Qu’est-ce que la gestion des actifs matériels ?

La gestion des actifs matériels décrit les processus, les outils et les stratégies de gestion des composants physiques des ordinateurs et des systèmes associés.

Sous-ensemble de la gestion IT, la gestion des actifs matériels est axée exclusivement sur les composants physiques des technologies de l’information. Elle commence à l’acquisition du matériel, se poursuit tout au long de la durée de vie du matériel et se termine par la mise au rebut définitive du composant obsolète. Les responsables des actifs matériels prennent la tête de cette responsabilité et doivent être parfaitement familiarisés avec le matériel de l’entreprise et être capables de travailler étroitement avec les services et la direction à tous les niveaux de l’entreprise.

Un actif matériel est un terme générique qui décrit tout actif technologique tangible et physique de l’entreprise, y compris ceux qui sont actuellement utilisés, ceux qui sont stockés et les équipements d’assistance.

À cet effet, les actifs matériels sont généralement regroupés en quatre catégories principales :

Périphériques utilisateur final

Les périphériques utilisateur final font référence à tout matériel de l’entreprise utilisé directement par les employés dans leur travail quotidien. Cela inclut les ordinateurs, les tablettes, les smartphones, les cartes SIM et bien plus encore. Les actifs matériels comprennent également les périphériques personnels utilisés pour effectuer des tâches professionnelles au sein d’une entreprise.

Matériel de réseau/télécommunication

Le matériel de réseau et de télécommunication fait référence aux équipements d’assistance qui facilitent la communication digitale et analogique. Cela inclut les routeurs, les équilibreurs de charge, les commutateurs et les systèmes de téléphonie et de visioconférence.

Équipement de centre de données

L’équipement de centre de données décrit l’ensemble du matériel permettant aux centres de données de fonctionner efficacement, y compris les serveurs, les utilitaires et les périphériques de sécurité.

Périphériques

Les périphériques constituent les nombreux équipements d’assistance que l’on trouve dans l’environnement de bureau moderne. Ils peuvent inclure des scanners, des imprimantes, des écrans, des claviers, des casques, des projecteurs et même des câbles et des adaptateurs.

N’oubliez pas qu’aujourd’hui, la main-d’œuvre ne se trouve pas exclusivement dans des bureaux, elle s’étend aussi à ceux qui travaillent depuis chez eux. La gestion des actifs matériels doit être en mesure de répondre aux besoins des employés en télétravail et de prendre en compte l’équipement physique qu’ils utilisent pour effectuer leur travail.

Comme indiqué précédemment, la gestion des actifs matériels couvre toute la durée de vie de l’actif matériel. Ce cycle de vie peut être divisé en six parties :

Demande

Les besoins matériels de l’entreprise sont définis par divers facteurs, notamment les priorités, les données clients et métiers, les incidents, la conformité et le budget. Mais tout cela se compose de deux questions spécifiques : quel matériel est nécessaire pour répondre aux besoins de l’entreprise ? Et quel est le montant du financement disponible ?

Le traitement de ces questions, l’identification des solutions matérielles et la soumission des demandes se font au cours de l’étape de demande de la gestion des actifs matériels.

Graphique illustrant le cycle de vie de la gestion des actifs matériels

Exécution

Une fois les budgets finalisés et le matériel sélectionné, l’étape suivante du cycle de vie consiste à répondre aux demandes de matériel. Pour ce faire, les entreprises doivent savoir quels fournisseurs sont disponibles, quels niveaux d’assistance technique et de garantie elles proposent et si leur matériel est compatible avec d’autres ressources informatiques au sein de l’entreprise.

Pour les entreprises qui opèrent dans le cadre d’une politique BYOD (Bring Your Own Device), l’étape d’exécution permet de s’assurer que tous les périphériques personnels pouvant être utilisés pour le travail disposent d’un accès autorisé et sécurisé aux systèmes internes, sont enregistrés par l’entité corporative et sont pris en compte pour la génération de rapports financiers.

Déploiement

Une fois l’actif étiqueté pour la maintenance et l’organisation futures, il est prêt à être configuré et déployé. Pour le matériel de l’utilisateur final, cette étape peut inclure la déconnexion du périphérique par un employé, ainsi que la lecture et l’acceptation de toute politique d’utilisation acceptable établie.

Cette étape inclut également le transport de l’actif du stockage vers la zone de travail désignée (y compris les environnements de télétravail), la configuration de l’actif et son intégration avec toute autre technologie pertinente.

Surveillance

Une fois le matériel déployé, les responsables des actifs doivent faire tout leur possible pour limiter les risques et garantir des performances matérielles efficaces. Cela implique la création d’une vue complète de l’ensemble du patrimoine matériel par le biais d’une surveillance continue.

La surveillance du matériel déployé permet aux responsables de surveiller de plus près les actifs vieillissants, d’empêcher les actifs de s’afficher à des endroits inattendus sur le réseau et d’éliminer les risques liés aux logiciels obsolètes. L’intégration aux workflows informatiques et des opérations de sécurité améliore les options et la précision de la surveillance.

Maintenance

Le matériel nécessite naturellement une maintenance régulière pour garantir son efficacité continue. Cette étape du cycle de vie englobe toute maintenance, mise à jour ou mise à niveau planifiée, ainsi que toutes les tâches de réparation d’urgence non planifiées.

Au cours de ce processus, les équipes de gestion des actifs matériels sont chargées de vérifier l’état du matériel en question afin de déterminer si l’actif doit être recyclé, réaffecté ou mis hors service.

Mise hors service

Lorsque l’actif atteint la fin de sa durée de vie, qu’il est irréparable ou qu’il présente des vulnérabilités de sécurité non réparables, la dernière étape consiste à le mettre hors service afin qu’il ne soit plus actif. Dans le cas d’un équipement BYOD, le matériel doit être mis hors service si l’employé qui en est propriétaire quitte l’entreprise.

Le statut de l’actif doit être mis à jour dans les systèmes de l’entreprise et toutes les informations de l’entreprise doivent être effacées du périphérique. Après quoi, ce dernier peut être retourné, vendu, donné, recyclé ou détruit de manière appropriée.

Le matériel d’entreprise n’est pas toujours un investissement très sûr. Il perd rapidement de la valeur, s’use en continu et exige une maintenance régulière ainsi que des réparations occasionnelles. Une gestion efficace des actifs matériels permet de contrer ces inconvénients. Les avantages de la gestion des matériels actifs incluent :

Une meilleure prévention des pertes

Le fait de disposer d’un catalogue précis de tout le matériel de l’entreprise, utilisé comme stocké, facilite le suivi des équipements et l’identification du matériel manquant. Le balisage, l’attribution de la propriété et le suivi de l’emplacement des actifs fournissent aux entreprises les informations dont elles ont besoin pour atténuer les risques associés à une connaissance incomplète des actifs. Cela permet également aux équipes de gestion des actifs matériels d’identifier le matériel inactif et donc le plus susceptible de faire l’objet de tentatives de vol.

Une productivité accrue

Sans stratégie ni bonnes pratiques de gestion des actifs matériels établies, la responsabilité de la manipulation et du suivi des équipements incombe souvent aux employés. Ceux-ci peuvent alors s’appuyer sur des processus inefficaces ou chronophages. Une bonne gestion des actifs garantit non seulement un catalogage et une distribution précise des équipements essentiels, mais elle permet également aux employés d’utiliser plus efficacement leur temps, en anticipant les problèmes liés aux actifs et en permettant à l’entreprise d’automatiser de nombreux processus de gestion des actifs.

Une utilisation optimisée

Les bonnes pratiques de gestion du matériel et les calendriers de maintenance et de mise à niveau bien organisés permettent de s’assurer que les employés utilisent correctement et au mieux l’équipement de l’entreprise. Parallèlement, des inventaires précis des actifs protègent les entreprises contre les dépenses excessives, ce qui réduit les dépenses globales et augmente les investissements matériels.

Une sécurité et une conformité accrues

Il est difficile pour les équipes de sécurité de protéger ce qu’elles ne peuvent pas voir. Une gestion des actifs matériels efficace fournit une liste complète de tous les actifs matériels, ainsi que des informations de version pertinentes. Cela permet aux équipes de sécurité de créer des stratégies de couverture complètes, tout en identifiant les actifs susceptibles d’être vulnérables aux menaces émergentes. Associée à l’ITAM, la gestion des actifs matériels peut également identifier les actifs matériels non approuvés et garantir la conformité aux politiques et réglementations établies.

Une gestion du cycle de vie plus efficace

Plus important encore, la gestion des actifs matériels offre aux entreprises une visibilité et un contrôle complets sur le cycle de vie des actifs. Pour chaque équipement, les responsables des actifs ont facilement accès aux informations sur les produits et les fournisseurs, à l’historique d’utilisation, à la propriété et aux tâches actuelles, et plus encore. En s’appuyant sur ces données, ils peuvent prendre des décisions plus éclairées en matière de contrats fournisseurs, de services, de remplacement, etc.

Ensemble, ces atouts offrent un avantage certain aux entreprises qui investissent dans une gestion efficace des actifs matériels. Les systèmes et stratégies de gestion des actifs matériels de grande qualité se rentabilisent rapidement, tant en termes de temps que d’argent.

Les économies de coûts font partie intégrante de tous les avantages associés à la gestion des actifs matériels. Voici plusieurs façons dont celle-ci réduit les dépenses de l’entreprise :

  • Baisse des coûts de maintenance
  • Précision accrue des budgets matériels
  • Diminution des dépenses matérielles
  • Processus d’élimination plus efficaces
  • Réduction des tâches manuelles

La gestion du matériel est un élément essentiel à la réussite de l’entreprise, mais souvent négligé. Aujourd’hui, les entreprises peuvent se concentrer sur la gestion des actifs matériels avec ServiceNow Hardware Asset Management. Grâce à des technologies d’automatisation avancées, à des tableaux de bord simples d’utilisation et à de puissants outils d’audit et d’analyse, toutes les entreprises peuvent bénéficier d’une visibilité et d’un contrôle approfondis de leurs actifs physiques pour une efficacité et une productivité accrues.

La solution Hardware Asset Management de ServiceNow offre une visibilité complète de bout en bout des actifs, fournit aux entreprises des aperçus précis pour réduire les coûts et les risques liés aux actifs et intègre des workflows automatisés pour garantir un cycle de vie efficace de la gestion des actifs matériels. Disponible dans le cadre de l’ensemble d’outils IT Asset Management de ServiceNow, Hardware Asset Management élimine la complexité colossale de la gestion et de la maintenance des équipements dont dépendent les entreprises.

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