Un plan de continuité d’activité, c’est quoi ?

Le rôle d’un plan de continuité d’activité est de préserver le fonctionnement de vos opérations dans des situations d’urgence.

Gérer un business, c’est comme nager à contre-courant : dès que vous cessez de nager, vous risquez d’être emporté loin de votre destination. IDC estime le coût moyen d’une seule heure de panne au niveau d’une infrastructure à environ 100 000 dollars ; Le coût total moyen des temps d’arrêt non planifié des applications d’entreprise se situerait entre 1,25 et 2,5 milliards de dollars par an.

Dès lors que votre activité est interrompue, vous perdez de l’argent. À la perte de chiffre d’affaires s’ajoutent les frais liés à l’identification et à l’identification et à la résolution des perturbations et ne peuvent qu’affecter les bénéfices globaux de votre entreprise. Sans oublier les risques en matière de réputation pour votre marque. Tous ces éléments expliquent qu’une immense majorité des responsables business interrogés dans le cadre d’une enquête menée en 2019 (83 %) ont indiqué que le fait de garantir la continuité de leurs opérations en temps de crise était leur priorité numéro un.

Malheureusement, il est impossible de prévenir tout incident. En revanche, pour se prémunir, il faut planifier la continuité de son activité.

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Anatomie d’un plan de continuité d’activité

Un plan de continuité d’activité (PCA) est un ensemble de procédures permettant d’établir des protocoles et de créer des systèmes de prévention et de reprise en cas de cyberattaque, de catastrophe naturelle ou de tout type de perturbation des activités de l’entreprise. En résumé, si un imprévu affecte votre activité, un plan de continuité d’activité vous aide à tout remettre en ordre pour relancer vos opérations.

À cette fin, votre plan de continuité d’activité doit inclure les caractéristiques suivantes :

  • Exhaustivité
    Pour être efficace, votre plan de continuité d’activité doit pouvoir couvrir toutes les contingences. Ce défi peut paraître particulièrement difficile à relever, dans la mesure où les menaces imprévues se produisent, par définition, à l’improviste. L’objectif en la matière est de prévoir un plan qui couvre des risques liés aux pannes de courant, aux catastrophes naturelles, aux cyberattaques, aux erreurs humaines et aux pandémies locales et mondiales. La hiérarchisation de ces risques en fonction de leur impact potentiel et de la probabilité de leur survenue, permet de garantir que le plan couvre les risques appropriés. Nous vous recommandons également de prévoir des plans de secours au cas où le plan principal échouerait. Il s’agit d’identifier les facteurs en jeu et ce qui pourrait mal fonctionner, avant de concevoir un plan correctif en conséquence. Un plan de continuité d’activité peut inclure des communications de crise, la gestion de crise, la récupération d’urgence, ainsi que les communications à destination des employés.
  • Applicabilité
    Il est important de préciser qu’un plan de continuité d’activité n’a pas une grande valeur tel quel : vous devez pouvoir l’implémenter dès que vous en aurez besoin. En conséquence, vous devez faire preuve de réalisme lors de sa création et prendre en compte l’ensemble des capacités de votre entreprise, ainsi que les besoins et canaux de communication qui vous permettront de garder le contact avec vos clients.
  • Efficacité
    Pour gérer des situations d’urgence, la complexité est à proscrire. En cas de stress élevé, lié à une défaillance des infrastructures, il sera encore plus difficile pour vos équipes de s’acquitter de leurs tâches. Il est donc important que vos plans soient aussi clairs et précis que possible, afin que les personnes chargées de les implémenter puissent le faire rapidement avec les ressources dont elles disposent.
  • Adaptabilité
    Un plan de continuité d’activité doit être exhaustif, mais aussi adaptable. Les désastres évoluant rarement de manière prévisible, il est très peu probable que votre plan permette de répondre à toutes les situations possibles et imaginables. Vous devez former vos équipes à répondre de manière adéquate aux situations d’urgence, et inclure la surveillance continue dans votre plan afin d’être en mesure de changer d’approche en fonction de l’évolution de la situation.

 

Votre plan de continuité d’activité doit pouvoir répondre efficacement à la réalité de la situation et mettre à la disposition de vos équipes une feuille de route claire et adaptable. Pour cela, il doit inclure plusieurs éléments essentiels.

Stratégie
Votre plan doit prévoir la façon dont vos équipes pourront s’acquitter de leurs tâches habituelles pendant toute la situation d’urgence. Le but de la stratégie est de garantir la continuité de vos opérations business.

Organisation
Votre plan de continuité d’activité doit décrire les responsabilités de vos différents employés en cas d’urgence. Il doit également répondre aux problématiques de structure et de communications, en incluant par exemple des arbres d’appels.

Processus
En identifiant les processus business et IT critiques, le plan doit déterminer avec précision les processus prioritaires en vue de préserver la continuité de vos activités.

Technologie
En parallèle des processus, votre plan de continuité d’activité doit indiquer les systèmes, réseaux et technologies indispensables à la sauvegarde de vos données et applications ainsi qu’à la préservation de vos opérations et de la productivité de vos équipes.

Risque du fournisseur
Votre plan de continuité d’activité doit également prendre en compte la façon dont les situations d’urgence pourraient affecter vos fournisseurs tiers et l’impact pour vous d’une perturbation de leurs opérations. En comprenant les plans de continuité d’activité de vos fournisseurs, vous serez en mesure de renseigner certaines des variables liées à leurs activités dans votre propre plan.

Pour élaborer un plan de continuité d’activité qui devra décrire une approche progressive visant à limiter les perturbations de vos activités, voici quelques étapes que nous vous recommandons de suivre. Voici les éléments à prendre en compte :

Analyse d’impact sur l’entreprise

La première étape dans l’élaboration d’un PCA efficace consiste à réaliser une analyse d’impact sur l’entreprise (Business Impact Analysis, BIA). L’objectif de cette analyse est d’identifier et évaluer l’impact potentiel de catastrophes et de situations d’urgence sur votre entreprise : pertes ou retard de revenus, augmentation des dépenses, amendes, pénalités contractuelles ou pertes de primes sur des contrats, insatisfaction des clients, retards dans le déploiement de nouveaux business plans. Vous obtenez ainsi un aperçu des fonctions de votre entreprise qui sont soumises à des contraintes de temps.

Planification de la récupération d’urgence

Composant important de toute planification de la continuité d’activité, la récupération d’urgence regroupe l’ensemble des étapes nécessaires à la restauration des systèmes d’assistance vitaux de l’entreprise, y compris ses matériels, ses communications et ses ressources informatiques. Lorsque la continuité de l’activité implique de garantir la poursuite de processus business en situation d’urgence, alors la récupération d’urgence touche à la restauration des systèmes endommagés et des données perdues, et à la facilitation d’une récupération rapide des capacités initiales de l’entreprise (avant la situation d’urgence).

Gestion des reprises et des exercices

Les tests sont un aspect essentiel de votre PCA : c’est en testant que vous démontrerez les capacités fonctionnelles de votre documentation et de votre implémentation technique. C’est essentiel pour améliorer l’efficacité et la mise en application de votre plan, dans les périodes de perturbations simulées et réelles.

Gestion de crise

La gestion de crise permet d’exercer et d’activer la continuité au cours d’une crise réelle. Une gestion de crise efficace permet de limiter les impacts financiers, juridiques, réglementaires et les effets sur la réputation.

Si 2020 nous a appris quelque chose, c’est que les perturbations sont inévitables et que la résilience est véritablement décisive pour la survie et le positionnement concurrentiel de nos entreprises. Malheureusement, la pandémie a pris de court de nombreuses entreprises ; Beaucoup se sont trouvées dans l’incapacité de faire face à une crise sans précédent. Aux États-Unis, les fermetures temporaires sont devenues définitives pour près de 100 000 entreprises (source : Fortune).

Un plan de continuité d’activité permet de définir les priorités et les étapes à suivre en cas d’urgence. Quand des événements ou perturbations inattendus se produisent, le plan de continuité d’activité fournit une feuille de route visant à garantir la poursuite des opérations et la réduction des erreurs ou surprises. C’est important pour plusieurs raisons :

Les perturbations et pannes sont en pleine hausse

Vous avez le sentiment que les événements inattendus et autres incidents tendent à augmenter ces dernières années ? Vous avez raison. D’après une étude récente, les pannes à l’origine de perturbations importantes des services deviennent plus graves, plus coûteuses et plus longues.

Face à des perturbations et pannes en hausse, les entreprises qui seront en mesure d’élaborer un plan de continuité d’activité efficace disposeront d’un avantage concurrentiel évident par rapport aux autres.

Un PCA permet de prévenir et de limiter les interruptions d’activités.

Il ne permet pas d’empêcher leur survenue : les tremblements de terre, violations de données par des tiers, voire les pannes de matériel réseau ne relèvent évidemment pas de son champ de compétence. En revanche, il peut aider à prévenir et minimiser les perturbations opérationnelles pouvant résulter de ces incidents et autres situations d’urgence.

Un plan de continuité d’activité efficace détaille les mesures que l’entreprise doit mettre en œuvre afin de limiter la gravité et la durée des perturbations. En incluant une analyse avancée des menaces potentielles, un annuaire des coordonnées des personnes à avertir sur site, et en détaillant les stratégies et responsabilités liées à chaque événement possible, votre entreprise disposera des bonnes indications pour limiter les dégâts potentiels.

Un PCA facilite la mise en conformité réglementaire de l’entreprise

Planifier la continuité de son activité est une bonne idée, quel que soit le secteur de l’organisation. Pour certaines entreprises d’importance vitale, c’est une obligation légale. Ainsi les entreprises des secteurs gouvernemental, financier et sanitaire, par exemple, sont considérées par la loi comme responsables de l’état de leurs opérations et données en cas de perturbation. D’autres entreprises, dans d’autres secteurs, peuvent également encourir des dommages et intérêts en cas de dommages qui auraient résulté de l’interruption de leur activité.

La planification de la continuité de l’activité de votre entreprise présente un certain nombre d’avantages pour votre organisation. En voici quelques-uns parmi les plus intéressants :

Maintien des opérations business

Lorsqu’une situation d’urgence risque de perturber vos activités, un plan de continuité d’activité fiable vous permet de préserver vos opérations.

Préservation de la réputation de votre marque

Votre capacité à gérer des situations d’urgence sans baisse notable de la qualité de vos services permet de démontrer la qualité de votre entreprise et d’améliorer la satisfaction de vos clients.

Mise en place d’une relation de confiance avec vos clients

Quel que soit le produit ou service proposé à vos clients (services digitaux, alimentation, accès à des devises ou à des paiements, services de santé ou de communication...), la continuité de votre activité garantit la continuité de leur activité. Les clients sont aussi de plus en plus conscients de l’importance de faire appel à des entreprises qui ont mis en œuvre des règles de sécurité fiables pour leurs données. En cas de perturbations, ils attendent de leurs entreprises partenaires qu’elles rebondissent rapidement. Une continuité de l’activité efficace démontre l’engagement d’une entreprise à servir ses clients en toutes circonstances.

Renforcement de la confiance de vos employés

Des employés qui comprennent les mesures qu’ils doivent prendre en cas d’urgence ont plus confiance dans le leadership de leur entreprise et sont prêts à faire confiance à ses décisions. En outre, le fait de former vos employés à la continuité d’activité leur permet de développer leur capacité à résoudre des perturbations et urgences plus modestes et à y répondre avec plus de confiance et d’aisance.

Obtention d’un avantage concurrentiel

Malgré les avantages évidents d’un plan de continuité d’activité, peu d’entreprises ont fait le choix d’en mettre un en place. En conséquence, en cas de perturbation, elles se trouvent dans l’incapacité de fonctionner efficacement et risquent de voir leurs clients partir vers des entreprises qui seront plus à même de faire face à la crise. Selon une étude menée auprès de 1 800 entreprises sur une période de 25 ans, la résilience de ces organisations face à des incidents a représenté environ 30 % de leurs performances sur le long terme (source : BCG Henderson Institute).

Atténuation du risque financier

À côté des nombreux avantages business associés à un PCA, certains avantages financiers valent la peine d’être pris en compte. Les pertes financières dues à une interruption d’activité (suite à une défaillance système, une coupure d’électricité ou encore une violation de données) peuvent avoir un impact considérable sur votre entreprise : une gestion de la continuité de vos activités peut vous aider à prévenir ou à réduire ce risque.

Pour en savoir plus sur les risques et la conformité