Qu’est-ce qu’un intranet ?

Un intranet est un réseau privé utilisé par les entreprises pour créer des communications sécurisées au sein de leur personnel, mettre en place une collaboration et stocker des informations.

Internet est un réseau public qui n’est pas détenu de manière centralisée par une entité spécifique. Un intranet est privé et accessible uniquement aux personnes disposant d’une autorisation privée. Un intranet permet aux utilisateurs de stocker, d’organiser et de gérer des informations en toute sécurité au sein d’une organisation.

Graphique montrant la différence entre intranet, Internet et extranet.

Un extranet, contrairement à un intranet, est accessible par des tiers autorisés comme des clients, des partenaires ou des fournisseurs. Un intranet est généralement utilisé par les employés pour rechercher des informations, communiquer au sein de l’organisation et gérer leurs workflows.

Accès aux informations

Un intranet est généralement utilisé pour héberger des informations de manière centralisée et fournir un accès sécurisé aux documents, politiques et informations dont les employés ont besoin pour leur travail. Citons par exemple les systèmes de gestion de contenu (CMS) et les systèmes de gestion de documents (DMS).

Gestion du cycle de vie des employés

Les fonctions RH peuvent pré-embaucher et embaucher de nouveaux employés afin de créer une expérience exceptionnelle avec la possibilité de présenter des informations et une gestion sur mesure.

Gestion des connaissances

Les entreprises détiennent des renseignements et des documents officiels, ainsi que de gros volumes d’informations pour les employés. À l’aide de forums, de tableaux d’idées, de zones réservées aux équipes et d’espaces de discussion, les employés ont la possibilité de poser des questions ou de trouver les connaissances dont ils ont besoin avec l’aide de leurs collègues. Les connaissances sont capturées par l’entreprise et mises à disposition sur une plateforme de recherche, même lorsqu’un contributeur n’est plus dans l’entreprise.

Gestion des workflows

Un intranet permet aux employés d’accéder au libre-service et les aide à exécuter les processus courants à l’aide de formulaires ou d’applications transactionnelles. Les solutions intranet efficaces intègrent des workflows automatisés, permettant ainsi aux employés d’accomplir plus de tâches plus facilement. Par exemple, poser un congé, soumettre une note de frais ou commencer une formation interne.

Communications internes

Les outils de communication et sociaux tels que les wikis, les forums, les blogs et les discussions peuvent être utilisés pour créer des communications internes bidirectionnelles parmi le personnel.

Gestion de l’implication des employés

Une bonne implication des employés a un impact essentiel sur les performances commerciales, mais elle est difficile à atteindre. Il existe des outils de mesure, tels que l’Employee Net Promoter Score, ou des moyens de donner la parole au personnel par le biais de blogs, d’outils sociaux, etc., accessibles à une organisation via un intranet pour exploiter l’implication des employés.

Alignement des objectifs business

Un intranet aide les entreprises à créer, intégrer et communiquer une culture commune, qui améliore l’implication des employés et renforce la fidélisation du personnel.

Collaboration interdisciplinaire

Les entreprises internationales ou dont les employés travaillent à distance peuvent être confrontées à des défis en matière de connexion de leur personnel. Un intranet permet aux employés de communiquer et de se connecter tout en créant des cultures virtuelles.

  • Amélioration de la communication avec les employés
  • Partage des connaissances plus efficace
  • Expérience des employés modernisée
  • Communication personnalisée à l’échelle de l’entreprise
  • Visibilité accrue
  • Réduction des silos organisationnels

Profils d’utilisateurs

Les profils d’utilisateurs peuvent être ajoutés à un annuaire d’entreprise conjointement à des sources de profils externes, comme Active Directory, Azure Directory, LinkedIn ou Twitter. Les solutions omni-channel regroupent les profils d’utilisateurs, les réponses, l’historique et les actifs de l’ensemble des canaux de communication, créant ainsi une vue unique de chaque utilisateur, avec un contexte propre au canal.

Blogs et forums

Les sites de communication et de discussion offrent des emplacements intuitifs et informels pour la collaboration et la recherche d’informations entre les employés.

Communautés

Certains services, projets ou même centres d’intérêt peuvent avoir un espace dédié au sein des communautés. Ces groupes de personnes peuvent se rencontrer virtuellement pour collaborer, partager des idées, poser des questions ou développer des solutions à des problèmes.

Interaction sociale et messagerie instantanée

La messagerie instantanée permet aux utilisateurs d’interagir sur le réseau, d’aimer, de partager, de marquer ou de commenter les publications ou activités d’autres personnes.

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Faites place à la productivité, partout

Des employés ayant accès à ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, via le Web, des applications mobiles ou des agents virtuels.

Design adapté aux moments importants

Proposez des expériences à l’échelle de l’entreprise et à la hauteur des attentes des employés : de l’embauche et de la séparation au retour sur le lieu de travail.

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