Qu’est-ce que l’IT Asset Management (ITAM) ?

L’ITAM intègre la gestion financière, d’inventaire, contractuelle et des risques pour gérer le cycle de vie des actifs, notamment les décisions tactiques et stratégiques.

Les actifs ont un temps d’utilisation limité et une entreprise peut optimiser leur valeur grâce à l’ITAM et à une gestion proactive. Les phases du cycle de vie comprennent généralement la planification, l’approvisionnement, le déploiement, la maintenance, le retrait et l’élimination.

Quels sont les types d’IT Asset Management ?

En règle générale, les ressources informatiques appartiennent à une ou plusieurs des catégories suivantes : physique, logicielle, matérielle, mobile et cloud. L’ITAM est conçu pour garantir un déploiement réussi et une prise en charge continue des ressources informatiques. Ainsi, il correspond à ces types de ressources informatiques.

Les trois principaux types d’IT Asset Management sont les suivants :

  1. Logiciel : ce type d’ITAM est un peu plus complexe que les autres, car il implique des éléments tels que les exigences de conformité, la gestion des licences, le shadow IT et l’IdO. Les actifs logiciels doivent être surveillés et examinés en permanence, et les actifs doivent être suffisamment fluides pour suivre les exigences et répondre aux demandes et à l’évolution du marché.
  2. Matériel : le matériel physique joue également un rôle dans l’écosystème IT d’une entreprise. Ces actifs physiques comprennent les PC, les imprimantes, les photocopieurs, les ordinateurs portables, les équipements mobiles, les serveurs et tout autre matériel utilisé à des fins de gestion des données au sein de l’entreprise.
  3. Cloud : l’ITAM suit le coût et l’utilisation des ressources cloud, y compris les logiciels en tant que service (SaaS), les infrastructures en tant que service (IaaS) et les plateformes en tant que service (PaaS). Toutes ces ressources sont considérées comme des actifs à gérer en matière de coûts et de conformité au sein de l’ITAM.

Gestion des actifs matériels et gestion des actifs logiciels

L’ITAM englobe à la fois la gestion des actifs matériels et la gestion des actifs logiciels, même si ces deux concepts sont différents. La gestion du matériel s’articule autour de la gestion des actifs physiques, comme les serveurs, les ordinateurs portables, les PC, les équipements mobiles, les imprimantes, etc. Les actifs logiciels incluent les logiciels téléchargés directement sur un ordinateur, les licences d’utilisation du logiciel et les services cloud.

Normes ISO pour ITAM

L’Organisation internationale de normalisation (ISO) dispose d’une famille officielle de normes pour l’ITAM : ISO 19770, qui se compose de cinq parties :

  1. ISO/IEC 19770-1 : présente les bonnes pratiques pour l’ITAM au sein d’une entreprise. Les entreprises ont la possibilité de prouver qu’elles effectuent des procédures ITAM conformément aux normes afin de satisfaire aux exigences de gouvernance et de soutenir les activités IT.
  2. ISO/IEC 19770-2 : aide les entreprises à identifier les logiciels sur un appareil donné ; norme pour les marqueurs d’identification des logiciels.
  3. ISO/IEC 19770-3 : détaille les autorisations associées à un logiciel et la méthode de mesure de la consommation.
  4. ISO/IEC 19770-4 : permet de créer des rapports standardisés sur l’utilisation des ressources. Cela est particulièrement important lors de la gestion de licences plus complexes et de logiciels et de matériel basés sur le cloud.
  5. ISO/IEC 19770-5 : aperçu des normes et du vocabulaire ISO pour l’ITAM.

Suivez l’intégralité du cycle de vie des ressources informatiques

Bien que les entreprises peuvent définir le cycle de vie des ressources informatiques différemment, la plupart suivent des étapes similaires à celles décrites ci-dessous :

  • Demande
  • Exécution
  • Déploiement
  • Surveillance
  • Service
  • Retrait

En bref, le cycle commence dès qu’un besoin est identifié et qu’une demande est faite. Des facteurs importants sont définis, tels que les actifs nécessaires, la façon de les obtenir et la manière dont ils seront utilisés et financés. Au cours de l’étape d’exécution, la création, l’achat, la location ou la gestion de licence de l’actif se produit. Cette phase est suivie par celle de déploiement, qui supervise l’installation de l’actif dans l’écosystème IT. Une fois le déploiement effectué, l’étape de surveillance permet de s’assurer que les actifs fonctionnent efficacement. Ensuite, au cours de l’étape de service, les actifs sont gérés et mis à niveau pour prolonger leur durée de vie. Enfin, une fois que les actifs ne sont plus nécessaires, ils sont mis hors service et éliminés. Cela inclut la transition des utilisateurs vers d’autres ressources, la mise à jour des enregistrements, l’annulation des contrats, la résiliation des licences et la planification des actifs de remplacement.

Lors de la gestion du matériel, « l’inventaire » peut être inclus en tant que phase distincte.

Processus ITAM

Le suivi et la gestion des équipements essentiels permettent de s’assurer que les actifs sont gérés efficacement. Un emplacement centralisé et détaillé où les utilisateurs autorisés peuvent demander des actifs en prêt est nécessaire et doit inclure des éléments tels que la personne pour laquelle l’actif est demandé, l’emplacement où l’actif demandé doit être fourni, le modèle de l’actif demandé, la plage de dates couvrant la durée d’utilisation de l’actif et la raison pour laquelle l’actif est demandé.

Savoir qui utilise quel actif

Des données de prêt d’équipement efficaces permettent de s’assurer que chaque actif est comptabilisé et qu’une entreprise a toujours une idée claire de qui utilise quoi et pendant combien de temps. Cela dit, la découverte des actifs peut fournir des informations supplémentaires sur les périphériques en votre possession. Ces informations vont potentiellement au-delà de ce que vous pensez avoir : comment ces périphériques sont configurés et qui les utilisent. La découverte et la gestion des stocks doivent aller de pair ; mettez en œuvre l’automatisation afin que, lorsque vous découvrez des actifs, toutes les informations pertinentes puissent être automatiquement saisies dans une base de données pour les consulter facilement.

Suivi de l’emplacement des actifs

Il est extrêmement important de savoir qui doit détenir les actifs, qui les détient réellement et quels sont exactement les actifs disponibles. Mais savoir précisément où se trouvent les actifs est tout aussi important. Le suivi de l’emplacement des actifs, souvent à l’aide de la RFID, du GPS ou de la lecture de codes-barres, permet de vérifier que les actifs sont bien là où ils sont censés être. En cas de perte d’un actif, ces outils de suivi de la localisation sont précieux pour retrouver et sécuriser l’actif en question.

Un référentiel ITAM

Le référentiel ITAM est la base de données centrale pour le stockage et la gestion des données financières, physiques et contractuelles essentielles. Mais plus qu’un simple emplacement pour ces données, un référentiel ITAM efficace doit être capable d’effectuer les tâches de gestion des ressources informatiques connexes. Les référentiels doivent être étroitement intégrés aux ensembles d’outils adjacents, notamment l’inventaire, l’utilisation des logiciels, la gestion du support des services IT, la gestion des changements et la gestion des achats et des configurations.

Inventaire matériel et logiciel et informations d’utilisation

Une gestion efficace des ressources informatiques dépend de votre capacité à suivre les mesures pertinentes. Pour ce faire, vous devez identifier les KPI qui méritent une priorisation. Le suivi des mesures appropriées permet d’améliorer les performances des actifs, de réduire les coûts de réparation et de maintenance, ainsi que d’optimiser l’utilisation et l’efficacité. Les mesures de suivi courantes sont les suivantes :

  • Coûts
  • Nombre d’actifs
  • Logiciels sous licence/sans licence
  • Licences sous-utilisées/surutilisées
  • Garanties expirées

Importation de données

Un ITAM réussi repose fortement sur des données d’actifs précises et à jour qui peuvent provenir de plusieurs sources parmi des bases de données, des serveurs, des plateformes et des solutions. L’importation de données dans un emplacement centralisé est une étape cruciale pour brosser un tableau précis du parc d’actifs.

SaaS

La gestion SaaS (logiciel en tant que service) surveille l’achat, l’intégration, la gestion des licences, le renouvellement et la suppression des applications qu’une entreprise utilise.

IaaS

L’IaaS (infrastructure en tant que service) est un modèle dans lequel les ressources informatiques, traditionnellement hébergées dans un centre de données, sont à la place hébergées dans un environnement cloud. La gestion de l’IaaS implique de surveiller l’utilisation des capacités informatiques à partir d’un environnement cloud ou l’utilisation du stockage et de la capacité.

PaaS

La PaaS (plateforme en tant que service) fournit un environnement de développement et de déploiement dans le cloud, ce qui permet le déploiement d’applications cloud de toutes tailles. La gestion implique l’achat de ressources auprès d’un fournisseur et leur paiement selon un système de répartition, et la surveillance de l’utilisation pour respecter un budget ou un accord d’utilisation.

Fournit une source unique de vérité

La gestion des actifs met de l’ordre dans votre organisation. Les actifs ont tendance à être suivis à de nombreux endroits différents par de nombreuses personnes différentes. Aucun individu seul ne détient les actifs et il n’existe pas d’outil unique qui centralise les informations sur les actifs. L’ITAM offre la consolidation des données, en fournissant des systèmes qui effectuent le travail sans avoir besoin de rechercher sans cesse les objets, en surveillant l’utilisation et en interprétant les dépendances.

Améliore l’utilisation, réduit les risques et les pertes

Les informations restent à jour, ce qui aide les équipes à éliminer les pertes et à accroître l’utilisation. Les contrôles garantissent également la sécurité et la conformité aux politiques juridiques, réduisant ainsi les risques associés aux sanctions réglementaires.

Augmente la productivité sans perdre en fiabilité

Les outils de gestion des actifs sont extrêmement utiles car les équipes adoptent les principes DevOps et SRE. Il y a une dépendance accrue à l’égard des services d’infrastructure et de plateforme, et une gestion efficace des actifs permet de gérer la consommation.

Prend en charge les pratiques IT et business et donne aux équipes les moyens d’agir

La gestion des actifs prend en charge les processus ITSM et ITIL, tels que la gestion des changements, des incidents et des problèmes. Avec les bonnes informations immédiatement disponibles, les équipes peuvent agir plus rapidement et mieux prévoir les impacts avant qu’ils ne se produisent. En outre, la gestion des actifs prend en charge les RH (embauche et départ), les finances pour le suivi des actifs, la sécurité pour la correction des vulnérabilités et la gestion des opérations en aidant à découvrir et à mapper certains actifs critiques et leurs dépendances.

Réduit les coûts grâce à une révision constante

Vous pouvez parfois avoir plusieurs licences, instances ou ressources qui sont soit trop utilisées, soit pas du tout. La consolidation et le réexamen constant des actifs peuvent fournir des informations sur toutes les ressources et indiquer si elles engloutissent plus d’argent que nécessaire.

Les trois composantes

  • Physique : ces informations sont généralement recueillies à l’aide de processus plus manuels, tels que les lecteurs de codes-barres ou les systèmes RFID. Cette composante tient compte de ce qui est déployé, de ce qui peut se trouver en réserve et de ce qui doit être mis hors service.
  • Financière : généralement contrainte par les systèmes d’achat ou les commandes, la composante financière de la base de données ITAM indique le numéro du bon de commande, la quantité, la marque et le modèle, l’amortissement, le nom du fournisseur et le centre de coûts. Le suivi de cette composante est très utile car elle donne des informations sur le coût total de possession, le retour sur investissement et les budgets qui peuvent être alloués aux projets et services.
  • Contractuelle : les données collectées à partir des données de contrats proviennent du revendeur, du fournisseur ou du système de gestion des contrats. Ces informations comprennent la version finale d’un contrat avec des détails tels que l’autorisation de licence, le nombre de périphériques, le prix d’achat, la SKU du fournisseur, les niveaux de service et la maintenance.

  1. Commencez par susciter l’adhésion des responsables
  2. Lancez une équipe pour piloter le projet
  3. Définissez les actifs critiques
  4. Identifiez les ressources cloud
  5. Déterminez les méthodes de découverte et d’intégration des données
  6. Utilisez une approche basée sur le cycle de vie
  7. Soyez proactif dans vos initiatives de suivi et effectuez un suivi continu pour éviter un surdéploiement
  8. Décidez d’utiliser une CMDB ou non
  9. Automatisez autant que possible
  10. Intégrez les données et mettez-les à disposition de l’ensemble de l’IT
  11. Prenez connaissance de vos licences logicielles
  12. Recueillez des observations et commentaires pour une amélioration continue
  13. Impliquez les autres équipes et sollicitez leur avis

L’ITAM peut aider votre entreprise à prospérer pour plusieurs raisons.

Vous voulez économiser de l’argent

L’une des stratégies clés pour réduire les coûts consiste à optimiser les dépenses en logiciels, en infrastructures et en services de plateforme. Les entreprises peuvent réduire leurs dépenses jusqu’à 30 % en suivant les bonnes pratiques pour optimiser les licences logicielles et l’utilisation des actifs.

Vous dépendez de feuilles de calcul

Des entreprises continuent de suivre leurs actifs à l’aide de feuilles de calcul, mais il est fort probable que ces dernières ne soient pas toujours exactes. En outre, comme les feuilles de calcul créent des silos de données, il est difficile pour l’ensemble des utilisateurs autorisés d’accéder aux mêmes informations à jour.

Il est difficile de suivre le rythme du changement

Les actifs sont toujours en mouvement et le suivi manuel peut devenir insurmontable. Gérer des problèmes tels que le vol, le remplacement et le retrait de ressources informatiques, les nouvelles expéditions, etc. peut créer un environnement IT chaotique qui exige une attention particulière aux détails.

Le « shadow IT » est une réalité

Le shadow IT fait référence aux applications, licences et autres ressources informatiques achetées et utilisées sans que l’équipe IT ne soit au courant. Le logiciel ITAM centralisé maintient l’IT dans la boucle et empêche les dépenses excessives, les risques et la non-conformité. Le shadow IT est une réalité à laquelle sont confrontées presque toutes les entreprises modernes ; la façon dont vous le gérez fera la différence dans le niveau de contrôle que vous avez pour réduire les risques et les dépenses.

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