mesure que le reporting financier, la sécurité des données et d’autres normes deviennent plus stricts (et que les sanctions pour non-respect des normes réglementaires deviennent plus sévères), l’ERP adéquat peut aider les entreprises à assurer leur conformité. Les solutions ERP cloud et hybrides sont conçues pour rester à jour sur l’ensemble des normes réglementaires, et les pistes d’audit ERP permettent d’établir aisément la conformité ou d’identifier les éventuels problèmes.

Sécurité accrue des données

Les protocoles de sécurité intégrés renforcent la sécurité des données. Ces mesures de défense visent à fonctionner sur tous les processus business et à protéger la base de données partagée contre les menaces. Cela réduit le risque que des menaces y pénètrent par le biais de systèmes non protégés.

Collaboration étendue


Dans la mesure où les solutions ERP fonctionnent également comme des hubs pour collaborer et communiquer, les utilisateurs dans l’ensemble de l’entreprise peuvent partager des fichiers, accéder à des dossiers d’assistance client, organiser des réunions, consulter des données pertinentes, et bien plus encore.

Flexibilité accrue

Pour rester viables lors de la gestion de l’ensemble des processus business, les systèmes ERP sont conçus pour être extrêmement flexibles. Autrement dit, ils sont généralement en mesure d’effectuer la plupart des tâches nécessaires immédiatement et peuvent également être personnalisés pour prendre en charge des tâches uniques. En outre, grâce à l’automatisation avancée et à d’autres outils permettant dʼéconomiser les ressources, les solutions ERP offrent aux entreprises la possibilité de s’adapter facilement pour répondre à la demande croissante.

Une gestion des clients et des partenaires plus efficace

Les solutions ERP ne se contentent pas de proposer de simples processus et communications internes : elles sont également efficaces pour améliorer les relations avec les clients et les partenaires. Elles peuvent fournir des informations relatives aux prestataires et aux fournisseurs de services et optimiser l’échange d’informations. Elles permettent également de suivre les tickets d’assistance client, les retours et les réponses aux enquêtes, afin de s’assurer qu’aucun client n’est laissé pour compte.

Simplification des processus IT

Bien que la réduction des coûts soit le principal avantage d’une solution ERP, elle vise essentiellement à simplifier et à regrouper les processus IT. Les nombreuses tâches des employés sont plus faciles, les données gagnent en précision, la productivité augmente et le personnel est globalement plus satisfait.

Bien que la mise en œuvre d’une solution ERP présente de nombreux avantages, elle pose certaines difficultés qu’il faut connaître, notamment les suivantes :

Incapacité à résoudre les problèmes de politique existants

Un système ERP rassemble les processus et les politiques et optimise les efforts de gestion liés à chacun d’entre eux. Néanmoins, il ne peut généralement pas résoudre les problèmes liés aux processus défectueux. Cela dit, il peut être en mesure d’identifier les problèmes au sein de ces processus et politiques, afin que les entreprises puissent apporter les améliorations nécessaires.

Coûts d’investissement

En améliorant l’efficacité et la productivité dans l’ensemble de l’entreprise, la plupart des solutions ERP sont rentables assez rapidement. Cependant, elles nécessitent bien souvent un investissement relativement important en termes de temps, d’argent et d’efforts pour leur mise en œuvre et leur adoption. Cela inclut le temps et la perte de productivité liés à la formation des employés pour pouvoir les utiliser correctement.

Les solutions ERP peuvent être bénéfiques, quelle que soit la taille de votre entreprise ou votre secteur d’activité. Voici plusieurs indicateurs clés sur lesquels vous baser pour migrer vers une solution ERP :

Vos activités quotidiennes sont trop chronophages

Les solutions ERP permettent de rationaliser les processus, en réduisant le temps nécessaire à leur exécution.

Vous avez de plus en plus de mal à gérer les processus

À mesure que votre entreprise se développe ou que les processus changent, ces derniers peuvent devenir lourds. Un logiciel ERP peut simplifier ces processus et faciliter leur gestion.

Vous ne parvenez pas à trouver les réponses aux questions commerciales

La disparité des systèmes et l’absence de metrics fiables et disponibles peuvent compliquer les réponses aux questions commerciales essentielles (revenus, disponibilité des produits, production, retours, etc.). Les systèmes ERP offrent une visibilité et des rapports clairs en apportant des réponses nécessaires.

Vous passez à côté d’opportunités en constante évolution

Les processus et systèmes manuels et non connectés exigent beaucoup d’attention, empêchant ainsi votre entreprise de saisir de nouvelles opportunités. L’automatisation et les autres options d’intelligence machine des meilleures solutions ERP permettent de saisir les opportunités et d’essayer de nouvelles choses, tandis que les options d’analyse intégrées aident les leaders à identifier le meilleur plan d’action possible.

Vous ne répondez pas aux attentes des clients

Enfin, si vos processus ne permettent pas à votre entreprise de répondre aux attentes des clients ou d’offrir une expérience positive, l’ERP peut vous aider. Grâce aux outils et ressources adéquats, reposant sur des analyses, sur une automatisation et sur une collaboration optimales entre les services, vos équipes seront en mesure de fournir un meilleur service à leurs clients.

Il existe une grande variété de solutions ERP, et malheureusement, elles ne sont pas toutes équivalentes. En réalité, face à la prolifération des solutions logicielles ERP nécessaires à un large éventail de cas d’utilisation, certaines entreprises découvrent que leur stratégie ERP crée leurs propres silos de données qu’elles ont du mal à gérer. Pour assurer la bonne gestion de toutes les données pertinentes et veiller à ce que toutes les personnes concernées bénéficient d’un accès à une source unique de ressources fiables et importantes, les entreprises prospères à travers le monde font confiance à la plateforme ServiceNow App Engine.

ServiceNow App Engine est la plateforme d’automatisation et de développement d’apps low-code leader du marché, qui permet à toutes les entreprises d’accélérer leur transformation digitale. Grâce à des fonctionnalités avancées d’IA et d’analyse intégrées, et à la possibilité pour les utilisateurs d’automatiser, d’étendre et de créer rapidement des applications de workflows digitaux à l’aide d’une approche low-code, App Engine fournit les options essentielles dont les entreprises ont besoin pour exercer leurs activités à grande échelle. Par ailleurs, en regroupant toutes les informations pertinentes sur un seul tableau de bord centralisé, App Engine veille à ce que les solutions ERP importantes ne créent pas de silos de données difficiles à gérer. Si l’on ajoute à cela les solutions d’optimisation et d’assistance de la Now Platform, vous comprendrez facilement la raison pour laquelle de nombreuses entreprises font confiance à ServiceNow pour améliorer leurs capacités de planification des ressources.

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