Qu’est-ce que la gestion des affaires ?

La gestion des affaires juridiques couvre l’ensemble des tâches provenant des processus juridiques internes de l’entreprise et des systèmes de gestion des affaires externes.

Traditionnellement, la gestion des affaires impliquait de gérer toutes les activités et stratégies liées à l’engagement et la facturation électronique de conseillers externes. Mais dans de nombreux cas, cela ne suffisait pas. Aujourd’hui, l’approche moderne de la gestion des affaires juridiques couvre l’ensemble des tâches provenant des processus juridiques internes de l’entreprise, y compris les recherches, les réclamations, la conformité, les différends, les litiges, les contrats, la propriété intellectuelle, ainsi que les aspects les plus couramment associés aux systèmes de gestion des affaires externes. En considérant toutes les affaires juridiques comme des affaires internes au départ, l’entreprise peut mieux hiérarchiser et répartir le travail, dans certains cas en attribuant une tâche en interne et non pas à un conseiller externe, afin qu’elle soit gérée par ses avocats les plus compétents ou ses équipes de services partagés dédiées.

La gestion des affaires internes décrit les processus et les outils qui aident les équipes des opérations juridiques à optimiser la prestation de services juridiques.

En structurant les demandes juridiques, les données de service juridique pertinentes peuvent être collectées en amont, ce qui réduit les allers-retours inefficaces et chronophages entre les employés et les équipes juridiques. De plus, en créant un espace de travail unique et central dans lequel examiner les demandes et faciliter les tâches complexes, ces équipes peuvent assurer un service plus rapide et plus précis.

En résumé, la gestion des affaires donne les moyens aux entreprises de mieux traiter et résoudre les problèmes juridiques internes : rapidement, de manière fiable et cohérente.

Parfois, les termes gestion des affaires et gestion des tickets sont utilisés comme synonymes. Mais en réalité, ils décrivent différentes approches et différents acteurs.

La gestion des affaires, telle que décrite ci-dessus, est une approche complète de la gestion des tâches juridiques englobant à la fois les affaires juridiques internes et externes. La plupart des affaires juridiques ont tendance à être au départ des affaires internes et l’entreprise peut utiliser ces informations pour ensuite faire appel à des conseillers externes si nécessaire. Les stratégies les plus efficaces s’appuient fortement sur un logiciel de « gestion des affaires » pour rationaliser, coordonner et prendre en charge ces tâches. Mais comme la majorité des logiciels de gestion des affaires ont été conçus en visant les prestataires de cabinets d’avocats externes, ces systèmes ne sont pas parfaits pour saisir l’origine interne d’une affaire et en outre, pour permettre à l’organisation de faire appel en premier à des parties prenantes internes pour résoudre les problèmes et n’avoir recours à des conseillers externes que lorsque cela est nécessaire. Peut-être plus important encore à cet égard, la gestion des affaires décrit ces processus en relation avec toute entreprise ou organisation.

De son côté, la gestion des tickets fait spécifiquement référence aux tâches et stratégies utilisées par les cabinets d’avocats et autres organisations juridiques. La gestion des tickets fournit des solutions d’assistance aux avocats qui doivent être en mesure d’organiser et de parcourir les nombreux documents utilisés en cas de litige. Cependant, bien que les outils de gestion des tickets puissent s’avérer précieux pour les organisations juridiques, ils ne sont pas conçus pour être utilisés dans d’autres secteurs.

Les affaires juridiques internes sont un aspect inévitable des entreprises modernes. Parallèlement, des affaires juridiques mal gérées peuvent créer de graves problèmes dans l’ensemble d’une entreprise, ce qui ouvre la porte à des sanctions et établit de mauvais précédents qui peuvent continuer à créer des problèmes dans les années à venir.

Malheureusement, les entreprises modernes sont confrontées à plusieurs défis en matière de mise en œuvre d’une gestion appropriée des affaires au sein des opérations juridiques. Il s’agit notamment des défis suivants :

Il manque des processus standardisés

En l’absence d’une source unique de vérité ou d’une plateforme centralisée, les personnes qui traitent les affaires juridiques internes sont contraintes de prendre leurs propres décisions concernant les processus. Et si certaines équipes juridiques peuvent apprécier cette liberté, cela crée des obstacles en termes de collaboration entre les équipes. Une gestion efficace des affaires exige que toutes les personnes impliquées dans les affaires juridiques dans l’ensemble de l’entreprise utilisent des processus standardisés. Autrement, il n’est tout simplement pas possible d’obtenir une véritable visibilité.

Les silos d’informations entravent la collaboration

Lorsque les entreprises ne disposent pas de processus juridiques standardisés, elles créent également des silos d’informations. Ces silos constituent des obstacles à une collaboration efficace, empêchant les équipes d’accéder à des informations pertinentes ou à jour, et éliminant la possibilité de créer une compréhension partagée des tickets et autres problèmes.

Les calendriers et délais juridiques peuvent ne pas être cohérents

Lorsqu’il s’agit de traiter des affaires juridiques, les délais sont rarement flexibles. Malheureusement, de nombreux membres des équipes juridiques ont tendance à utiliser leurs propres calendriers et systèmes de rappel. Cela crée un décalage à l’échelle de l’entreprise en matière de délais critiques.

Les services s’appuient sur des outils manuels

Les outils manuels, sous forme de feuilles de calcul, de dossiers et de documents papier, ne sont pas capables de se mettre à jour automatiquement avec les informations les plus récentes. Lorsque les entreprises s’appuient sur ces outils et processus manuels, elles doivent constamment trier et mettre à jour les données dans un champ de documents potentiellement illimité pour garantir l’accès à des informations fiables.

La sécurité est toujours une préoccupation majeure

La documentation juridique fait partie des données les plus sensibles que possèdent les entreprises modernes. Sans mesures de sécurité fiables et standardisées qui garantissent un accès aux personnes autorisées uniquement, les entreprises s’exposent à des risques importants.

ServiceNow est depuis longtemps le leader des solutions basées sur le cloud pour les processus business internes. Aujourd’hui, cette expertise en matière de création de solutions coordonnées, en temps réel et basées sur les données s’applique à la gestion des affaires internes, avec Legal Service Delivery.

Legal Service Delivery permet une gestion des affaires internes effectuée correctement. Modernisez vos opérations juridiques internes. Utilisez des workflows automatisés, prêts à l’emploi et avancés pour accroître votre efficacité et votre productivité. Profitez d’une visibilité détaillée sur les performances des services juridiques. Et offrez aux professionnels l’assistance permanente et les options de libre-service dont ils ont besoin pour s’assurer que les affaires juridiques sont traitées correctement et efficacement.

Legal Service Delivery de ServiceNow réunit tous les outils, processus et ressources essentiels associés aux questions juridiques internes sur une plateforme unique. Cela permet de lever les obstacles qui entravent l’efficacité de la gestion des affaires internes.

Processus standardisés de bout en bout

Legal Service Delivery crée des processus unifiés pour chaque étape. En s’appuyant sur des applications principales qui peuvent être orchestrées efficacement, même dans un environnement low-code ou no-code, les entreprises peuvent créer une standardisation pour chaque tâche. Ainsi, les professionnels disposent toujours d’une méthodologie fiable et établie pour gérer les affaires juridiques complexes. Les outils intégrés garantissent que toutes les personnes impliquées utilisent les mêmes ressources puissantes, tandis que les calendriers partagés garantissent que tout le monde travaille dans les mêmes délais et que les statuts actuels soient toujours clairement visibles. Et comme Legal Service Delivery est entièrement basé sur le cloud et accessible sur mobile, ces processus restent disponibles tout le temps, partout et quel que soit le périphérique avec lequel les utilisateurs y accèdent.

Avantages de Legal Matter Management - ServiceNow

Éliminez les silos

Les silos d’informations sont l’ennemi mortel d’une gestion efficace des affaires. Legal Service Delivery avec ServiceNow permet aux équipes juridiques de capturer automatiquement les informations de service juridique pertinentes en amont, et de les rendre disponibles quand et où elles sont nécessaires. Grâce à des analyses et des rapports puissants et intelligents, Legal Service Delivery fournit aux équipes des opérations juridiques des informations exploitables pour affiner et optimiser les services juridiques. Ces informations et les données associées sont facilement accessibles via des tableaux de bord visuels et intuitifs.

Favorisez une coopération efficace

Les tableaux de bord, les workflows et les processus standardisés réunissent le personnel juridique en favorisant une collaboration transparente à tous les niveaux. Le centre de conseil de ServiceNow présente un survol rapide des charges de travail, notamment les affectations, les tâches non attribuées, les demandes et les approbations, filtrables par catégorie, priorité et état actuel. Les informations récapitulatives permettent aux équipes d’examiner rapidement les problèmes et de se mettre au diapason au plus vite, et les liens vers les outils et articles de base de connaissances pertinents permettent de garantir des mesures de résolution rapides et coordonnées.

Garantissez la sécurité et la confidentialité des informations

Legal Service Delivery s’appuie sur des autorisations explicites pour tous les utilisateurs lorsqu’ils accèdent aux informations. Les tâches sont diffusées en accès limité et automatiquement supprimées à la fin.

Grâce à la prestation de services juridiques, vous bénéficiez d’une expérience unifiée entre les employés qui demandent une assistance juridique et les équipes juridiques qui y répondent. Essayez-la dès aujourd’hui ! Pour en savoir plus, consultez notre base de connaissances ou notre podcast sur la documentation produit, ou visitez la communauté ServiceNow.

Pour tout savoir sur ServiceNow ITBM

Générez de la valeur grâce à une stratégie commerciale et IT harmonisée avec notre solution ITBM évolutive.