Qu’est-ce qu’une structure de répartition du travail (WBS) ?

La structure de répartition du travail est une méthode de gestion de projet permettant de décomposer des projets complexes en tâches gérables et traçables.

Également appelée WBS, l’objectif de la structure de répartition du travail est de faciliter la gestion des projets volumineux en plusieurs étapes. Pour ce faire, elle décompose les projets en tâches et processus plus petits. Ces tâches individuelles peuvent ensuite être traitées et réalisées simultanément par différentes équipes ou membres de l’équipe, ce qui permet une exécution plus rapide et plus efficace des projets.

Une structure de répartition du travail se présente sous la forme d’un diagramme détaillé, identifiant et décomposant les livrables et les activités associées nécessaires à la réalisation. Le livrable principal et final est situé en haut du diagramme et les sous-tâches sont organisées en dessous. La structure de répartition du travail est souvent utilisée conjointement à un diagramme de Gantt et à un logiciel de gestion de projet IT pour améliorer la planification et l’exécution de projets qui seraient autrement colossaux.

La structure de répartition du travail est généralement divisée en trois types distincts : structure basée sur les livrables, structure basée sur les phases et structure basée sur les responsabilités.

Basée sur les livrables

Cette approche identifie les liens entre le périmètre du projet et ses livrables. Elle décompose le périmètre en livrables plus petits et plus faciles à gérer, généralement plus spécifiques qui doivent être produits, fournis ou obtenus en exécutant les tâches du projet pour satisfaire les exigences du projet.

Basée sur les phases

La structure de répartition du travail basée sur les phases décompose le projet en cinq étapes distinctes : lancement, planification, exécution, contrôle et clôture. Chacune de ces étapes comprend des livrables uniques.

Basée sur les responsabilités

Une répartition basée sur les responsabilités définit la structure du projet en fonction des équipes, des individus et des unités organisationnelles qui travailleront dessus. Alors que le deuxième niveau de la structure identifie qui est responsable de l’exécution des tâches, les niveaux suivants suivent un format similaire à celui des autres types de structure de répartition du travail, identifiant les livrables qui doivent être terminés pour faire avancer le projet dans son ensemble.

Types de structures de répartition du travail moins courants

Il existe également plusieurs approches moins courantes de la structure de répartition du travail. Citons notamment :

  • Orientée verbe
    Utilise des actions pour définir les livrables.
  • Orientée nom
    Utilise des composants pour définir les livrables.
  • Orientée phase
    Décompose les projets en périodes ou phases distinctes.

Comme indiqué précédemment, la structure de répartition du travail prend la forme d’un diagramme avec le livrable final en haut et tous les sous-éléments organisés en dessous. Ces sous-éléments sont généralement répartis en quatre niveaux distincts. Cela permet aux équipes de visualiser plus facilement les étapes nécessaires à la réalisation du projet. Les quatre niveaux d’une structure de répartition du travail sont le niveau supérieur, les comptes de contrôle, les lots de travaux et les activités.

Niveau supérieur

En haut du diagramme se trouve le livrable final. Le niveau supérieur peut également être le titre du projet.

Comptes de contrôle

Le deuxième niveau comprend les différentes phases principales du projet. Il s’agit des livrables secondaires qui doivent être terminés pour garantir la réussite d’un projet.

Lots de travaux

Les lots de travaux se situent sous le niveau des comptes de contrôle et identifient les tâches nécessaires à la réalisation des livrables secondaires.

Activités

Ce principe traite également des risques et de l’incertitude à l’aide de jalons. L’ensemble du niveau final comprend les activités qui facilitent les lots de travaux.

En fait, chaque niveau est soutenu par le niveau qui le suit. Dans un diagramme de répartition traditionnel, cela se traduit par un graphique à ramifications qui descend depuis le livrable final, en tenant compte de toutes les tâches, activités et livrables essentiels qui doivent être effectués pour mener à bien le projet.

Bien que l’approche susmentionnée puisse être la plus largement utilisée pour les diagrammes de structure de répartition du travail, elle n’est pas la seule option. Il existe plusieurs variantes du diagramme WBS classique, notamment :

Arborescence

Comme décrit ci-dessus, la structure de répartition du travail en arborescence représente le workflow sous forme d’éléments à ramification partant du livrable principal du projet. Chaque niveau est composé de tâches qui soutiennent le niveau au-dessus d’elles. Il s’agit de l’approche la plus courante des diagrammes WBS.

Liste

Bien qu’elle ne soit pas aussi détaillée que d’autres options, la liste de structure de répartition du travail peut être l’option la plus simple pour les organisations qui ont simplement besoin d’un aperçu rapide des livrables et des sous-tâches. Elle représente un peu plus qu’une liste qui répertorie et décompose les tâches importantes.

Feuille de calcul

Toutes les informations présentées dans l’arborescence peuvent être tout aussi facilement représentées et organisées à l’aide d’une feuille de calcul. L’approche par feuille de calcul utilise des colonnes et des lignes pour détailler les différents niveaux, tâches et livrables. Les feuilles de calcul sont souvent des documents partagés dynamiques qui peuvent être mis à jour en temps réel pour tenir compte des modifications apportées au projet.

Diagramme de Gantt

Grâce à un logiciel de gestion de projet, les entreprises peuvent créer des diagrammes de Gantt détaillés capables de relier des informations pertinentes, de corriger des discordances, de définir des jalons, etc. Ces diagrammes sont similaires aux feuilles de calcul car ils permettent une mise à jour dynamique, mais ils fonctionnent également comme une chronologie pour le projet lui-même.

Quel que soit le format du diagramme, la création d’une structure de répartition du travail se compose de cinq étapes.

Définir les objectifs

Déterminez le périmètre et les objectifs du projet, ainsi que les personnes qui y seront impliquées. Décrivez l’ensemble du projet et sa finalité.
Illustration de la création d’une structure de répartition du travail

Décomposer les phases

Déterminez les étapes, tâches, activités et livrables qui guideront le projet jusqu’à son achèvement. Organisez ces éléments en une série de phases.

Identifier les livrables

Identifiez les livrables spécifiques associés à chaque phase. Répertoriez-les et identifiez les conditions selon lesquelles chaque livrable sera réalisé avec succès.

Décomposer les livrables

Décomposez les livrables de l’étape précédente en tâches et sous-tâches constitutives. Répertoriez ces tâches de manière séquentielle.

Assigner des tâches

Une fois que toutes les tâches pertinentes ont été identifiées et organisées en fonction de la phase, assignez-les aux équipes et aux personnes qui seront responsables de leur exécution. Autorisez les équipes à agir sur le projet et fournissez les ressources et les outils dont elles pourraient avoir besoin.

La structure de répartition du travail permet de faciliter la gestion des projets complexes à plusieurs étapes. Mais souvent, le simple fait de tenter de décomposer ces projets peut être un processus complexe et difficile. Le logiciel WBS est un type d’outil conçu pour rationaliser et automatiser divers aspects d’une structure de répartition du travail.

Une structure de répartition du travail bien conçue doit utiliser des techniques de visualisation pour décrire clairement les différents éléments qui composent un projet et expliquer en détail comment ces éléments se soutiennent les uns les autres pour atteindre l’objectif souhaité. Sachant cela, voici plusieurs bonnes pratiques pour créer une structure de répartition du travail.

Inclure l’intégralité du travail

La structure de répartition du travail ne doit omettre aucune tâche, quelle que soit sa taille. À chaque niveau, le livrable doit être constitué de la somme totale des travaux détaillés dans le niveau en dessous.

Se concentrer sur la cohérence

L’objectif de la structure de répartition du travail est de faciliter la compréhension des projets complexes. Elle doit être facile à comprendre pour tous les participants sans avoir besoin d’explications détaillées.

Ne pas dupliquer les tâches

Ne perdez pas de temps à effectuer des tâches distinctes pour un travail déjà traité dans une autre tâche. Faites en sorte que les tâches soient mutuellement exclusives.

Rendre les tâches gérables

Les tâches doivent être suffisamment décomposées pour qu’elles puissent être effectuées par une personne dans un délai raisonnable.

Utiliser un maximum de cinq niveaux

Bien qu’il soit important de prendre en compte toutes les tâches qui sont liées à un projet, n’allez pas trop loin. La création d’un trop grand nombre de sous-tâches peut rendre le projet déroutant et insurmontable. Cinq niveaux ou moins devraient suffire à simplifier les projets les plus complexes.

Garantir la mesurabilité

Les tâches individuelles doivent être traçables, composées de livrables concrets et soutenues par des jalons et des dates d’achèvement. Cela permet de mesurer et d’améliorer l’efficacité de la structure de répartition du travail.

Être prêt à s’adapter

La structure de répartition du travail doit fournir une représentation précise du périmètre du projet. Si le projet lui-même change, ou s’il devient évident que la structure a des lacunes, les responsables doivent être prêts à la réviser à un niveau donné.

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