Qu’est-ce que la gestion d’inventaire ?

La gestion d’inventaire désigne l’ensemble des processus et des outils permettant de se procurer, de stocker et d’utiliser les stocks d’une entreprise, y compris les matières premières et les marchandises.

Plus simplement, la gestion d’inventaire vise à assurer qu’une entreprise dispose toujours des bons produits, aux bons endroits, dans les bonnes quantités, au bon moment, et au bon prix.

Le contrôle d’inventaire est une composante de la gestion d’inventaire, plus particulièrement axée sur la gestion du stock actuellement entreposé. Le contrôle d’inventaire est conçu pour assurer un stockage et une organisation efficaces du stock, ce qui réduit l’investissement en temps et en argent associé au contrôle des stocks.

La gestion d’inventaire intervient bien avant le contrôle d’inventaire. Elle englobe tous les aspects de l’inventaire, y compris la fabrication, les chaînes d’approvisionnement, le traitement, les ventes et les rapports. En tant que telle, la mise en place d’une gestion d’inventaire fiable est un préalable indispensable à un contrôle d’inventaire efficace.

  • Produits finis et en vente
    Produits prêts à être vendus aux clients.
  • Produits MRO (maintenance, réparation et opération)
    Stock qui n’est pas destiné à la vente, mais qui contribue au processus de fabrication.
  • Matières premières
    Stock essentiel à partir duquel les produits finis sont fabriqués.
  • Stock de sécurité
    Stock supplémentaire de produits finis conservé en réserve pour faire face aux pénuries de fournisseurs ou aux augmentations inattendues de la demande.
  • Stock en cours
    Produits destinés à la vente qui n’ont pas achevé le processus de fabrication.

Bien souvent, l’inventaire d’une entreprise reflète l’identité de celle-ci. Plus que de simples actifs de valeur, les stocks peuvent représenter le principal lien qu’une entreprise entretient avec ses clients. Si les stocks ne sont pas disponibles quand et où ils sont demandés, les clients risquent d’être mécontents. Dans le même temps, les excédents de stocks et les retours se traduisent par une ponction massive sur les ressources de l’entreprise. Et ce n’est que la partie émergée de l’iceberg.

Rationalisation de l’activité

Répondre à la demande de stock des clients sans la dépasser est un exercice extrêmement délicat. Si les entreprises qui ont trop peu de stocks risquent de faire fuir leurs clients, les excédents de stocks sont également problématiques. Les entreprises qui se retrouvent avec beaucoup plus de stock que nécessaire devront probablement payer pour stocker le surplus, accorder des remises importantes sur le stock pour encourager les clients à en acheter plus, voire détruire le stock non utilisé à pure perte.

L’inventaire est un sujet complexe, qui exige une attention, une analyse et une capacité d’adaptation particulières. Grâce à une gestion efficace de l’inventaire, les organisations peuvent réduire les coûts et optimiser les processus importants, ce qui rationalise les activités et permet d’augmenter les rendements.

Amélioration de la satisfaction des clients

La capacité d’une organisation à exécuter les commandes et à acheminer les produits aux clients a un impact majeur sur son succès global. Cela va au-delà des achats uniques et des commandes ponctuelles. Quand une entreprise ne parvient pas à livrer, qu’elle livre les mauvais produits ou qu’elle est incapable de livrer à temps, les attentes des clients déclinent. Les clients déçus sont moins susceptibles de faire appel à cette organisation à l’avenir, que l’entreprise prenne ou non des mesures pour résoudre les problèmes.

Et si la gestion des stocks revêt une grande importance dans les secteurs B2C, elle peut être encore plus essentielle pour le B2B. Les entreprises ont leurs propres délais et objectifs à respecter, et si les stocks dont elles dépendent ne sont pas disponibles lorsqu’elles en ont besoin, elles risquent de subir des pertes en termes de ventes, de bénéfices et de productivité.

Développement des organisations

Les petites entreprises qui n’ont qu’une seule arrière-boutique de stockage sont plus susceptibles de pouvoir gérer leurs marchandises et leurs produits manuellement. Mais à mesure que cette entreprise s’agrandit, la taille et la complexité de l’inventaire augmentent également. Une clientèle croissante peut entraîner la nécessité de nouvelles chaînes de production, qui à leur tour exigent de nouvelles installations de production, et ainsi de suite.

La mise en place d’un système de gestion d’inventaire efficace dès le début, avant que l’entreprise ne commence à s’agrandir, peut contribuer à éliminer bon nombre des problèmes liés aux stocks qui découlent d’une croissance rapide. Au fur et à mesure qu’une entreprise se développe, elle peut continuer à gérer efficacement ses stocks pour répondre aux besoins des clients.

En réalité, la manière dont une entreprise gère son inventaire peut affecter de nombreux aspects de l’activité, qu’il s’agisse de l’entreposage, de la planification, de l’expérience client, de la sécurité et de la conformité, ou encore des résultats financiers.

Dans sa forme la plus rudimentaire, la gestion d’inventaire est essentiellement une stratégie de suivi des produits et des composants au fur et à mesure qu’ils passent par la production, les fournisseurs, le stock en réserve, les ventes, etc. De nombreuses organisations choisissent d’incorporer une analyse plus poussée ou des prévisions quant à leur approche, mais le noyau et le point central de la gestion d’inventaire restera toujours l’inventaire proprement dit.

Le fonctionnement de la gestion des stocks dépend largement de la taille de l’entreprise et du type de produits gérés. Par exemple, les entreprises qui traitent des produits non périssables et peu susceptibles de devenir obsolètes peuvent simplement stocker leurs marchandises pendant de longues périodes de faible demande. Cependant, la plupart des entreprises n’ont pas le choix : les aliments, les articles de mode, les périphériques électroniques, entre autres, ont tous une durée de vie prédéterminée, après laquelle la valeur de l’article diminue considérablement.

La gestion des stocks fonctionne en répertoriant et en rationalisant l’achat ou la production de ces produits. Elle aide les organisations à mieux calculer la taille optimale des stocks, ainsi qu’à déterminer quel stock doit se trouver à quel endroit à un moment donné. La gestion d’inventaire permet également de gérer les marchandises stockées et de contrôler la quantité de produits à vendre, de retirer des marchandises pour répondre aux commandes et de s’assurer que les expéditions des clients sont traitées correctement.

Il existe une série de méthodes qui aident les organisations à mieux gérer leurs stocks. En voici quelques-unes :

  • Analyse ABC des stocks
    Classez des marchandises selon plusieurs catégories, en fonction des produits qui rapportent le plus de bénéfices.
  • Commandes différées
    Permettez aux clients de passer des commandes pour des stocks qui ne sont pas encore disponibles.
  • Livraisons en vrac
    Proposez un article en grande quantité à prix réduit.
  • Consignation
    Transportez des marchandises sans les acheter auprès d’un fournisseur ; ne payez lesdites marchandises qu’une fois vendues.
  • Transbordement
    Réduisez le besoin de stockage à long terme : les produits sont livrés dans un entrepôt, puis immédiatement préparés pour être expédiés vers un lieu de vente.
  • Comptage de cycles
    Comptez régulièrement de petites quantités de stocks sans effectuer un inventaire complet.
  • Dropshipping
    Confiez la gestion des stocks à un tiers.
  • Inventaire JIT
    Conservez le moins de stock possible pour éviter les risques de surstockage.

Le suivi et le contrôle des stocks au fur et à mesure qu’ils passent de la production et des fournisseurs au stockage pour finalement arriver entre les mains des clients, suivent cinq étapes essentielles :

Achat

L’étape de l’achat désigne les étapes associées à l’achat de produits finis auprès des fabricants pour les vendre aux clients, ou à l’achat des matières premières utilisées dans la production des produits.

Production

Cette étape ne concerne que les entreprises qui produisent elles-mêmes leurs marchandises. La production englobe la fabrication de produits à partir de matières premières.

Stock en attente

Les matières premières et les marchandises pré-vendues doivent être stockées de manière efficace. La détention de stocks permet de gérer l’entreposage et d’assurer un inventaire précis.

Ventes

L’étape de la vente fait référence au processus qui consiste à échanger des biens et des produits avec les clients moyennant un paiement.

Reporting

Enfin, le reporting est une étape essentielle pour déterminer la quantité de stocks vendus, le bénéfice généré par les stocks et les points à améliorer.

Tout comme il existe différents types de stocks, il existe également différentes façons d’améliorer la gestion d’un stock au sein d’une organisation. Voici les bonnes pratiques communément utilisées pour la gestion d’inventaire :

Hiérarchiser les stocks en fonction de la demande

Idéalement, chaque produit devrait être géré pour assurer une efficacité et une précision optimales. Cependant, lorsque les organisations commencent à mettre en œuvre la gestion d’inventaire, il peut être judicieux de concentrer d’abord les efforts sur les produits les plus demandés. Une fois les articles les plus vendus répertoriés, les organisations peuvent se concentrer sur les stocks moins importants.

Créer une source unique de données en temps réel

Une gestion efficace de l’inventaire repose sur des données précises et actualisées. Les solutions logicielles de gestion des stocks peuvent se mettre à jour en continu, offrant ainsi un aperçu en temps réel des stocks. Conservez ces informations dans un emplacement dédié, basé sur le cloud, afin de garantir leur cohérence à travers l’organisation. L’agrégation perpétuelle des données permet également d’améliorer l’analyse des stocks.

Appliquer l’automatisation dans la mesure du possible

Autre avantage d’un logiciel de gestion d’inventaire : la possibilité d’automatiser une partie, voire la totalité, d’une chaîne d’approvisionnement. La gestion automatisée d’un inventaire améliore la précision des données et libère les employés qui peuvent ainsi se concentrer sur d’autres tâches. En outre, l’analyse automatisée contribue à améliorer la prévision de la demande, ce qui permet aux organisations de mieux prévoir la quantité de stock dont elles auront besoin à tout moment.

Utiliser FIFO ou LIFO

FIFO signifie « first in, first out ». Ce principe garantit que les articles les plus anciens sont livrés et vendus avant les articles plus récents. LIFO signifie « last in, first out ». Ce principe donne plutôt la priorité aux articles les plus récents par rapport aux plus anciens. Les articles périssables devront naturellement suivre une approche FIFO afin que les articles plus anciens puissent être vendus avant qu’ils ne soient plus viables. Cependant, les vendeurs d’articles non périssables peuvent envisager le principe LIFO, afin de minimiser le coût du réarrangement constant des produits stockés.

Faire confiance aux solutions mobiles

Un système d’inventaire par code-barres peut simplifier et accélérer le processus d’inventaire. Les solutions mobiles vont encore plus loin, en permettant non seulement aux employés de l’entrepôt de scanner et de télécharger les quantités d’inventaire vers une base de données centrale, mais aussi en fournissant des données essentielles aux vendeurs et au personnel de gestion, où qu’ils soient sur la planète.

Construire une relation avec le fournisseur

La gestion efficace des stocks dépend beaucoup de la fiabilité des fournisseurs. Par ailleurs, les fournisseurs peuvent être une bonne source de données pour connaître les tendances émergentes. Enfin, les fournisseurs sympathiques peuvent également être plus disposés à offrir de meilleures options de prix aux organisations qui transportent et vendent leurs produits. Dans chaque cas, une relation solide avec le fournisseur est essentielle.

Conserver du stock de sécurité

Le stock de sécurité fait référence aux marchandises qui sont gardées en réserve pour être utilisées en cas de pénurie de production. Lorsque la demande augmente mais que l’offre ne suit pas, le stock de sécurité peut aider les entreprises à remplir des commandes qui, autrement, ne pourraient pas être honorées.

Lots et packs

L’offre groupée de produits (également appelée mise en lots de stock) désigne le regroupement d’articles individuels destinés à être vendus ensemble. Les offres groupées peuvent contribuer à éliminer les problèmes liés aux stocks anciens ou indésirables, à simplifier le suivi et la gestion des stocks et à augmenter la valeur globale des commandes tout en réduisant les frais d’expédition.

Investir dans la gestion d’inventaire

Sans solutions précises de gestion d’inventaire digital, les organisations courent le risque que l’erreur humaine engendre des problèmes majeurs. Des plateformes de gestion d’inventaire fiables permettent de garantir l’exactitude des données et l’analyse en temps réel.

Cela permet aux organisations de consacrer moins de temps et d’efforts au suivi des marchandises, et de se concentrer plutôt sur leur relation avec les clients.

La gestion d’inventaire ne se limite pas à l’acheminement des marchandises d’un endroit à un autre. Pour assurer une disponibilité optimale à des coûts adaptés, les organisations dépendent d’outils, de machines et de matériel qui leur sont indispensables. Hardware Asset Management (HAM) de ServiceNow automatise les processus du cycle de vie de ces ressources à l’aide de workflows transversaux. Suivez et gérez les ressources et le matériel essentiels, actualisez ou supprimez les ressources plus anciennes, et veillez à ce que les équipements et les machines en service fonctionnent de manière optimale, afin que les services de votre entreprise puissent continuer à opérer sans problème. HAM offre une visibilité et une assistance qui vous permettent de fournir à vos employés les marchandises et les produits dont ils ont besoin.

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