Politique de protection de la vie privée ServiceNow®

Entrée en vigueur le 29 mars 2019

ServiceNow, Inc. («  ServiceNow ») est conforme au règlement EU‑U.S. et Suisse‑U.S. de protection de la vie privée mis en place par le Département américain du Commerce concernant la collecte, l’utilisation et la conservation des informations personnelles transférées de l’Union européenne, du Royaume‑Uni et de la Suisse aux États‑Unis comme décrit dans la section Champ d’application ci‑dessous.  La présente Politique de protection de la vie privée résume notre adhésion aux Principes de protection de la vie privée (les «  Principes ») et nos pratiques pour les mettre en œuvre.  S’il existe un conflit entre les termes de la présente Politique de protection de la vie privée et ceux des Principes de la protection de la vie privée, ces derniers prévalent. La certification sur la protection de la vie privée de ServiceNow est disponible ici. Pour en savoir plus sur le bouclier de protection de la vie privée, consultez le site Web dédié à la protection de la vie privée du Département américain du Commerce, ici.

Champ d'application

ServiceNow respecte les Principes en matière de Données personnelles pour les Données personnelles que la société reçoit de ses Clients ou de leurs Utilisateurs dans l’Union européenne, du Royaume‑Uni et de la Suisse en lien avec l’utilisation (i) des applications téléchargées sur les appareils mobiles d’un Utilisateur (les « Applications mobiles ») ; et (ii) des applications logicielles hébergées par ServiceNow (le « Service d’abonnement »), des services d’assistance associés (les « Services d’assistance ») et des services d’experts (y compris les services professionnels, la formation et la certification) (les « Services d’experts ») que nous fournissons à nos clients.  Dans cette Politique de protection de la vie privée, le Service d’abonnement, les Services d’assistance et les Services d’experts sont collectivement désignés par le terme « Service .»

Définitions

Dans le cadre de la Politique de confidentialité :

Le terme « Contrôleur » désigne une personne ou une organisation qui, seule ou en partenariat avec d’autres, détermine les objectifs et moyens du traitement des Données personnelles.

Le terme « Client » désigne toute entité qui achète le Service.

Le terme « Données client » désigne les données électroniques téléchargées sur le Service d’abonnement par ou pour un Client ou ses Utilisateurs.

« Appareil » désigne un appareil mobile.

Le terme « Données personnelles » désigne toute information, y compris les Données sensibles (i) liées à un individu identifié ou identifiable et (ii) reçues par ServiceNow aux États‑Unis depuis l’Union européenne, le Royaume‑Uni ou la Suisse en lien avec le Service.

« Responsable du traitement » désigne toute personne physique ou morale, autorité publique, agence ou autre organisme qui traite les Données personnelles au nom d’un Contrôleur.

Le terme « Données sensibles » désigne les Données personnelles indiquant l’état de santé ou la situation médicale, l’origine ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l’appartenance à un syndicat, l’orientation sexuelle, la perpétration ou perpétration supposée d’un délit, toute procédure judiciaire en lien avec un délit commis ou supposément commis par l’individu, l’existence de cette procédure judiciaire, ou le verdict de toute cour de justice dans le cadre de cette procédure judiciaire.

Le terme « Utilisateur » désigne tout individu autorisé par le Client à accéder au Service d’abonnement et à l’utiliser.

Types de données personnelles recueillies

ServiceNow héberge et traite les Données client, y compris toutes les Données personnelles qu’elles contiennent, à la demande des Clients de ServiceNow et conformément à leurs instructions.  ServiceNow recueille aussi plusieurs types d’informations provenant de ses Clients, y compris les suivantes :

  • Des informations et correspondances que nos Clients et Utilisateurs nous soumettent, en lien avec des Services d’experts, ou d’autres demandes liées à notre Service.
  • Des informations que nous recevons de nos partenaires commerciaux en lien avec l’utilisation faite par nos Clients et Utilisateurs du Service ou avec des services proposés par nos partenaires commerciaux en leur nom, y compris la configuration du Service d’abonnement ;
  • Des informations sur l’utilisation par l’Utilisateur des Applications mobiles, dont des informations de localisation géographique et sur les Appareils de l’Utilisateur et l’identification du système d’exploitation, les identifications de connexion, la langue et le fuseau horaire.

En outre, ServiceNow recueille des informations générales sur ses Clients, y compris le nom et l’adresse de la société d’un Client, les informations relatives aux cartes de crédit, les coordonnées du représentant du Client (les « Informations générales ») afin d’établir les factures et de gérer les contrats.

Objectifs de collecte et d’utilisation

ServiceNow peut utiliser les Données personnelles soumises par nos Clients et Utilisateurs pour fournir le Service et les Applications mobiles selon les besoins, y compris la mise à jour, l’amélioration, la sécurisation et le maintien du Service d’abonnement et des Applications mobiles, et pour remplir les obligations contractuelles de ServiceNow envers ses Clients.  ServiceNow obtient également des Informations générales en lien avec la mise à disposition du Service et le maintien des relations de ServiceNow avec ses Clients.

Divulgation aux tiers

Nous pouvons divulguer les Données persornelles que nos Clients et Utilisateurs fournissent pour notre Service et nos Applications mobiles :

  • à nos filiales et nos sociétés affiliées ;
  • aux prestataires, partenaires commerciaux et fournisseurs de services qui soutiennent notre Service ;
  • dans l’éventualité où ServiceNow vend ou transfère tout ou une partie de son activité ou de ses actifs (y compris dans le cas d’une fusion, acquisition, joint venture, restructuration, dissolution ou liquidation), les Données personnelles détenues par ServiceNow concernant les Clients font partie des actifs transmis à l’acheteur ou acquéreur ;
  • si la loi ou une procédure juridique l’exige ;
  • en réponse à des demandes légales émanant des autorités publiques, y compris pour répondre aux exigences en matière de sécurité nationale, d’intérêt public ou d’application de la loi.

Accès

De manière générale, les individus appartenant à l’Union européenne, au Royaume‑Uni et à la Suisse peuvent généralement accéder à leurs Données personnelles.  En tant qu’agent traitant des Données personnelles pour le compte de ses Clients, la société ServiceNow ne possède ni ne contrôle les Données personnelles qu’elle traite pour le compte de ses Clients ou de leurs Utilisateurs et n’a pas de relation directe avec les Utilisateurs dont les Données personnelles peuvent être traitées dans le cadre de la mise à disposition du Service.  Attendu que chaque Client contrôle les informations, y compris les Données personnelles, qu’il recueille auprès de ses Utilisateurs, la manière dont ces informations sont utilisées, divulguées et dont elles peuvent être modifiées, les Utilisateurs du Service d’abonnement doivent s’adresser à l’administrateur compétent du Client pour toute demande portant sur les modalités de consultation et de rectification des Données personnelles contenues dans les Données client.  Si un Utilisateur effectue une demande de consultation ou de rectification à ServiceNow, nous transférons la demande au Client ServiceNow concerné et aidons si nécessaire ce Client à répondre à toute demande.

Pour consulter ou rectifier des Informations générales qu’il a fournies, le Client doit contacter directement le responsable de son compte ServiceNow ou utiliser les coordonnées indiquées ci‑dessous.  

Choix

Conformément aux Principes, la société ServiceNow offrira le choix aux Clients et Utilisateurs un choix dans la mesure où elle (i) divulgue leurs Données personnelles à des Contrôleurs tiers, ou (ii) utilise leurs Données personnelles dans un but sensiblement différent de celui pour lequel les Données personnelles ont été initialement recueillies ou par la suite autorisé par le Client ou Utilisateur.  Dans la mesure exigée par les Principes, la société ServiceNow obtiendra également un consentement si elle s’engage dans certaines utilisations ou divulgations des Données sensibles.  Sauf dans les cas où ServiceNow offre aux Clients et Utilisateurs spécifiquement le choix, ServiceNow utilise les Données personnelles dans le même but que celui indiqué dans la présente Politique.

ServiceNow peut divulguer les Données personnelles des Clients et Utilisateurs sans offrir de possibilité de retrait et peut être amené à divulguer les Données personnelles, (i) à des Responsables de traitement tiers que ServiceNow a engagé pour réaliser des services en son nom et conformément à ses instructions, (ii) si une loi ou procédure juridique l’exige ou (iii) en réponse à des demandes légales émanant des autorités publiques, y compris pour répondre aux exigences en matière de sécurité nationale, d’intérêt public ou d’application de la loi.  ServiceNow se réserve également le droit de transférer les Données personnelles dans le cadre d’un audit ou si la société vend ou transfère tout ou partie de son activité ou de ses actifs (y compris dans le cas d’une fusion, acquisition, joint venture, restructuration, dissolution ou liquidation).

Responsabilité des transferts ultérieurs

ServiceNow se conforme au Principe de la protection de la vie privée concernant la responsabilité des transferts ultérieurs.  ServiceNow demeure responsable en vertu des Principes si les destinataires des transferts ultérieurs traitent les Données personnelles d’une manière contraire aux Principes, sauf si la société ServiceNow prouve qu’elle n’est pas responsable de l’événement qui a donné lieu au dommage.

Résolution des conflits

Si ServiceNow conserve vos Données personnelles pour l’un des Services auxquels la certification de protection de la vie privée s’applique, vous pouvez adresser toute demande ou réclamation concernant notre conformité à la protection de la vie privée à l’adresse privacy@servicenow.com, ou par courrier, aux États‑Unis, dans l’Union européenne, au Royaume‑Uni ou en Suisse, par courrier comme indiqué ci‑dessous.  ServiceNow est tenu de vous répondre sous 45 jours.Si votre réclamation ne peut pas être satisfaite via les procédures internes de ServiceNow, ServiceNow collabore avec la société JAMS selon les Règles de médiation internationale JAMS disponibles sur le site Web de la société JAMS à l’adresse www.jamsadr.com/international‑mediation‑rules.  La médiation JAMS peut débuter comme indiqué dans les règles JAMS concernées.  Le médiateur peut proposer toute solution appropriée, comme la suppression des Données personnelles concernées, la publication des conclusions de non‑conformité, le paiement d’un dédommagement pour les dommages encourus en conséquence de la non‑conformité ou la cessation du traitement des Données personnelles du Client ou de l’Utilisateur qui a porté la réclamation.  Le médiateur, ou le Client ou l’Utilisateur, peut aussi porter le problème devant la Commission fédérale américaine du commerce, qui a pouvoir d’enquête et d’exécution sur ServiceNow concernant la protection de la vie privée.  Sous certaines conditions, les Clients et Utilisateurs peuvent demander un arbitrage exécutoire pour traiter une réclamation concernant la conformité de ServiceNow aux Principes.

Contacter ServiceNow

Pour toute question ou tout commentaire au sujet de la présente Politique et de nos pratiques de confidentialité, ou si vous avez besoin d’actualiser, de rectifier ou de supprimer vos informations, contactez‑nous à privacy@servicenow.com ou par courrier à :

ServiceNow, Inc.
Attn : Privacy
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054

Le courrier peut être également adressé à notre filiale basée dans l’Union Européenne, ServiceNow Nederland B.V., à l’adresse suivante :

ServiceNow Nederland B.V.
Attn : Legal Department
Hoekenrode 3
1102 BR Amsterdam
Pays‑Bas

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Nous vous remercions d'avoir soumis votre demande. Un représentant de ServiceNow vous contactera dans les prochaines 48 heures.

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