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Employee Document Management

Gérez facilement les dossiers numériques des employés et définissez des règles de conservation pour prendre en charge les réglementations juridiques et d’entreprise avec Employee Document Management de ServiceNow®. Améliorez l’efficacité et la conformité avec une aide intégrée pour la purge de fichiers automatisée et la conservation légale, et augmentez la sécurité et la confidentialité en définissant des autorisations d’accès aux documents qui simplifient grandement la récupération de fichiers.

Avantages

Améliorez l’efficacité et le libre-service pour mieux soutenir la productivité, la sécurité et la conformité.

Contrôlez l’accès grâce à une solution unique en sécurisant tous les documents, en fonction des propriétés des documents et des employés.

Transférez automatiquement les documents liés aux cas depuis les cas HR Service Delivery vers le dossier d’un employé.

Avantages de l’application

Configurez les politiques de document relatives à la conservation et à la purge, à l’accès de sécurité et à la conservation légale.

Exemple de page répertoriant les types de document

Configurez les politiques de document relatives à la conservation et à la purge, à l’accès de sécurité et à la conservation légale.

Autorisez les employés à accéder à certains ou à tous les documents associés à leur profil d’employé.

Exemple de page de profil

Autorisez les employés à accéder à certains ou à tous les documents associés à leur profil d’employé.

Définissez la conservation légale sur une personne ou un type de document.

Exemple de page « My Recent Viewed Files » (Mes fichiers récemment affichés) avec conservations légales

Définissez la conservation légale sur une personne ou un type de document.

Détails des fonctionnalités

Toutes
  • Politiques de conservation

    Spécifiez la période pour chaque type de document à conserver. Spécifiez plusieurs politiques de conservation avec des conditions de type de document pour garantir des attributs utilisateur différents, tels que l’emplacement géographique.

  • Conservation légale

    Appliquez une conservation légale à un type de document ou à un employé pour suspendre automatiquement la politique de conservation des documents correspondante.  Un enregistrement de document en conservation légale ne peut pas être mis à jour ni être purgé.

  • Accès de l’employé

    L’accès des employés aux documents peut être activé par type de document. Si cette option est activée, les employés peuvent facilement accéder aux documents correspondants dans leur profil. Ils ont la possibilité de consulter et de télécharger ces documents au besoin, sans communiquer avec les RH.

  • Politiques de sécurité

    Configurez facilement l’accès en lecture et en écriture aux documents, par type de document, pour contrôler l’accès. Les politiques de sécurité peuvent contrôler l’approbation de purge et définir les groupes d’utilisateurs requis pour authentifier les documents de purge.

  • Téléchargement de documents en masse

    Importez des documents en masse à partir de solutions cloud tierces ou de systèmes de fichiers locaux.

  • Trace d’audit

    Visualisez un audit complet sur chaque document de l’employé depuis sa création ou son téléchargement dans le système jusqu’au moment de sa purge.

Ressources

Employee Document Management fait partie de HR Service Delivery

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