Qu’est-ce que l’automatisation des processus business ?

L’automatisation des processus business améliore la production opérationnelle et la satisfaction des clients.

Bien que l’automatisation des processus puisse sembler être une nouvelle approche de l’entreprise, elle existe en fait depuis un certain temps. Au XIXe siècle, l’avènement de la révolution industrielle a vu l’intégration de processus automatiques permettant d’améliorer la productivité des usines. Plus tard, dans les années 1930 et 1940, les contrôleurs automatiques rétroactifs ont fait leur apparition dans les chaînes de montage. À partir des années 1980, les systèmes robotiques ont commencé à modifier les méthodes de production dans un large éventail de secteurs.

Cependant, ce n’est que dans les années 2000 que l’automatisation des processus a commencé à se développer, avant de devenir le moteur IT actuel. À mesure qu’une vaste gamme de nouveaux outils et d’applications logicielles devient plus largement disponible, l’automatisation des processus évolue en une composante essentielle des entreprises modernes.

Mais qu’est-ce que l’automatisation des processus business exactement ?

En termes simples, l’automatisation des processus business (BPA) décrit l’utilisation de technologies avancées pour automatiser les tâches répétitives associées aux processus et aux workflows, ce qui se traduit par une efficacité accrue, une réduction des coûts et une augmentation de la satisfaction des employés et des clients.

Aujourd’hui, environ 97 % des décideurs IT des entreprises estiment que l’automatisation des processus business est essentielle. En outre, on prévoit qu’au cours des 24 prochains mois, l’automatisation des processus business devrait augmenter de 58 %.

Compte tenu de la disponibilité généralisée des solutions d’automatisation et du nombre croissant de processus utilisés dans les entreprises modernes, le terme automatisation des processus business peut sembler un peu flou. Cela est dû au fait que les applications possibles de l’automatisation des processus de production ne sont limitées que par les options des outils que vous avez choisis. Nous présentons ici plusieurs cas d’utilisation de l’automatisation des processus :

Bons de commande

La création de demandes de bons de commande est à la fois longue et répétitive. Dans le même temps, elle implique souvent plusieurs niveaux d’approbation et repose sur des informations extrêmement précises. L’automatisation des processus business permet d’éliminer les erreurs dans les commandes et de rationaliser le processus d’autorisation pour une approbation plus rapide et des résultats plus fiables.

Embauche d’employés

Le processus d’embauche des employés est différent pour chaque organisation, mais il comprend généralement une variété de tâches essentielles et de formulaires d’information. L’automatisation des processus aide les personnes impliquées à passer rapidement d’une tâche à l’autre, en s’assurant que tout le monde a accès aux bonnes informations et dispose d’une visibilité claire sur le statut du processus d’embauche.

Mise en service de comptes utilisateur

Au fur et à mesure que de nouveaux employés se joignent à l’entreprise et que les responsabilités des employés actuels augmentent et s’adaptent, s’assurer que chacun a accès aux systèmes et aux ressources appropriés peut devenir une tâche ardue. L’automatisation des processus de mise en service des comptes garantit que les bons privilèges sont accordés aux bons employés, en tenant les personnes concernées informées à tout moment.

Génération et distribution des rapports

Les solutions de reporting automatisées interagissent avec les outils de surveillance et d’analyse pour compiler et fournir automatiquement les rapports essentiels. Cela permet non seulement de libérer le temps des employés pour d’autres tâches, mais également de réduire le temps de création de rapports et le nombre d’erreurs humaines. Les rapports peuvent être créés et distribués en quelques minutes, au lieu des heures que le même exposé pourrait demander à un travailleur humain.

Gestion des feuilles de calcul

De même que pour la création de rapports, la saisie manuelle de données dans des feuilles de calcul peut s’avérer laborieuse et fastidieuse. La BPA peut gérer le formatage, le copier-coller et les autres tâches chronophages, afin que vos feuilles de calcul soient précises et prêtes lorsque vous en avez besoin.

Monitoring du journal des événements

L’automatisation peut vous aider à garder un œil plus attentif sur vos journaux d’événements. Elle peut alerter les parties concernées lorsque des problèmes se produisent, et peut même être utilisée pour résoudre automatiquement certains problèmes ou certaines erreurs.

Ce ne sont là que quelques-unes des possibilités que l’automatisation des processus business offre à votre entreprise.

L’automatisation des processus business facilite la tâche des employés : elle libère le personnel pour d’autres tâches non automatisables, tout en lui permettant d’accomplir et de produire plus. L’automatisation crée des processus efficaces tout en réduisant considérablement les risques d’erreur. Au final, elle permet à votre entreprise de réaliser des économies et de se concentrer davantage sur la prestation d’un service client de qualité.

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Comme indiqué précédemment, l’automatisation des processus business peut être utilisée pour diverses tâches dans n’importe quel département ou système. Cela dit, certains processus bénéficient davantage de l’automatisation que d’autres. Lors de l’identification des processus business à automatiser, tenez compte des facteurs suivants :

  • Volume de tâches
    À quel point la séquence de tâches requise est-elle complexe? Les processus qui comprennent un grand nombre de tâches manuelles peuvent grandement bénéficier de l’automatisation, en déchargeant les employés de la responsabilité de ces tâches.
  • Nombre de personnes impliquées
    Si un processus comprend un grand nombre d’employés de différents niveaux, la BPA peut contribuer à maintenir la fluidité de l’ensemble. En automatisant certaines responsabilités et en libérant potentiellement des personnes de processus courants, elle améliore l’efficacité et la rapidité.
  • Urgence
    La capacité de l’automatisation des processus à rationaliser les tâches peut faire toute la différence lorsqu’il s’agit de faire face à des délais imminents. L’automatisation des étapes clés permet d’accélérer les délais d’exécution.
  • Impact sur d’autres processus
    Lorsqu’un processus est interconnecté avec d’autres processus ou systèmes, sa précision est primordiale. L’automatisation peut contribuer à garantir que les bonnes données sont transmises, de sorte que les processus dépendants disposent des informations dont ils ont besoin pour fonctionner de manière optimale.
  • Besoin de visibilité
    Lorsqu’un processus est interconnecté avec d’autres processus ou systèmes, sa précision est primordiale. L’automatisation peut contribuer à garantir que les bonnes données sont transmises, de sorte que les processus dépendants disposent des informations dont ils ont besoin pour fonctionner de manière optimale.
  • Exigence de conformité
    Les lois et réglementations doivent toujours être prises au sérieux. L’automatisation des processus peut aider votre entreprise à suivre le rythme de l’évolution des réglementations, de sorte qu’à terme, vous ne soyez pas confronté à des pénalités.

Vous n’avez pas à concevoir l’automatisation de vos processus business de A à Z ; il existe un certain nombre d’outils d’automatisation des processus pour vous aider à adopter une automatisation efficace. Cependant, pour tirer le meilleur parti de votre solution d’automatisation des processus, vous devrez faire preuve de détermination et de rigueur dans votre approche. Voici quelques bonnes pratiques pour l’automatisation des processus business :

  • Avant de commencer la mise en œuvre de l’automatisation, examinez en détail les processus que vous envisagez d’automatiser. Notez les tâches concernées, les échéances ou les contraintes de temps, et notez qui est responsable de l’exécution de ces tâches.
  • Définissez clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre pour vos processus automatisés. Ces objectifs peuvent inclure la réduction des heures de travail, l’amélioration de la cohérence, la réduction des coûts ou des frais généraux, l’amélioration de la stabilité opérationnelle, etc. L’important est de définir des objectifs clairs et d’intégrer des mesures quantifiables. Cela vous aidera à mieux orienter vos efforts d’automatisation et vous permettra d’évaluer avec précision leur efficacité.

  • Mesurez vos résultats, mais gardez à l’esprit que les avantages de la BPA peuvent parfois mettre un certain temps à se manifester. Une approche accélérée et agile vous permettra de corriger le tir si nécessaire, et une perspective à long terme donnera à votre solution d’automatisation le temps de rentabiliser votre investissement.

  • Inutile de « réinventer la roue » ; des outils prêts à l’emploi peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de l’automatisation des processus business. Là où les outils prédéfinis peuvent faire défaut, envisagez de chercher des solutions sur les forums d’utilisateurs. L’utilisation des outils disponibles vous aidera à limiter votre investissement.

  • Formez vos employés sur la manière de tirer le meilleur parti de votre solution d’automatisation des processus. N’oubliez pas que l’adoption totale peut être difficile, en particulier si vos équipes sont habituées à une autre façon de procéder. Assurez-vous d’informer vos employés sur les avantages de l’automatisation des processus et laissez-leur le temps de s’adapter.

Lorsque le moment est venu de mettre en œuvre l’automatisation des processus business pour votre entreprise, trois options de base s’offrent à vous :

  • Créer une solution d’automatisation des processus personnalisée à partir de zéro
  • Utiliser des intégrations point à point pour automatiser uniquement des parties spécifiques de vos processus business
  • Utiliser des plateformes d’automatisation des processus business prêtes à l’emploi

Une solution personnalisée conçue en interne permet de déterminer plus librement la fonctionnalité de vos automatisations, mais elle peut également finir par coûter beaucoup plus cher en termes d’heures de travail IT, tant pour la conception que pour la maintenance. Les solutions d’automatisation des processus entièrement personnalisées sont généralement utilisées par les entreprises dotées de systèmes hérités complexes, qu’il est impossible de connecter aux systèmes modernes via des API.

Les intégrations point à point coûtent moins cher que l’automatisation personnalisée des processus et vous permettent de sélectionner les domaines spécifiques que vous souhaitez automatiser, mais aboutissent souvent à des solutions désorganisées difficiles à comprendre, à entretenir ou à réparer. En outre, ce type de BPA n’est accompagné d’aucun guide d’utilisation. Si la personne responsable de la configuration décide de quitter votre entreprise, vous ne serez peut-être pas en mesure de maintenir son fonctionnement à long terme.

Investir dans des outils d’automatisation des processus offre une solution fiable et économique qui permet également la personnalisation. De plus, grâce aux didacticiels, à la formation et à l’assistance du fournisseur d’outils, la mise en œuvre de votre solution d’automatisation est souvent simple et facile.

Une solution d’automatisation des processus business adaptée peut apporter un certain nombre d’avantages à votre entreprise. En voici quelques exemples :

  • Productivité accrue
  • Transparence accrue des processus
  • Surveillance efficace en temps réel
  • Meilleur délai d’exécution
  • Réduction des coûts associés aux tâches manuelles
  • Meilleure utilisation des ressources des employés

Lorsque vous examinez les différentes options d’outils BPA, sachez que toutes les solutions ne proposent pas les mêmes fonctionnalités. Voici quelques critères pour vous aider à choisir un outil BPA efficace :

  • Facilité d’utilisation
    Les outils BPA ne doivent pas exiger des utilisateurs experts. Assurez-vous que l’outil que vous choisissez est suffisamment simple pour que vos employés puissent l’utiliser avec une légère formation.
  • Analyses et reporting
    Les options intégrées d’analyse et de reporting vous permettent de suivre les KPI importants, afin d’identifier les problèmes rencontrés par les processus business, d’identifier et de hiérarchiser les candidats à l’automatisation, et d’évaluer l’efficacité de vos solutions d’automatisation.
  • Intégration
    Automatiser les processus implique souvent de travailler en étroite collaboration avec une gamme de logiciels et d’applications. Choisissez un outil qui s’intègre efficacement sans solution de contournement majeure.
  • Fonctionnalité mobile
    Étant donné que de plus en plus d’utilisateurs intègrent des équipements mobiles à leurs technologies business habituelles, votre BPA doit suivre le mouvement et offrir des fonctionnalités mobiles fiables. Si l’outil n’est accessible que sur les ordinateurs de bureau, son adoption complète peut s’avérer difficile.
  • Prix initial
    Les solutions BPA sont conçues pour offrir un retour sur investissement positif, mais vous devez tout de même pouvoir établir un budget précis à leur égard. Étudiez les options qui s’offrent à vous afin de vous assurer qu’aucun coût caché n’est susceptible de grever votre budget, et examinez les différentes options de licence pour vous assurer de sélectionner celle qui convient le mieux à vos besoins.
  • Évolutivité
    Un outil qui vous convient aujourd’hui peut ne pas être en mesure de gérer la complexité et la charge de travail accrues de votre entreprise dans cinq ans. Choisissez un BPA capable d’évoluer et de se développer avec votre entreprise.
  • Modélisation visuelle des processus
    Si votre outil d’automatisation des processus nécessite une connaissance approfondie du codage et de la conception logicielle, il est fort probable que vos développeurs soient les seuls à l’utiliser. Les options low-code qui s’appuient sur la modélisation visuelle des processus soulagent votre service IT d’une partie de sa charge, à l’aide d’interfaces graphiques permettant aux non-codeurs de créer des automatisations de travail. Apprenez-en davantage sur l’utilisation d’une approche low-code pour l’automatisation des processus business sur Now Platform App Engine.

La BPA apporte des avantages significatifs aux entreprises en simplifiant les systèmes et les workflows, ce qui se traduit par une réduction des coûts, une précision accrue, une meilleure visibilité et une meilleure allocation des ressources des employés. Passez à l’étape suivante de l’optimisation de vos processus business, avec ServiceNow.

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