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Qu’est-ce qu’un système de gestion des stocks par codes-barres ?

Un système de gestion des stocks par codes-barres combine le matériel et le logiciel pour produire un inventaire quantifiable à l’aide de codes-barres afin de classer et d’identifier des éléments.

Démo ITAM

Des systèmes matériels et logiciels peuvent automatiser la gestion des stocks. Un système de contrôle des stocks peut comptabiliser toutes sortes d’éléments, des vêtements aux aliments, si ceux-ci peuvent être quantifiés et étiquetés. À l’origine, les codes-barres étaient destinés à automatiser le passage en caisse dans les supermarchés, mais la technologie s’est développée pour être appliquée à la gestion des stocks.

Graphique montrant les options d’un système de gestion des stocks par codes-barres.

Les outils automatisés appelés « systèmes de contrôle des stocks » sont une combinaison d’outils logiciels et matériels qui peuvent vous aider à assurer le suivi des stocks. Tout produit quantifiable, comme les livres, les vêtements, les denrées alimentaires et d’autres types d’équipement, peut être suivi à l’aide d’un système de contrôle des stocks utilisant une technologie de codes-barres. Les codes-barres sont capables de coder des systèmes alphabétiques et numériques pour faciliter le suivi des stocks. Ces systèmes fonctionnent en temps réel et en simultané avec la technologie pour envoyer des informations à un système informatique centralisé qui assure le suivi des stocks et des transactions.

Toute entreprise disposant d’actifs matériels, physiques et technologiques à suivre a besoin d’un système de gestion des stocks. Les systèmes de gestion des stocks par codes-barres sont souvent utilisés dans les supermarchés pour assurer le suivi des fruits et légumes, de la viande et des produits emballés individuellement. Les entrepôts utilisent aussi généralement des codes-barres pour suivre les stocks et leur déplacement d’un endroit à un autre. Les magasins de vente au détail suivent leurs stocks, car il s’agit d’un processus crucial compte tenu de la grande variété d’articles vendus au détail, à l’avant comme à l’arrière du magasin. Les systèmes de gestion des stocks par codes-barres sont également indispensables aux sociétés de transport, étant donné que les articles sont constamment en déplacement et doivent être localisés à tout moment.

Les systèmes de gestion des stocks par codes-barres permettent aux entreprises de contrôler la qualité de leurs produits si leurs transactions concernent des marchandises client. Un détaillant qui ne dispose pas d’un outil de contrôle des stocks peut se retrouver à court d’un produit avant que celui-ci ne puisse être remplacé. Les systèmes de gestion des stocks par codes-barres aident à anticiper le manque de produits avant la rupture de stock. Un système automatisé peut également alerter le détaillant lorsque les niveaux de stock sont bas.

L’erreur humaine peut également poser des problèmes de stock, en particulier en cas de volume important. Si un détaillant commande 10 000 chemises mais n’en reçoit que 5 000, il se peut qu’il ne s’en rende pas compte immédiatement. Un système de gestion des stocks peut identifier rapidement les marchandises manquantes, ce qui peut accélérer le processus de récupération.

La vente au détail est constamment exposée au risque de vol. Le suivi des vols peut aider à mettre en place des mesures de sécurité pertinentes. Une fois ces mesures adoptées, l’entreprise peut suivre leur progression pour contrôler leur efficacité.

Un système automatisé implique généralement l’utilisation d’un lecteur pour scanner le code-barres présent sur un article. Ce code-barres encode des informations dans une séquence de motifs noir et blanc. Une fois cette séquence scannée, les informations sur l’article sont collectées et envoyées à un système informatique centralisé qui suit automatiquement l’article et les informations qui lui sont associées. Ce processus permet de faire l’inventaire des articles devant être distribués, stockés ou expédiés en relevant leur situation et les prochaines étapes qu’ils doivent suivre.

Tous les types de données collectées fonctionnent ensemble pour créer un suivi automatisé en temps réel qui simplifie les processus, réduit les erreurs et analyse les informations.

Le matériel utilisé pour la lecture des codes-barres peut avoir un impact important sur le suivi des stocks. Certains matériels et logiciels fonctionnent mieux ensemble que d’autres. Il est donc important de choisir une combinaison adaptée pour faciliter ce suivi. Il existe deux types de codes-barres : 1D et 2D. Même si les codes-barres peuvent se ressembler en apparence, les différences entre ces deux types sont importantes.

Codes-barres 1D

Les codes-barres unidimensionnels sont ceux que la plupart des gens ont en tête lorsqu’ils parlent de codes-barres. Ils sont composés de lignes verticales qui s’étendent horizontalement sur un espace délimité. L’espace entre les lignes permet aux lecteurs de codes-barres d’identifier le produit associé au code. Ils sont souvent utilisés pour le suivi des colis, du courrier et des articles vendus au détail.

Il existe plusieurs types de codes-barres unidimensionnels, en voici quelques exemples :

  • UPC-E
  • EAN-13
  • Code 39
  • EAN 128
  • USPS IMB
  • UPC-A
  • RSS-14
  • Code 93
  • Interleaved 2 of 5

Codes-barres 2D

Une deuxième dimension apporte plus de profondeur et il en va de même pour les codes-barres. Les codes-barres bidimensionnels ne sont pas lus comme de simples informations binaires comme le sont les lignes verticales. Ils ont généralement une forme carrée avec des points pixélisés et des formes géométriques qui contiennent des données codifiées, au lieu de simples chiffres et lignes.

Ils peuvent être plus petits que les codes-barres unidimensionnels tout en contenant une grande quantité d’informations sur le produit. Un type courant de code-barres bidimensionnel est le « code à réponse rapide », ou QR code pour Quick-Response code, qui peut renvoyer quelqu’un vers un site Web ou fournir des informations détaillées sur l’itinéraire d’un colis et sa destination.

Il existe plusieurs types de codes-barres bidimensionnels, en voici quelques exemples :

  • MaxiCode
  • Aztec
  • PDF 417
  • QR Code
  • Data Matrix

Des entreprises de toutes tailles ont besoin de systèmes de suivi par codes-barres, mais ces systèmes deviennent essentiels à mesure qu’une entreprise se développe et utilise de plus en plus de logiciels. Les systèmes de codes-barres peuvent aider à suivre les stocks d’un endroit à un autre, en commençant par la réception et le déplacement des actifs, leur déploiement et enfin leur élimination.

Les systèmes de codes-barres automatisés sont beaucoup plus simples que le suivi manuel des stocks et expéditions. Ils réduisent également le risque d’erreurs, qui sont beaucoup plus courantes dans un processus manuel. Les codes-barres permettent de suivre en continu l’inventaire, les achats et les pénuries.

Les entreprises utilisent des systèmes de gestion des stocks pour anticiper un stock insuffisant et déterminer si le produit doit être remplacé ou réduit. Ces systèmes facilitent également le suivi des vols tout au long de la chaîne de vente au détail et aident à déterminer les mesures de sécurité à mettre en place pour les limiter. Les mesures peuvent également être analysées par le système automatisé pour vérifier leur efficacité et contrôler que le nombre de vols a diminué.

La lecture de codes-barres avec des équipements mobiles est une solution plus polyvalente et connectée pour les entreprises. Les systèmes basés sur le cloud minimisent les coûts matériels, car les entreprises n’ont pas besoin d’investir dans des lecteurs portables individuels. La lecture de codes-barres peut être effectuée à l’aide d’équipements mobiles comme les smartphones. Les collaborateurs peuvent travailler partout tout en étant connectés à un système centralisé basé sur le cloud qui permet de synchroniser chaque lieu.

Le choix d’un système de gestion des stocks par codes-barres est essentiel à votre réussite. Faites des recherches pour choisir le système le mieux adapté à votre entreprise.

Commencez par choisir un système de code

La mise en place d’un système de suivi des stocks par codes-barres commence par la création d’un code produit à l’aide du système UPC (Universal Product Code ou code produit universel), SKU (Stock Keeping Unit ou unité de gestion de stock) ou UNSPSC (Classification universelle normalisée des produits et des services des Nations Unies®).

Pour obtenir un UPC, il suffit d’enregistrer le produit auprès de l’organisme Global Standard 1 afin de recevoir un code d’entreprise unique. Ce système permet d’assurer un suivi des produits dans le monde entier. L’utilisation d’un UPC limite le risque de vol, facilite la gestion des stocks et permet aux consommateurs de chercher des informations sur un produit en ligne.

Les numéros SKU peuvent être créés manuellement ou utilisés dans un système logiciel de gestion des stocks. Les SKU sont souvent propres à une entreprise et sont principalement utilisés pour les opérations internes afin d’assurer le suivi des stocks et des achats.

Une fois le code-barres créé, il suffit de l’imprimer avec une simple imprimante à jet d’encre sur une étiquette. Il est toutefois recommandé d’utiliser une imprimante thermique pour imprimer les étiquettes, car ces imprimantes sont plus économiques que les imprimantes laser, plus faciles à entretenir et ont généralement une meilleure durée de vie. Tous ces facteurs sont importants si vous comptez imprimer des milliers de codes-barres.

Choisissez ensuite un lecteur de codes-barres

Le choix du bon lecteur peut faire toute la différence. Il existe différentes options pour répondre à tous types de besoins.

Les lecteurs sans fil fonctionnent avec une batterie, mais ils sont parfaitement mobiles. Les collaborateurs peuvent assurer le suivi des stocks en temps réel sans avoir à se soucier d’un cordon d’alimentation. Les lecteurs sans fil peuvent envoyer des informations directement au système de gestion des stocks, ou bien les informations peuvent être collectées sur une carte mémoire qui est ensuite insérée dans un ordinateur. Certains lecteurs sans fil stockent également des informations sur l’appareil lui-même, qui peuvent être téléchargées périodiquement dans la base de données principale. Les lecteurs mobiles peuvent également proposer l’utilisation d’un logiciel de lecture à l’aide d’applications mobiles sur smartphone, une option potentiellement moins coûteuse qu’un lecteur traditionnel.

Les lecteurs filaires sont généralement plus économiques que les solutions sans fil, mais manquent de mobilité et de flexibilité. Ils sont très utiles lors du passage en caisse, où le besoin de mobilité est mineur.

Choisissez enfin un logiciel de codes-barres

Prenez le temps d’étudier différentes options en prenant en compte les coûts et besoins. Certains logiciels offrent une évolutivité remarquable, mais une petite entreprise n’a pas forcément besoin d’une telle solution.

Il est donc primordial de tenir compte des besoins de votre entreprise, ainsi que des options, avantages et difficultés des différents systèmes de gestion des stocks par codes-barres, puis d’établir un budget. Focalisez votre recherche sur les systèmes qui répondent à vos exigences en termes de coûts, tout en offrant le meilleur service possible.

Les systèmes de gestion des stocks par codes-barres sont utiles à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. ServiceNow peut répondre à vos besoins spécifiques grâce à ses systèmes de gestion des actifs matériels.

Fonctionnalités de Hardware Asset Management

La solution de gestion des actifs matériels de ServiceNow peut simplifier les processus et éliminer les obstacles qui se présentent. Les fonctionnalités offertes par Hardware Asset Management sont notamment la normalisation matérielle, l’automatisation du cycle de vie des actifs, un tableau de bord des actifs matériels et un audit d’inventaire des actifs mobiles.

ServiceNow propose également des solutions avancées de lecteur mobile. À l’aide d’applications mobiles, l’appareil photo de votre équipement devient un véritable outil de travail capable de scanner successivement plusieurs codes-barres sans quitter l’interface de lecture, et il peut même scanner plusieurs codes-barres à la fois en les regroupant dans des ensembles pertinents. L’application Agent ServiceNow Mobile facilite notamment la coordination des spécialistes des stocks, le suivi des emplacements et la mise à jour des enregistrements, et fonctionne même sans connexion Internet.

Avec le lecteur mobile ServiceNow, la puissance de la gestion des stocks est entre vos mains.

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