Qu’est-ce que l’embauche des employés ?

L’embauche des employés décrit les processus d’intégration des nouveaux employés dans une entreprise et sa culture, y compris la formation, les outils et la documentation.

Parmi les processus business, l’embauche des employés est à la fois unique et quasi universelle. Presque toutes les entreprises de tous les secteurs intègrent une procédure d’embauche. Cependant, les spécificités du processus d’embauche différeront naturellement d’une organisation à l’autre. La constante est l’importance d’avoir un processus d’embauche efficace, capable de mettre rapidement à niveau les nouveaux employés, non seulement en termes de productivité, mais également en ce qui concerne la culture et les valeurs de l’entreprise.

À l’exception des processus de recrutement et d’entretien, l’embauche est le premier contact qu’un nouvel employé a avec votre entreprise. Il s’agit même de la toute première interaction qu’il a en tant qu’employé à part entière.

Cette première impression est essentielle : si l’expérience ne répond pas à ses attentes ou si le processus d’embauche est déroutant, désorganisé ou sans calendrier ou processus formel, cela peut donner une tonalité négative à toute la durée de son contrat. À l’inverse, un processus d’embauche efficace aide votre nouvel employé à s’établir à son poste, à comprendre et à adopter la culture d’entreprise, à nouer des relations bénéfiques et à clarifier ses objectifs et ses attentes.

Enfin, un processus d’embauche rationalisé peut réduire la charge des RH, libérant ce service essentiel pour qu’il puisse consacrer plus de temps à d’autres tâches.

Il n’existe pas de processus unique et standardisé utilisé par les entreprises dans chaque secteur et marché. Les entreprises sont chargées de développer un processus d’embauche qui répond à leurs besoins spécifiques et à ceux de leurs nouveaux employés. Cela dit, le processus suit souvent un parcours balisé qui comprend les étapes suivantes :

Acceptation de l’offre

Le processus d’embauche commence précisément là où se termine le processus de recrutement, le candidat acceptant formellement votre offre d’emploi. Le nouvel employé étant engagé pour rejoindre votre équipe, il incombe désormais au responsable du recrutement d’informer le service des ressources humaines de ce recrutement, de convenir avec l’employé d’une date de début et d’obtenir une lettre d’engagement que l’employé devra signer et retourner.

Il incombe ensuite aux RH de s’assurer que le nouvel employé reçoit tous les formulaires et documents pertinents expliquant les conditions de son emploi.

Graphique représentant le processus d’embauche des employés.

Pré-intégration : préparation à l’embauche

Les entreprises sont souvent confrontées à un certain nombre d’obstacles lors de l’embauche de nouveaux employés. Plus précisément, la volonté d’avoir des employés se sentant accueillis et en confiance, et qui soient rapidement opérationnels en termes de productivité, peut être entravée par une expérience d’embauche incohérente. Pour garantir une embauche efficace, les RH doivent collaborer avec les équipes d’apprentissage et de développement, les chefs de service et d’autres parties prenantes pour créer des modèles basés sur les rôles. Les responsables peuvent alors utiliser ces modèles pour élaborer des plans d’embauche spécifiques aux employés.

1er jour : accueil et orientation du nouvel employé

Lorsque l’employé arrive pour son premier jour de travail, il vous incombe de vous assurer qu’il a accès à l’équipement, aux outils et aux ressources nécessaires. Préparez-lui un espace de travail, faites une demande de matériel et autorisez-le à utiliser les logiciels essentiels de l’entreprise. De même, les collaborateurs à distance qui ne sont pas censés se présenter en personne sur un lieu de travail physique devront disposer d’un accès et de la disponibilité des logiciels avant de pouvoir commencer leur travail.

Le supérieur direct ou le responsable de l’employé doit envoyer un e-mail à tous les membres de l’entreprise afin de présenter et accueillir officiellement le nouvel employé. De plus, quelqu’un doit être désigné pour accueillir l’employé à son arrivée au bureau, lui faire visiter les locaux et le présenter aux membres de son équipe et aux dirigeants. Il est important d’accueillir le nouvel employé et de lui présenter les locaux, les membres de l’équipe et les ressources, même dans les environnements de travail hybrides et à distance. Une formation vidéo, un tutoriel en ligne ou même un simple appel vidéo pour apprendre à se connaître peuvent contribuer grandement à aider les collaborateurs à distance à se sentir bienvenus et intégrés.

Les Ressources humaines doivent organiser une réunion d’orientation, soulignant les valeurs et les objectifs de l’entreprise et décrivant les politiques importantes. Inscrivez l’employé à tous les programmes de formation nécessaires et ajoutez-le aux réunions récurrentes. Planifiez un entretien pour faire le point trois mois après son embauche.

1re semaine : présentation de l’entreprise, des personnes et des missions

La plupart des tâches importantes de gestion courante étant réglées dans les deux premiers jours, la direction peut consacrer le reste de la première semaine à aider le nouvel employé à s’acclimater à ses missions et à l’entreprise. Après environ une semaine de travail, le responsable de l’employé doit planifier une réunion avec lui, en lui demandant de faire part de ses réflexions, de ses observations ou de ses questions.

À ce stade, les RH doivent vérifier que l’employé a reçu et rempli tous les formulaires et documents nécessaires, et qu’il a accès à toutes les ressources dont il a besoin pour travailler de façon productive.

1er mois : formation continue

Comme l’employé s’est désormais adapté à son poste au sein de l’entreprise et a pris ses habitudes, la direction doit maintenant être en mesure d’évaluer la qualité de son travail. Organisez une réunion avec lui pour lui présenter les indicateurs de performance pertinents, lui faire part de vos observations, aborder les problèmes éventuels et répondre à toutes ses préoccupations.

À ce stade, il est important de prendre l’habitude de s’améliorer en permanence. Plutôt que de laisser l’employé dans sa zone de confort, poussez-le à évoluer. Inscrivez-le à des formations plus avancées, si cela s’avère nécessaire, et soutenez-le lorsqu’il suit des formations adaptées à son poste.

3e mois : réunion pour faire le point et retour d’expérience

Au bout de trois mois, l’employé doit être relativement à l’aise avec les tâches qui lui sont confiées, comprendre les indicateurs de performance, connaître la culture et les valeurs de l’entreprise et savoir comment collaborer avec ses responsables et les membres de son équipe directe. À ce stade, de nombreuses entreprises estiment que le processus d’embauche est terminé.

Pour marquer cette étape importante, planifiez une réunion avec l’employé afin de faire le point sur ses progrès et de recueillir d’autres commentaires. Après avoir suivi le processus d’embauche, ces employés auront probablement des observations utiles qui pourront vous aider à affiner et à améliorer le processus pour les futurs employés. Certaines organisations préfèrent planifier une réunion de bilan au bout de six mois pour conclure le processus d’embauche.

Télétravail

Il convient également de noter que le processus d’embauche est tout aussi important pour les travailleurs à distance que pour les employés sur site. Lorsque vous recrutez des personnes qui ne travaillent pas au bureau, assurez-vous qu’elles reçoivent le matériel nécessaire et organisez des visioconférences pour aborder les politiques importantes, harmoniser les objectifs et effectuer des présentations avec la direction et les membres de l’équipe. Au cours des premiers jours de fonction de l’employé, assurez-vous que quelqu’un est en ligne et disponible pour répondre à ses questions.

Le travail à distance peut créer un certain nombre de difficultés, en particulier au niveau des aspects sociaux et interpersonnels de la culture d’entreprise. La direction, les RH et les membres de l’équipe devront probablement faire des efforts supplémentaires pour veiller à ce que le nouvel employé ait le sentiment de faire partie de l’équipe.

En réalité, une embauche efficace n’est rien d’autre qu’une stratégie visant à préparer le terrain pour une expérience des employés positive, bénéfique et à long terme. Mais bien que cette description puisse sembler simple, il s’agit en fait d’un processus complexe et intégré qui dépend de la collaboration de toute l’entreprise. Plus précisément, les départements IT et RH doivent travailler de concert pour s’assurer que le processus d’embauche fournit à chaque nouvel employé tout ce dont il a besoin pour devenir un membre d’équipe établi et productif.

Voici cinq étapes pour promouvoir des partenariats IT et RH positifs dans le cadre de l’embauche des employés :

Structurer de nouvelles équipes de travail

Les stratégies de lieu de travail nécessitent un changement culturel entre l’IT, les RH et les installations. Dans l’idéal, vous définirez de nouvelles compétences et de nouveaux talents en conjonction avec la structuration des équipes pour encourager la formation d’idées et de meilleurs workflows entre les équipes.

Vous devrez monter en puissance, améliorer vos talents et vos responsabilités dans les services partagés. Les entreprises repensent leurs modèles de prestation de services décentralisés afin de favoriser de meilleures relations de travail et de créer un alignement sur les objectifs d’expérience. Le champ d’application de la « facilitation des personnes » évolue au-delà des activités habituelles de transaction.

La transformation du lieu de travail est une combinaison de technologie, de talent et de changement. Les entreprises doivent former et donner les moyens d’agir à une équipe qui supervise les technologies afin de mettre en œuvre avec succès les nouvelles technologies. Les équipes responsables de la science des données et d’autres équipes possédant des compétences plus approfondies sont constamment ajoutées à l’IT pour se concentrer non seulement sur l’interface utilisateur, mais aussi sur la façon dont les employés interagissent avec les technologies. Privilégier le développement de l’architecture et des applications, systèmes et logiciels RH mobiles contribue à une meilleure connectivité sur le lieu de travail et participe ainsi à l’expérience d’embauche des employés.

Réaliser conjointement et rapidement des investissements technologiques

Les entreprises adoptent progressivement des solutions basées sur le cloud, en conjonction avec d’autres technologies, pour fournir des systèmes digitaux d’entreprise. La priorité de l’IT et les RH consistera de plus en plus à veiller à ce que les technologies ne se contentent pas de résoudre des problèmes business, mais qu’elles répondent également aux attentes des employés lors du processus d’embauche.

Utiliser une plateforme d’expérience digitale unique

L’embauche peut être un processus difficile et déroutant pour les nouveaux employés. Par ailleurs, comme ils ne veulent pas avoir l’air perdus ou en difficulté, ils hésitent parfois à poser des questions à leurs responsables ou aux membres de leur équipe.

Les options « Libre-service employé », sous forme d’une plateforme d’expérience digitale unifiée, peuvent fournir des solutions cohérentes et faciles d’accès aux questions courantes des employés. Cela offre un certain nombre d’avantages par rapport aux divers sites Web, services d’assistance téléphonique, portails et autres canaux qui aident traditionnellement les nouveaux employés, en proposant une expérience RH plus uniforme et en offrant aux employés un emplacement unique pour trouver des solutions à leurs besoins.

Aller au-delà de la simple automatisation des tâches et concevoir en fonction de l’expérience de l’utilisateur final

L’automatisation est un élément essentiel de l’optimisation de l’expérience d’embauche, de l’amélioration de l’exactitude des données, de l’accroissement de l’efficacité et de l’établissement de workflows essentiels, tout en réduisant les erreurs. Cependant, l’automatisation des tâches et le traitement des demandes individuelles ne sont pas les seuls éléments de la transformation de l’expérience d’embauche des employés.

La période d’embauche, peut-être plus que toute autre période, peut déjà préfigurer l’expérience qui sera vécue par l’employé et la durée pendant laquelle il occupera son poste au sein de l’entreprise. Les RH et l’IT peuvent s’associer pour redéfinir ces moments très importants dans le cadre de l’embauche, afin de fournir un processus positif axé sur l’expérience des employés, soutenu par l’automatisation et d’autres technologies pertinentes.

S’améliorer en permanence

Aucun nouvel employé ne comprend pleinement tous les aspects de son poste ou de ses responsabilités dès le premier jour. Il apprend au fur et à mesure et s’améliore en apprenant. De même, la collaboration entre les RH et l’IT pour améliorer l’embauche des employés doit être un processus continu et itératif.

Pour soutenir cette tendance positive, établissez des canaux de feedback où les nouveaux et les anciens employés peuvent partager leurs préoccupations et proposer leurs suggestions. Qu’il s’agisse de simples enquêtes rapides ou de forums actifs, ces options vous permettent de disposer des informations dont vous avez besoin pour optimiser l’expérience d’embauche.

L’embauche ne doit pas être un processus complexe. Voici plusieurs entreprises qui ont créé des solutions d’embauche efficaces :

Asurion

Asurion libère le potentiel technologique de plus de 300 millions de personnes à travers le monde grâce à une gamme de services très performants. Elle opère sur un marché du travail incroyablement concurrentiel. Afin d’attirer et de retenir les talents, elle doit investir dans d’excellentes équipes de recrutement et offrir des expériences exceptionnelles aux nouveaux employés, tout au long du processus d’embauche.

Asurion a choisi ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions pour répondre à ces besoins. Nous leur fournissons un centre de services centralisé qui offre aux responsables du recrutement des listes de vérification d’embauche intuitives, aide à gérer et à attribuer les tâches, et diffuse du contenu ciblé aux nouveaux employés. Ces derniers peuvent accéder à des options en libre-service pour trouver des solutions aux problèmes courants.

Schneider Electric

Leader de la gestion de l’énergie, Schneider Electric a été confronté au problème de planification de différentes initiatives visant à transformer la prestation initiale de services client. L’expérience des RH était différente de l’IT, car elles utilisaient différents numéros de téléphone d’assistance client et un système de création de tickets obsolète avec des options de mise à niveau limitées.

En travaillant avec ServiceNow, Schneider Electric bénéficie désormais d’une gestion des services informatiques modernisée, offrant ainsi une expérience de qualité client aux 133 000 employés de l’entreprise. Grâce à une plateforme d’expérience des employés unifiée, les nouveaux employés de chaque département ont un accès instantané aux ressources essentielles dont ils ont besoin pour bien faire leur travail.

ServiceNow

Notre propre équipe RH utilise la solution ServiceNow HR Service Delivery. Nous voulons offrir à nos employés une expérience exceptionnelle, car nous savons qu’une embauche positive crée un lien fort entre nos employés et notre entreprise. Nous sommes passés du travail manuel aux systèmes automatisés avec ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions, ce qui nous a permis d’accélérer et de rationaliser nos processus d’embauche.

Aujourd’hui, l’embauche n’est pas seulement plus efficace, elle est aussi plus rapide. L’expérience des nouveaux employés est passée de trois jours à quelques heures, ce qui leur offre ce dont ils ont besoin immédiatement, afin qu’ils puissent passer plus rapidement de débutants timorés à des contributeurs expérimentés et confiants.

ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions est une solution très efficace pour intégrer les nouveaux employés dans votre entreprise. Enterprise Onboarding inclut les avantages suivants :

  1. Amélioration de l’expérience des employés
  2. Augmentation de la productivité à l’échelle de l’entreprise
  3. Conception adaptée aux moments importants
  4. Contenu ciblé

Découvrez-en plus sur ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions et aidez vos nouveaux employés à être immédiatement opérationnels.

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