Il existe un moyen plus rapide et plus efficace de distribuer les vaccins


Il existe un moyen plus rapide et plus efficace de distribuer les vaccins

Les workflows digitaux peuvent contribuer à relever l’un des plus gros défis logistiques jamais rencontrés

PAR MIKE LUESSI ET CHRIS DILLEY

L’arrivée de plusieurs vaccins contre la COVID-19 a suscité l’espoir que la fin de cette pandémie pourrait se profiler plus rapidement que prévu. Mais la production d’un vaccin est la première étape d’un processus extrêmement complexe qu’il faut suivre minutieusement.

L’automne dernier, le gouvernement américain s’est fixé l’objectif de vacciner 20 millions de ses citoyens d’ici la fin de l’année 2020. Au 24 janvier 2021, 18,5 millions de personnes avaient été vaccinées.

Au cours des dernières semaines, nous avons discuté avec les gouvernements, les fournisseurs et les analystes des problèmes qui ont ralenti la distribution et l’administration des vaccins. L’une des difficultés majeures est une dépendance excessive vis-à-vis de processus lents, manuels et sujets aux erreurs qui peuvent submerger le personnel médical et les systèmes de santé.

Nous avons constaté plusieurs exemples de centres de soin qui utilisent les e-mails comme méthode principale pour planifier leurs rendez-vous de vaccination. Souvent, les e-mails ne sont pas lus par les médecins très occupés qui constituent le premier groupe prioritaire. Par conséquent, ils ne se présentent pas aux rendez-vous programmés et les autres employés ont tendance à croire que des rendez-vous sont disponibles alors que ce n’est pas le cas.

Les hôpitaux sont en état de siège en raison de la pandémie et des erreurs ne manquent pas de se produire. Cependant, il existe une meilleure façon de gérer l’un des plans de vaccination les plus importants de notre histoire.

Nous disposons d’une arme puissante et innovante dans la lutte contre la COVID-19 : des workflows digitaux qui automatisent les processus critiques, accroissent la responsabilité et améliorent considérablement l’efficacité.

[À lire : Convertir les vaccins en vaccinations]

Même un programme de vaccination parfaitement optimisé ne mettra pas fin à la pandémie à lui seul. Nous devrons encore porter des masques et conserver des protocoles de distanciation sociale pendant les mois à venir, selon un nouveau modèle développé par des chercheurs de l’Université de Columbia et présenté dans le New York Times.

Mais les workflows digitaux ont transformé des fonctions manuelles lentes dans des dizaines de secteurs. Dans la lutte pour vacciner les 7,8 milliards d’habitants dans le monde, ils peuvent offrir la vitesse, la transparence et la coordination dont les organisations essentielles ont besoin pour faire face à cette crise mondiale.

Une dose désagréable de réalité
La gestion des vaccins contre la COVID-19 est le plus grand défi de gestion des workflows de notre temps. Pour gagner, nous devons aller plus vite que le virus. Pour ce faire, les gouvernements devront travailler de concert avec les fournisseurs de soins de santé, les pharmacies et les autres entités impliquées dans l’administration des vaccins.

Les systèmes de santé et les agences gouvernementales savent comment vacciner les gens. Ce qu’ils ne savent pas, c’est comment le faire 15,6 milliards de fois à l’échelle mondiale (la plupart des personnes à vacciner auront besoin de deux doses), très rapidement et avec un degré de précision dans la communication, la coordination et la collaboration qui n’a sans doute aucun équivalent dans le passé.

Les questions relatives à la chaîne d’approvisionnement sont particulièrement délicates. Nous devons fournir suffisamment de vaccins pour chaque personne. Chaque dose doit être conservée à des températures spécifiques, de sa fabrication à son inoculation. Les systèmes de santé doivent suivre qui a reçu une première injection, puis programmer les deuxièmes à des dates précises. Ils doivent également effectuer un suivi auprès de chaque patient et contrôler les effets secondaires indésirables.

Nous en sommes maintenant aux premières étapes du déploiement des vaccins et, dans de nombreuses régions, le système est déjà en échec. Heureusement, les workflows digitaux peuvent aider à optimiser l’administration des vaccins en automatisant les éléments critiques de ce processus, notamment la gestion des stocks, la dotation en personnel, la planification, l’assistance, les communications avec les patients, les rapports, etc.

Trois clés pour une administration efficace des vaccins
Chez ServiceNow, nous travaillons avec toutes les parties prenantes, des grandes agences gouvernementales aux petits groupes pharmaceutiques et de soins de santé privés, afin de les aider à gérer leur gestion vaccinale. Notre nouvelle solution Vaccine Administration Management vient appuyer l’objectif du président Joe Biden d’assurer 100 millions de vaccinations dans les 100 premiers jours de son mandat, avec des mesures immédiates mises en œuvre par l’administration Biden-Harris pour « convertir les vaccins en vaccinations ».

Le Département de la Santé et des Services sociaux de l’État de Caroline du Nord et NHS Scotland comptent parmi la centaine d’organisations qui travaillent actuellement avec ServiceNow dans le cadre de leurs activités de gestion des vaccins. Sur la base de notre expérience avec toutes ces organisations, nous avons identifié trois axes prioritaires essentiels :

1. Établir un centre de contrôle de la gestion des vaccins
Compte tenu du nombre d’entités des secteurs privé et public impliquées dans le processus d’administration des vaccins, il est essentiel de définir les rôles et responsabilités de chaque organisation.

Jusqu’à présent, l’approche américaine a été la suivante : le gouvernement fédéral fournit les vaccins contre la COVID-19 et les États décident de la manière de les administrer. Les services de l’État déterminent les systèmes de communication, de reporting et d’autres fonctions qu’ils doivent fournir. En cas d’insuffisances, les États font appel à leurs équipes d’intervention d’urgence ou à leurs services de santé ou de sécurité publique pour les pallier. Si ces organisations ne parviennent pas à remédier aux insuffisances, elles demanderont généralement aux systèmes de santé de le faire.

Les administrations des États et locales doivent coopérer avec une précision symphonique. La bonne nouvelle, c’est qu’elles ont un modèle à suivre : un « playbook » de vaccination élaboré l’automne dernier par les Centres pour le contrôle et la prévention des maladies aux États-Unis, qui énonce les principales exigences opérationnelles pour que les vaccins soient administrés aux patients le plus rapidement possible.

Au niveau national et mondial, la gestion des workflows digitaux peut fournir une vue de tableau de bord inestimable de tous les éléments mobiles de ce processus.

2. Accorder une attention particulière aux transferts d’informations
Les organismes de santé savent comment gérer les approvisionnements en vaccins et planifier les rendez-vous de vaccination. Toutefois, ils ont moins l’habitude de coordonner les efforts de vaccination avec les autorités locales et régionales.

Les problèmes les plus importants liés à l’administration des vaccins se posent généralement lorsqu’une organisation transfère ses responsabilités à une autre. Là encore, les outils de gestion des workflows peuvent être utiles, car ils permettent aux fournisseurs de synchroniser plus facilement leurs efforts avec les autres partenaires de la chaîne d’approvisionnement.

3. Créer une chaîne logistique d’informations
Nous avons tous vu la une des journaux dernièrement. De nombreux hôpitaux, dépassés par le nombre de patients atteints de la COVID-19, n’ont pas assez de personnel pour administrer les injections. Les autorités locales sont généralement prévenues peu de temps à l’avance de l’arrivée des vaccins, ce qui les oblige à batailler pour planifier les vaccinations. De plus, de nombreux publics n’ont pas facilement accès aux informations sur l’efficacité des vaccins.

Il nous faut une chaîne logistique d’informations qui progresse en amont du vaccin, afin que tout le monde soit préparé à son arrivée. Les fournisseurs doivent savoir combien de doses de vaccins ils vont recevoir, ainsi que quand et où elles arriveront. Les patients doivent savoir quand ils pourront escompter recevoir une injection et où ils devront se présenter pour l’obtenir.

En fin de compte, le vaccin ne fonctionnera que si un nombre suffisant de personnes en bénéficient. Une enquête réalisée en décembre par la Kaiser Family Foundation a révélé que plus d’un Américain sur quatre hésitait à se faire vacciner, en raison d’inquiétudes quant à l’innocuité du vaccin et d’un manque de confiance envers les pouvoirs publics.

L’accès à des informations fiables est essentiel pour établir la confiance. Avant que quelqu’un ne reçoive une piqûre dans le bras, les agences gouvernementales, les fournisseurs de soins de santé et les citoyens doivent être mieux informés. C’est une autre façon pour les workflows digitaux de contribuer à mettre fin à la pandémie.

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