Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets (PPM) ?

La gestion de portefeuille de projets (PPM) est une stratégie permettant d’aligner et de gérer des projets et des programmes connectés, reliés et dépendants.

Les portefeuilles de projets sont composés de programmes, de processus, d’opérations et de projets regroupés en fonction de leur importance stratégique pour l’entreprise et ses objectifs. Mais bien que ces projets soient stratégiquement alignés, leur donner du sens en tant que groupe peut se révéler difficile et complexe. La PPM aide à rationaliser cette entreprise, en créant une vue d’ensemble des projets en tant qu’entité unique, et en aidant les organisations à les hiérarchiser et à les séquencer afin d’obtenir un rendement business optimal.

Aspects de la gestion de portefeuille de projets

Étant donné leur dénomination proche, les termes « gestion de portefeuille de projets » et « gestion de projet » sont parfois utilisés comme synonymes. Cependant, ils désignent deux stratégies différentes, chacune possédant ses propres cas d’utilisation et objectifs.

Le terme « gestion de projet » est large, il englobe les stratégies, les outils et les techniques utilisés pour gérer un projet. Les projets sont temporaires ; ils n’existent que pendant une période spécifique et débouchent idéalement sur un service ou un produit fini. Les bureaux de gestion de projets (PMO) et les chefs de projets utilisent la gestion de projet pour faciliter la réalisation des projets en fixant les coûts et les budgets, en allouant les ressources, en attribuant les responsabilités et en générant des rapports pour les parties prenantes.

La gestion de portefeuille de projets coordonne et analyse la valeur potentielle de collections (portefeuilles) de projets, de programmes et de demandes connexes. La PPM est une approche de plus haut niveau qui relie la gestion de projet à la gestion d’entreprise, aidant les organisations à sélectionner les projets en fonction de leur alignement avec les objectifs de l’entreprise, ou de leur soutien à ces objectifs.

La PPM offre une vue globale et en temps réel du statut et de l’intégrité de groupes de projets, ainsi que des ressources et des interdépendances qui leur sont associées. Lorsqu’elle est utilisée efficacement, la PPM offre quelques avantages clés.

Amélioration de la sélection de projets

La réussite d’une entreprise dépend de sa capacité à choisir les bons projets en fonction des objectifs, des risques, des ressources, etc. Malheureusement, le processus de sélection n’est pas toujours clair, ce qui conduit souvent les entreprises à prendre en charge des projets qui ne correspondent pas à leurs objectifs stratégiques. Il arrive également que des décideurs individuels ou même des départements entiers accordent trop d’importance à leurs projets favoris, utilisant des ressources et un temps précieux pour mener à bien certains projets au détriment d’autres options plus intéressantes.

La PPM facilite l’amélioration du processus de sélection de projets en intégrant des données fiables, des modèles de notation, et d’autres approches quantitatives et qualitatives permettant de garantir que les projets sont sélectionnés selon des critères pertinents. Dans le même temps, les projets en cours ne contribuant pas aux objectifs de l’organisation peuvent être facilement et objectivement identifiés et retirés du portefeuille.

Réduction des risques pour l’entreprise

Les risques relatifs aux projets n’existent pas en vase clos ; ils sont étroitement liés au potentiel de rendement, ce qui rend certains risques justifiables, tandis que d’autres ne le sont pas. La PPM donne aux entreprises une vision claire des risques et des rendements de portefeuilles entiers de projets, révélant les risques qui valent la peine d’être pris, et ceux qui doivent être évités.

Les outils d’estimation PPM fournissent une analyse des coûts des projets et les comparent aux avantages potentiels. Les alertes intégrées aident les PMO et les chefs de projet à identifier et à résoudre rapidement les retards, les dépassements de budget et les problèmes techniques, avant qu’ils n’entraînent des problèmes plus importants. Correctement mise en œuvre, la gestion de portefeuille de projets minimise les risques liés aux projets, ce qui permet aux entreprises d’affiner leurs portefeuilles afin d’inclure uniquement les projets offrant suffisamment de valeur pour compenser les risques potentiels.

Amélioration de la communication

Lorsque les projets sont évalués et gérés individuellement, ils peuvent créer des silos entre les individus, les départements et les décideurs. La PPM rassemble ces parties prenantes, ce qui leur permet de coordonner l’ensemble du portefeuille de projets, et crée ainsi une équipe plus soudée.

La PPM élimine les obstacles entre les projets, offrant aux responsables gestionnaires une vue d’ensemble de l’impact global des projets connexes, plutôt que de les obliger à évaluer et à choisir parmi un nombre limité de projets spécifiques. Cela se traduit par une amélioration du flux de communication, qui inclut toutes les personnes impliquées, ainsi que par une prise de décision plus avisée.

Réduction des délais de livraison des projets

Le parcours d’un projet, de la conception à la livraison, implique un ensemble d’actions complexes. Des facteurs imprévus peuvent et vont créer des complications, entraînant souvent des retards dans les projets et obligeant les chefs de projet à ajuster les délais tout en augmentant les dépenses. Malheureusement, à mesure que les projets dépassent le budget et le calendrier, leurs rendements potentiels commencent à se tarir. Les projets enlisés détournent également les ressources d’autres tâches essentielles, ce qui impacte l’entreprise au-delà de la portée du projet lui-même.

La PPM intègre un reporting intuitif et en temps réel, permettant aux responsables d’identifier les écarts, les goulots d’étranglement et les autres problèmes susceptibles de ralentir ou de faire échouer les projets. Ils peuvent alors prendre immédiatement des mesures correctives, remettant le projet sur la bonne voie avant qu’il ne prenne trop de retard pour être sauvé.

Retour sur investissement accru

L’objectif final de presque tous les projets est de générer des revenus supérieurs aux dépenses consacrées à la création et à la réalisation du projet. Le retour sur investissement (ROI) a toujours été une mesure fiable permettant d’évaluer la réussite d’un projet. La PPM est conçue pour s’assurer que les projets que les entreprises poursuivent et incluent dans leurs portefeuilles sont ceux qui généreront un retour positif significatif sur les sommes et les ressources investies.

Grâce à l’amélioration des processus de sélection, à une communication plus efficace entre les différents niveaux, à une réduction des risques liés aux projets et à une probabilité accrue que les projets soient achevés dans les délais et les limites du budget, la PPM permet de s’assurer que les investissements dans les projets sont rentables et qu’ils contribuent à la croissance des entreprises qui les réalisent.

Bien que le terme « gestion de portefeuille de projets » puisse être utilisé pour désigner n’importe quelle stratégie de gestion de groupes de projets, une PPM réussie tend à suivre une série de cinq étapes établies. Ces étapes permettent aux entreprises de prendre l’ensemble des projets potentiels qu’elles souhaitent poursuivre, puis de les affiner jusqu’à ce qu’il ne reste que les options qui répondent à des critères de sélection prédéfinis et basés sur le ROI, l’efficacité, le risque, l’alignement stratégique, etc.

En d’autres termes, les cinq étapes de la PPM aident les entreprises à établir des priorités, à éliminer les projets non rentables, et à concentrer leur temps et leurs ressources aux projets à plus fort impact. Elles permettent également de s’assurer que tous les projets approuvés sont alignés avec la stratégie de l’entreprise et que le portefeuille est correctement équilibré en termes de risques et de résultats.

Dans cette optique, les cinq étapes sont les suivantes :

1. Identifier la portée de votre activité et de votre portefeuille

La gestion de portefeuille de projets est un outil essentiel pour aider les projets à contribuer à la réussite de l’entreprise. Mais avant que les projets puissent produire un impact positif, la réussite elle-même doit être définie. Avant de commencer à utiliser la PPM, une organisation doit définir clairement ses objectifs stratégiques et, de la même manière, déterminer les mesures d’évaluation des projets. Les critères d’évaluation peuvent prendre de nombreuses formes, mais sont généralement basés sur des objectifs financiers ou d’autres mesures de notation, telles que l’alignement de la stratégie, la faisabilité technique ou l’attrait du marché.

Sans définition claire de la réussite et de la valeur, les entreprises sont contraintes de sélectionner les projets en fonction de critères moins concrets, ce qui déséquilibre le portefeuille en termes de risque, de rendement ou de pertinence stratégique.

2. Gérer les idées de projets

Après avoir identifié les objectifs stratégiques et défini la réussite et la valeur, les entreprises peuvent commencer à s’appuyer sur cette base pour créer des portefeuilles de projets.

Commencez par rassembler tous les projets potentiels en utilisant les informations issues des employés, des responsables, des commentaires des clients, de la planification stratégique et des exigences de conformité et de réglementation. Ensuite, ajoutez les projets actuels et en cours à l’inventaire des projets, afin qu’ils soient également évalués, et justifiés ou interrompus. Rassemblez toutes les données relatives à ces projets afin de les évaluer en fonction des critères établis à l’étape 1. Incluez des estimations sur les dépendances et les ressources nécessaires pour mener à bien chaque projet candidat. Ces chiffres n’ont pas besoin d’être tout à fait exacts pour le moment. À ce stade, des approximations générales suffisent à identifier les projets potentiels, étant entendu qu’un plus grand nombre de projets nécessitera une validation plus précise avant exécution.

3. Hiérarchiser les projets

L’étape suivante du processus consiste à déterminer la combinaison de projets qui créera la plus grande valeur totale possible pour le portefeuille. À l’aide des critères d’évaluation précédemment établis, créez un graphique comparant et classant les projets candidats. Les classements peuvent être établis en fonction de la valeur financière estimée ou d’autres scores de valeur. Classez les projets dans le graphique par ordre de valeur, de la plus élevée à la plus faible.

Une fois tous les projets candidats classés, commencez à allouer les ressources disponibles en priorisant les projets de plus grande valeur. Lorsque les ressources sont épuisées, éliminez les projets dont la valeur était trop faible pour recevoir des ressources, créant ainsi une ligne de coupe et identifiant provisoirement les projets qui seront inclus ou non dans le portefeuille. Ce portefeuille n’est pas définitif ; il devra ensuite être discuté, examiné et surveillé. L’étape de hiérarchisation des projets permet simplement d’établir une base de référence et fournit des données permettant d’éclairer la prise de décision ultérieure.

4. Valider les projets proposés

Les premières étapes de la gestion de portefeuille de projets reposent sur des estimations des ressources et des coûts pour créer une estimation abstraite de la valeur et du rendement des projets. Mais à mesure que le portefeuille approche de sa réalisation, ces estimations doivent être validées. Travaillez avec les personnes qui exécutent les projets et qui sont en mesure de fournir des chiffres plus concrets. Tenez compte des éventuels goulots d’étranglement, de la disponibilité des compétences, des dépendances et de tout autre facteur susceptible d’avoir un impact sur la faisabilité du projet.

Bien qu’il y ait toujours des variations inattendues, un examen plus approfondi et plus éclairé de la faisabilité permet de s’assurer que seuls les projets présentant les meilleures chances de réussite sont inclus dans le portefeuille.

5. Mesurer, surveiller et gérer

Une fois que le portefeuille proposé a été affiné et approuvé, et que les projets individuels ont été correctement validés, la dernière étape consiste à mettre le portefeuille en œuvre. Lancez les projets et commencez à mesurer les performances, à surveiller la progression de chaque projet et à les gérer en continu pour s’assurer qu’ils répondent aux objectifs établis.

Le PMO et les chefs de projet doivent travailler en étroite collaboration au cours de cette étape et s’aligner avec le gestionnaire de portefeuille pour recueillir des données de performance pertinentes, allouer et réaffecter les ressources, et planifier et lancer les évaluations. Le cas échéant, ces parties prenantes doivent également être prêtes à apporter des modifications au portefeuille et à ses projets constitutifs, et être en mesure de le faire. Cette dernière étape est continue et elle durera pendant tout le cycle de vie du portefeuille.

Un portefeuille correctement géré peut apporter des avantages significatifs à n’importe quelle entreprise, mais la complexité liée à l’évolution des besoins et à l’extension des projets peut rendre la gestion du portefeuille de projets très difficile. ServiceNow, leader mondial de la gestion IT, fournit la solution.

ServiceNow Project Portfolio Management gère les résultats pour aider les entreprises à créer de la valeur, à faire face à l’incertitude grâce à une planification flexible, et à fournir des solutions de portefeuille plus rapides en faisant évoluer le travail. Basé sur la plateforme révolutionnaire Now Platform, ServiceNow PPM inclut des fonctionnalités puissantes, conçues pour simplifier et optimiser le processus PPM.

La planification de la feuille de route permet d’aligner les équipes et les investissements sur les objectifs business établis. La planification de scénarios utilise une analyse de simulation pour évaluer les projets en fonction de possibilités changeantes. La gestion de l’innovation facilite la collaboration entre les équipes, ce qui accélère la collecte et l’évaluation efficaces des idées. Le financement des investissements permet d’allouer les ressources vitales à l’aide d’objectifs stratégiques, de portefeuilles et de services d’entreprise. La gestion des demandes centralise les demandes business et IT, améliorant ainsi le processus d’investissement dans les nouveaux produits et services les mieux alignés avec les initiatives business clés. Le résultat final ? Une visibilité optimale des projets et des portefeuilles, ainsi qu’une adaptabilité, une flexibilité, une rapidité et un alignement stratégique accrus.

Prise en main de Project Portfolio Management

Disponible avec ServiceNow IT Business Management, PPM est la solution efficace pour optimiser les portefeuilles de projets afin d’obtenir une valeur commerciale.