Qu’est-ce que le suivi des actifs IT ?

Le suivi des actifs permet aux organisations de suivre leurs actifs physiques en lisant manuellement des codes barres ou en utilisant des balises GPS, BLE ou RFID.

Évolution du suivi des actifs

Auparavant, l’enregistrement physique des actifs mobiles s’effectuait avec un stylo et du papier. Tout était enregistré et tenu à jour manuellement, de l’inventaire au suivi des articles empruntés, en passant par l’identité de l’emprunteur, la date d’emprunt et la date de retour prévue.

Naturellement, les ordinateurs ont facilité le processus de suivi des actifs. Cependant, il était toujours nécessaire de saisir manuellement les informations et de compter physiquement les actifs à entrer dans le système de gestion des actifs. Les logiciels de planification des ressources d’entreprise (ERP) ont permis de transformer le processus en incorporant l’automatisation à la gestion des ressources organisationnelles.

Si l’ERP est encore couramment utilisée aujourd’hui, elle présente un certain inconvénient : elle ne permet pas de suivre efficacement les articles individuels. Elle convient parfaitement au suivi d’un ensemble de produits, comme pour les inventaires de vente au détail. Les lecteurs portables sont devenus plus courants, ce qui a permis de faciliter une partie du travail. Malheureusement, comme dans le cas des systèmes de point de vente (POS), une connexion physique à un ordinateur était nécessaire pour la plupart des lecteurs. Cette connexion permettait l’interaction avec le logiciel ERP, mais présentait des lacunes en termes de flexibilité. Une fois encore, l’informatique mobile a changé la donne en fournissant des périphériques de poche grâce auxquels l’individu pouvait se déplacer vers et depuis les actifs, sans contrainte physique. Ces équipements mobiles sont dotés de systèmes informatiques intégrés avec leurs propres capacités de mémoire, et peuvent souvent fonctionner sans connexion réseau, en stockant et en téléchargeant les données à la convenance de l’utilisateur.

Aujourd’hui, les smartphones et les fonctionnalités de leur appareil photo haute résolution offrent des opportunités plus innovantes grâce à des applications simples capables de lire tous types de codes barres et d’envoyer des informations à un référentiel central dans le cloud.

Codes barres

Ces identifiants uniques sont utilisés dans presque tous les cas avec un inventaire, et les avancées en matière de technologie de lecture mobile ont augmenté leur efficacité. Les codes barres sont la méthode de suivi des actifs la plus couramment utilisée. En outre, ils ont tendance à être moins coûteux, ils sont polyvalents, faciles à utiliser, rapides et généralement très précis. Cela dit, ils nécessitent une ligne de visée sans obstacle et une orientation manuelle, et ne sont pas toujours d’assez bonne qualité pour permettre une lecture fluide.

RFID

L’identification par radiofréquence (RFID) consiste à utiliser une balise ou une puce qui transmet les informations sur les articles à un récepteur. Les balises RFID peuvent être lues à distance, elles peuvent lire plusieurs articles et sont plus flexibles. Cependant, elles ont tendance à coûter plus cher, à présenter des contraintes technologiques telles que des plages limitées, à manquer certains signaux de lecture, à subir des interférences radio et à enregistrer de manière incorrecte les articles à proximité plutôt que l’article qui doit être lu.

GPS

Les périphériques de suivi GPS (géo-positionnement par satellite) se fixent à un actif et envoient régulièrement sa position à un serveur central. Cette opération est entièrement gérée de manière automatique : aucune interaction humaine n’est nécessaire pour suivre l’emplacement de l’actif. En raison du coût accru des périphériques GPS, ils sont généralement utilisés pour suivre des actifs de grande valeur, plutôt que des produits à faible coût ou en grande quantité. Les périphériques GPS fournissent des données de localisation en temps réel, sont passifs et émettent des alertes de mouvement en cas de changement de position inattendu. Cependant, ils sont coûteux, moins précis en intérieur (en raison des interférences de signal entre le périphérique et le satellite), ne fournissent que des données de localisation plutôt que des informations relatives au traitement d’un actif et peuvent être retirés.

Matériel de lecture : périphériques renforcés ou smartphones

En règle générale, il existe deux types de systèmes matériels utilisés pour la lecture de codes barres : les périphériques physiques renforcés et les smartphones.

Les périphériques renforcés sont de petits ordinateurs portables conçus pour effectuer des tâches spécifiques. Ils sont suffisamment durables pour résister aux manipulations habituelles, aux environnements difficiles, aux vibrations, aux conditions météorologiques extrêmes, à l’eau et à la poussière. Ils possèdent souvent une plus grande autonomie de batterie et peuvent être équipés de blocs-batteries extensibles pour prendre en charge des travaux sur le terrain de plus longue durée. En combinant du matériel et des logiciels personnalisés, ces périphériques sont généralement plus chers que les smartphones, mais restent populaires au sein de nombreuses entreprises. Cela s’explique en partie par les avantages d’une lecture plus rapide, d’une durabilité accrue, d’une sécurité améliorée et d’un fonctionnement rationalisé par rapport aux nombreuses variations et problèmes potentiels liés à l’utilisation de périphériques grand public.

Les smartphones sont beaucoup plus accessibles que les périphériques renforcés spécialisés. Dans de nombreux cas, le personnel des entrepôts et d’autres services de suivi disposent déjà de leurs propres périphériques sur lesquels les applications logicielles appropriées peuvent être chargées. La lecture sur smartphone a également tendance à être moins chère, plus légère, plus facile à afficher, et elle est généralement privilégiée par ceux qui utilisent ces périphériques.

Une gestion des actifs adaptée à vos besoins

Il existe plusieurs secteurs qui suivent différents types d’actifs, d’inventaires des actifs et de mouvements des actifs d’un emplacement à un autre. Selon les besoins professionnels de chaque entreprise, d’autres types de gestion des actifs peuvent constituer la meilleure option en fonction des connexions réseau, du besoin de mobilité et du besoin de suivi.

Types de suivi des actifs IT

  • Exactitude améliorée
  • Responsabilité accrue et réduction des coûts
  • Réduction des coûts administratifs
  • Service client amélioré
  • Maintien de la conformité et des certifications
  • Planification pour la croissance future
  • Efficacité améliorée
  • Maintenance de l’équipement
  • Prévention des pertes/vols

Comment le suivi des actifs rejoint l’ITAM

En tant que fonction d’ITAM, le suivi des actifs permet de tenir un inventaire précis des actifs sur l’ensemble des emplacements, des entrepôts et des bureaux distants, tout en réduisant considérablement le risque d’erreur humaine lors de la saisie manuelle des données. En outre, il simplifie et rationalise les processus d’audit d’inventaire, il aide à gérer les coûts des actifs en utilisant l’inventaire actuel pour réduire les nouveaux achats, et il améliore la prestation de services IT et les temps de réponse aux incidents et réduit les risques en matière de conformité.

Fonctionnement du suivi des actifs

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