Qu’est-ce que la gestion des performances ?

La gestion des performances augmente la rétention des employés, stimule leurs performances et favorise leur autonomie.

Si vous avez déjà participé à l’évaluation d’un employé ou à une réunion stratégique entre un employé et un membre du management, vous avez déjà de l’expérience en matière de gestion des performances. Mais s’il s’agit de bons exemples, la gestion des performances va en réalité bien au-delà d’un entretien annuel avec son supérieur.

La gestion des performances est un ensemble de processus visant à développer les compétences d’un employé afin qu’il puisse travailler de manière efficace. Elle repose sur une communication continue entre le superviseur et l’employé en vue d’atteindre les objectifs stratégiques de l’organisation. La gestion des performances vise à améliorer les performances des employés de manière constructive et durable. C’est un processus continu qui, lorsqu’il est utilisé correctement, peut permettre une amélioration continue.

De quels éléments se compose la gestion des performances ?

Comme indiqué précédemment, la gestion des performances ne se limite pas aux entretiens annuels d’évaluation des performances ; il s’agit d’un système qui englobe l’ensemble de la carrière professionnelle d’un employé dans l’entreprise. Ainsi, la gestion des performances inclut toutes les interactions entre les managers et l’employé, à chaque étape de son parcours. Dans l’idéal, elle devrait transformer chacune de ces interactions en opportunité d’apprentissage positif.

Composantes d’un système de gestion des performances

Les systèmes de gestion des performances peuvent prendre de nombreuses formes et le vôtre sera probablement unique dans la mesure où il reflétera les valeurs, la culture et les objectifs spécifiques de votre entreprise. Néanmoins, la plupart des systèmes de gestion des performances suivent une structure similaire. Leurs composantes/actions communes sont les suivants :

  • Description claire des postes
  • Recrutement de candidats qualifiés
  • Entretiens avec les candidats
  • Entretiens de suivi avec les candidats pour les évaluer et déterminer leurs points forts
  • Sélection des candidats les plus qualifiés en fonction de leurs compétences et de leur adéquation à la culture d’entreprise
  • Transmission des offres d’emploi aux candidats qualifiés et négociation des conditions d’embauche
  • Accueil des nouveaux employés dans l’entreprise
  • Orientation et intégration des nouveaux employés dans l’entreprise et familiarisation avec la culture d’entreprise
  • Négociation des critères basés sur les performances et les réalisations
  • Mise en place de formations supplémentaires
  • Transmission de feedback direct
  • Échanges réguliers sur le développement des performances
  • Création de systèmes de reconnaissance et de récompense des employés
  • Opportunités de développement de carrière et de promotion
  • Aide aux entretiens de départ pour déterminer la cause du départ

Ce que la gestion des performances n’est pas

La gestion des performances n’est pas un événement ou un outil unique. Il ne s’agit pas d’un examen, d’un sondage ou d’une auto-évaluation des employés, ni d’une technologie permettant de favoriser l’amélioration des performances. La gestion des performances est plus importante que cela, car elle englobe et inclut plusieurs actions et les ressources qui leur sont associées. La gestion des performances en elle-même est un processus continu qui s’applique à l’ensemble du parcours des employés.

Pour réussir, une organisation doit avoir une idée claire des activités de ses employés. Sans cela, il est beaucoup plus difficile pour les managers de guider les employés et d’orienter leurs efforts avec précision. La gestion des performances crée un système conçu pour définir des rôles et des responsabilités, reconnaître les points forts et les points faibles des individus, transmettre du feedback, récompenser les conduites exceptionnelles et promouvoir l’innovation continue. En bref, la gestion des performances est importante, car elle apporte aux équipes et aux individus le soutien et le feedback dont ils ont besoin pour donner le meilleur d’eux-mêmes.

Avantages d’une gestion efficace des performances des employés

La gestion des performances vise à optimiser les performances des employés. Ainsi, elle offre naturellement tous les avantages d’une main-d’œuvre qui réalise pleinement son potentiel. Parmi ces avantages, on peut citer l’augmentation de la productivité et du chiffre d’affaires. Plus précisément, la gestion des performances aide aussi à faire face à trois problèmes majeurs auxquels la plupart des organisations sont confrontées :

  • Implication des employés
    Si votre organisation préfère les évaluations et les entretiens annuels, il se peut que vous attendiez trop longtemps pour fournir un feedback essentiel. Malheureusement, le fait de travailler sans feedback a tendance à réduire l’implication.
     

    Une communication et une formation plus régulières et cohérentes améliorent l’implication des employés, qui a un impact positif sur l’absentéisme, le taux de renouvellement, les incidents de sécurité, la qualité des produits et du travail et l’expérience client.

  • Rétention des employés les plus talentueux
    Les employés qui ont l’impression de travailler dans le vide, sans feedback ni développement réels, ont moins de chances de rester personnellement impliqués vis-à-vis de l’entreprise. D’autre part, les organisations qui encouragent des discussions fréquentes pour évaluer les performances, présentent des solutions et dispensent des formations bénéficient d’une fidélité accrue de la part de leurs employés.
     

    En résumé, lorsque les employés constatent que vous faites en sorte de leur consacrer plus de temps et d’efforts, ils sont plus enclins à s’investir dans votre organisation. Ils sont ainsi davantage susceptibles non seulement de rester dans l’entreprise plus longtemps, mais aussi de continuer à faire en sorte d’améliorer leurs performances.

  • Développement du leadership interne
    Le recrutement d’agents externes à des postes de management peut s’avérer coûteux et chronophage, et si le nouvel employé ne s’adapte pas bien à la culture de l’entreprise, tous ces investissements peuvent s’avérer inutiles. La promotion des employés internes émérites à des postes de management permet d’atténuer une grande partie de ce risque.
     

    Grâce à une gestion efficace des performances, vous pouvez préparer vos meilleurs employés à occuper de futurs postes de management, en leur fournissant une formation et un feedback qui les aideront à développer des compétences adaptées au leadership.

Sachant que la gestion des performances est un processus continu, il ne faut pas l’envisager comme une succession d’étapes, mais plutôt comme un cycle qui se répète constamment, tout en s’adaptant pour intégrer de nouvelles réflexions. Examinons de plus près les quatre phases du cycle de gestion des performances :

Phase 1 : planification des objectifs de performance

La première phase du cycle de performance est axée sur la planification : les organisations et les employés travaillent ensemble pour établir des attentes. Les attentes en matière de performances peuvent couvrir un large éventail de domaines, depuis les heures passées au bureau jusqu’au respect des politiques de l’entreprise, mais elles se divisent généralement en deux catégories : les résultats et les actions. Les résultats désignent ce que l’employé produit ou réalise ; les actions se rapportent aux méthodes et à l’attitude déployées au cours du processus.

En gardant les attentes à l’esprit, travaillez ensemble pour établir des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis). Ces objectifs SMART doivent chacun contribuer aux différents objectifs de l’entreprise, mais aussi être liés au développement personnel de l’employé.

Identifiez les actions à entreprendre au cours des prochains mois. Ensuite, passez en revue les attentes en matière de performances dans le cadre des exigences du poste de l’employé et faites des mises à jour si nécessaire. N’oubliez pas qu’il doit s’agir d’une démarche collaborative entre les managers et l’employé, qui travaillent ensemble à l’élaboration d’un plan de développement personnel pour orienter les futures actions et montrer l’engagement des deux parties pour améliorer les performances. 

Phase 2 : mise en œuvre des objectifs des employés

Au cours de la phase 2, les employés passent en revue leurs objectifs et prennent les mesures nécessaires pour les atteindre. Cette phase est une phase continue qui se déroule tout au long de l’année, les employés travaillant conjointement avec le management pour mettre en œuvre et suivre leur plan de développement personnel.

Phase 3 : suivi de la progression

Au cours de la phase de suivi, les managers sont chargés de surveiller la progression des employés, et d’apporter toute l’assistance nécessaire. Avec du feedback régulier, les managers et les employés peuvent identifier les problèmes et apporter rapidement des corrections en cours de route, plutôt que d’attendre que ces problèmes deviennent ingérables.

Lors de cette phase, il est de la responsabilité du management d’identifier et d’atténuer les obstacles potentiels, et de fournir des ressources de développement professionnel, des formations et un coaching pour assurer la réussite des employés.

Phase 4 : évaluation des performances

La dernière étape du cycle de gestion des performances réunit l’employé et le management dans le cadre d’un entretien d’évaluation. Ils peuvent y discuter de la progression des objectifs, évaluer les opportunités de formation et de développement, passer en revue les réalisations, échanger sur les opportunités d’évolution, réaffirmer ou revoir les objectifs de carrière et évaluer les performances globales de l’employé. Cet entretien est également le moment idéal pour travailler ensemble au choix des étapes à venir.

Encore une fois, reléguer cette phase à un entretien annuel d’évaluation des performances peut s’avérer être une approche inefficace. Au lieu de cela, la mise en œuvre plus régulière de cette phase en corrélation avec les trois autres phases peut garantir une amélioration continue.

La gestion des performances peut et doit être adaptée aux besoins spécifiques de votre organisation. Cependant, les entreprises florissantes ont identifié plusieurs éléments de base qui contribuent à la réussite de la gestion des performances. Ces éléments sont les suivants :

Création de valeur ITSM

Recrutement et embauche

Nombreux sont ceux pour qui la gestion des performances commence seulement après l’embauche d’un employé. En réalité, il est essentiel d’identifier clairement les objectifs avant même de publier une annonce, afin de s’assurer de donner aux futurs membres de l’équipe les moyens de réussir. À ce stade, la promotion d’une gestion efficace des performances implique la création de descriptions de poste claires et l’utilisation d’un plan de recrutement des employés pour identifier l’équipe de recrutement.

Lors du recrutement des candidats qualifiés pour des entretiens, évaluez leurs forces et leurs faiblesses, leurs capacités ainsi que leur adéquation avec la culture de votre entreprise. Rencontrez plusieurs fois les meilleurs candidats et utilisez des évaluations et des tâches à réaliser lorsque le poste s’y prête.

Une fois que vous avez sélectionné les meilleurs candidats, négociez les conditions d’embauche et finalisez le processus de recrutement.

Intégration à l'embauche

Plutôt que d’attendre que les employés s’habituent pleinement à leur poste, veillez à intégrer la gestion des performances dans le processus d’embauche. Au cours des premiers jours et des premiers mois à leur nouveau poste, les employés apprennent à connaître les personnes et processus avec lesquels ils travaillent. Ils vont peut-être plus loin en commençant à se faire une idée de la culture de votre entreprise en matière de performances.

À mesure que de nouveaux arrivants rejoignent votre entreprise, une gestion efficace des performances doit intégrer l’orientation des nouveaux employés. Il est possible de désigner un mentor ou d’entreprendre d’autres actions. L’objectif de la phase d’embauche est d’intégrer efficacement le nouvel employé au sein de votre organisation et de votre culture.

Définition des objectifs

Plus tôt vous pourrez établir des objectifs, plus vite votre nouvel employé pourra commencer à améliorer ses performances. Réunissez les employés et leurs superviseurs dès le départ puis sur une base régulière pour discuter des exigences et des critères de performance, des résultats et des mesures basés sur les réalisations. Permettre aux employés de collaborer pour définir leurs propres objectifs et les aligner sur les objectifs plus larges de l’entreprise permet d’améliorer l’autonomie et l’engagement des employés.

Surveillance de la progression

Rappelons qu’un entretien annuel d’évaluation des performances peut être trop irrégulier pour surveiller et évaluer efficacement les performances des employés. Au lieu de cela, une gestion efficace des performances repose sur des réunions régulières qui permettent de revoir les objectifs des employés, de hiérarchiser les projets, et d’identifier et d’atténuer les obstacles à la progression des employés.

Développement des employés

Si les employés les plus talentueux sont exceptionnels, c’est pour une raison bien précise : ils cherchent à s’améliorer. Si vous embauchez des personnes qualifiées sans leur offrir d’opportunités de développement professionnel, il est probable qu’elles finiront par s’ennuyer et par quitter l’entreprise. Parallèlement, en améliorant les aptitudes de ses employés, votre organisation bénéficiera du développement de compétences supplémentaires. Favorisez le mouvement latéral au sein de l’entreprise, ainsi que les transferts vers différents sites.

Assurez-vous que votre stratégie de gestion des performances comprend de solides options de développement des employés, afin que vos ressources les plus précieuses ne stagnent pas. Parmi ces options, on peut citer l’observation en situation de travail et d’autres formations, si nécessaire.

Reconnaissance des employés

Il est naturel de souhaiter obtenir une reconnaissance pour un travail bien fait. Cela est particulièrement vrai pour les employés : lorsque la reconnaissance des employés est exclue des processus de gestion des performances, les employés ont tendance à être mécontents et à se démotiver. Optez pour des systèmes de rémunération et de reconnaissance efficaces au sein de votre organisation pour récompenser vos collaborateurs pour leur contribution continue.

Feedback régulier

Un feedback fréquent est probablement l’élément principal d’une gestion efficace des performances est probablement. Des évaluations régulières et franches, ainsi que des entretiens trimestriels sur la planification du développement des performances, permettront aux employés non seulement d’obtenir les informations dont ils ont besoin pour s’améliorer, mais également de constater que le management s’engage pour leur réussite.

Acceptez par ailleurs que le feedback circule dans les deux sens : permettre aux employés d’évaluer les managers est également essentiel pour améliorer les performances. Participer aux entretiens de départ, par exemple, vous permettra de recueillir un feedback primordial sur les problèmes éventuels au sein de votre organisation qui sont susceptibles de contribuer à l’augmentation du taux de renouvellement. 

Les entreprises de toutes tailles ont besoin d’un bon outil de gestion des performances doté des fonctionnalités appropriées. Le système doit rationaliser le processus de gestion des performances tout en l’allégeant à chaque étape. Voici quelques outils parfaitement adaptés :

  • Gestion des objectifs : la définition et la gestion des objectifs font partie intégrante de la gestion des performances. Une solution doit disposer d’une zone avec plusieurs options d’objectifs où il est possible d’effectuer un suivi et d’un espace pour enregistrer des notes pertinentes sur les objectifs. Ces fonctionnalités peuvent également être utiles dans la mise en œuvre d’objectifs SMART, qui peuvent aider les employés à s’orienter entre les entretiens d’évaluation des performances.
  • Formulaires d’évaluation des performances modulables : les évaluateurs ont besoin de flexibilité dans le processus d’évaluation, qu’il s’agisse d’une évaluation simple ou plus complète. Des formulaires cohérents et détaillés peuvent éviter toute ambiguïté afin d’améliorer la qualité et l’efficacité des évaluations.
  • Reconnaissance : un système de gestion des récompenses peut aider à la mise en œuvre de systèmes de reconnaissance tels que la rémunération basée sur les performances et les programmes de motivation à long terme.
  • Plans d’amélioration : les systèmes de gestion des performances doivent être capables de suivre automatiquement les performances des employés, puis de mettre en œuvre un plan d’amélioration des performances en cas de baisse des performances.

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