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Déclaration de confidentialité relatives aux candidats

En vigueur à compter du 24 mai 2018

Objectif et champ d'application

La présente Déclaration de confidentialité relative aux candidats (« Déclaration relative aux candidats ») définit les pratiques en matière de confidentialité de ServiceNow, Inc. y compris ses filiales et sociétés affiliées, (collectivement, « ServiceNow » ou « nous ») qui s'appliquent à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation d'informations personnelles de nos candidats (« vous » et « votre ») pour un emploi, y compris les stages, chez ServiceNow via nos portails de recrutement, sites Web ou autres procédures de recrutement (collectivement, les « Sites de recrutement »).

Dans le cadre de cette Déclaration relative aux candidats :

  • « Candidat à l'emploi » signifie un candidat actuel ou un ancien candidat à un emploi chez nous.
  • « Données du candidat » signifie les informations que nous traitons en rapport avec votre demande d'emploi ou pour des entretiens.

Comment nous obtenons les informations

Comme décrit plus en détail ci‑dessous, nous recueillons, auprès de vous et à votre sujet, plusieurs types d'information qui appartiennent aux catégories suivantes :

  1. Informations que vous nous fournissez volontairement comme Données du candidat
    • Coordonnées personnelles (nom, adresse, numéro de téléphone, etc.)
    • Nationalité et statut d'immigration
    • Titre du poste
    • Informations sur la rémunération (par exemple, les actions et les détails sur les droits aux actions attribuées)
    • Vérification des antécédents et dépistage de drogues (lorsque la loi le permet ou l'exige)
    • Contrats de travail
    • Évaluations des compétences et parcours scolaire
  2. Informations que nous recueillons provenant de tiers
  3. ServiceNow peut obtenir des informations auprès d'autres sources à votre sujet, en rapport avec votre demande d'emploi et dans le cadre du processus d'entretien, dans la mesure permise par la loi applicable. Par exemple, en nous contactant, nous obtenons des informations auprès de tiers tels que des référents, des cabinets de recrutement, des fournisseurs de services de vérification d'identité et des antécédents et d'autres sites Web (sous réserve des politiques de confidentialité de ces tiers). Par exemple, vous pouvez choisir de nous donner accès à certaines informations personnelles stockées par des tiers sur des réseaux sociaux professionnels (par exemple, LinkedIn).

  4. Informations que nous recueillons lorsque vous naviguez sur le site de recrutement
  5. Lorsque vous naviguez sur notre site de recrutement, nous pouvons également recueillir certaines informations relatives à votre utilisation de nos sites Web à l'aide de « cookies » et d'autres technologies similaires de suivi.

    Pour plus de détails, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies.

Comment nous utilisons les informations

Nous pouvons utiliser les informations que nous recueillons sur vous à des fins de recrutement et de gestion des ressources humaines au niveau mondial, y compris :

  • L'exécution de fonctions et activités liées aux ressources humaines, y compris le traitement et l'évaluation de votre candidature, l'évaluation de votre admissibilité à travailler, la prise de décisions en matière d'embauche et la gestion et l'amélioration de nos processus de recrutement et d'embauche.
  • L'exécution des obligations découlant des lois relatives à l'emploi et aux avantages sociaux
  • La gestion de la sécurité et de la santé au travail
  • La gestion de la participation des employés aux avantages, aux compensations, aux ressources humaines et aux plans et programmes de formation.
  • Pour vous informer des opportunités d'emploi futures (sauf si vous ne souhaitez pas être contacté à ce sujet)
  • Le respect des obligations légales et des directives internes
  • La gestion et la conduite des activités professionnelles, y compris l'affectation des actifs et des ressources humaines de l'entreprise ; la gestion de projets, la gestion de dossiers et la compilation des pistes d'audit ou d'autres outils de création de rapports ; la gestion des fusions, acquisitions, ventes, réorganisations ou cessions et intégration avec l'acheteur.
  • La gestion du portail en ligne des carrières et la vérification des antécédents et d'autres vérifications préalables à l'emploi dans la mesure permise par la loi applicable.

Si vous êtes embauché, les informations relatives à la candidature peuvent être utilisées dans le cadre de votre emploi (par exemple, pour établir un dossier d'emploi ; administrer la participation des employés aux avantages et aux plans et programmes de formation ; ou mener des activités d'intégration, y compris l'accès aux systèmes internes).

En général, nous n'exigeons pas des candidats à un emploi qu'ils fournissent des informations personnelles sensibles (telles que des renseignements sur la santé, l'origine ethnique, la religion ou l'orientation sexuelle), mais vous pouvez fournir ces informations volontairement, à votre convenance. Si vous acceptez de fournir ces informations, elles ne seront en principe utilisées qu'à des fins de suivi de la diversité en entreprise et que pour contribuer à vous fournir un environnement de travail approprié (par exemple, si vous avez besoin d'un accès pour personnes handicapées) et ne seront pas un facteur dans le processus d'embauche ou de sélection.

Pour certaines responsabilités (par ex., des responsabilités fédérales aux États‑Unis), nous pouvons demander votre nationalité pour confirmer que nous respectons nos obligations légales.  Ces informations seront visibles dans le processus d'embauche, car elles sont nécessaires pour déterminer l'admissibilité à l'emploi.

Dans certains pays et pour certaines fonctions, il se peut que nous devions procéder à des contrôles d'antécédents criminels et à un dépistage de drogues, mais seulement lorsque les lois applicables l'exigent ou le permettent.  Si tel est le cas, toute information que nous traitons à cet égard sera considérée comme strictement confidentielle et utilisée uniquement dans le but d'évaluer votre admissibilité à un emploi ou à des fonctions spécifiques chez nous.

Comment nous partageons les informations recueillies

Nous pouvons divulguer des informations personnelles contenues dans les Données du candidat aux destinataires suivants :

  • Les filiales et sociétés affiliées (y compris celles situées en dehors de l'Union européenne et de la Suisse) pour déterminer les rôles auxquels vous pourriez être admissible et à d'autres fins décrites dans la présente Déclaration relative au candidat.
  • Les fournisseurs de services qui sont en charge de prestations en notre nom, y compris pour les utilisations décrites ci‑dessus. Nous n'autorisons nos fournisseurs de services à utiliser ou à divulguer les Données du candidat que lorsque cela est nécessaire pour fournir des services en notre nom et uniquement conformément à nos instructions ou pour se conformer aux exigences légales. Nous exigeons également que nos fournisseurs de services protègent de façon appropriée la confidentialité et la sécurité des Données du candidat.
  • Un acheteur potentiel (et ses agents et conseillers) dans le cadre d'une possible fusion ou acquisition, ou de toute forme de vente ou de transfert de tout ou partie de nos actifs (y compris en cas de réorganisation, de dissolution ou de liquidation), auquel cas les Données du candidat que nous détenons feront partie des actifs transférés à l'acheteur ou à l'acquéreur. En cas de vente, de fusion ou d'acquisition, nous déploierons des efforts raisonnables pour ordonner au cessionnaire d'utiliser les Données du candidat conformément à la présente Déclaration relative au candidat.
  • Tout organisme d'application de la loi, organisme de réglementation, agence gouvernementale, tribunal ou autre tierce partie pour : (i) se conformer à toute décision de justice, à une demande d'un organisme d'application de la loi compétent ou à toute autre obligation légale ; (ii) appliquer les modalités d'utilisation de notre site Web ou les modalités de tout autre accord ; et (iii) protéger les droits, la propriété ou la sécurité de ServiceNow ou d'autres, ou toute autre obligation légale.
  • Toute autre personne qui a reçu votre consentement à la divulgation.

Base juridique du traitement

Si vous faites partie de l'Espace économique européen, nous ne recueillerons en principe des informations personnelles vous concernant que si nous avons obtenu votre consentement ou si le traitement de ces données sert nos intérêts légitimes (par exemple, l'évaluation de votre demande d'emploi chez ServiceNow) et si le traitement sert nos intérêts légitimes à la condition que vos intérêts relatifs à la protection des données ne prévalent pas. Dans certains cas, nous pouvons également être légalement tenus de recueillir auprès de vous des informations personnelles. Lorsque nous recueillons des informations personnelles sensibles à votre sujet, nous ne le ferons normalement qu'avec votre consentement explicite ou lorsque nous avons l'obligation, en vertu des lois sur l'emploi, de traiter ces informations.

Si vous avez des questions ou avez besoin d'informations supplémentaires concernant la base juridique sur laquelle nous recueillons et utilisons vos informations personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies ci‑dessous.

Transferts internationaux

Nous et nos fournisseurs de services pourrons transférer vos Données de candidat à des juridictions autres que celle auxquelles vous les avez transmises, y compris les États‑Unis. La présente Déclaration relative au candidat s'applique partout où vos données sont traitées.

ServiceNow, Inc. respecte le cadre des Boucliers de protection des données UE‑États‑Unis et Suisse‑États‑Unis, tels qu'établis par le Département américain du Commerce en ce qui concerne la collecte, l'utilisation et la conservation des informations personnelles transférées de l'Espace économique européen vers les États‑Unis. Pour en savoir plus sur le « Bouclier de protection des données » et l'étendue de la participation de ServiceNow, consultez le site Web du Département américain du Commerce :https://www.privacyshield.gov/welcome.

Si vous êtes un visiteur de l'Espace économique européen (« EEE »), nous protégeons vos informations personnelles lorsqu'elles sont transférées en dehors de l'EEE en :

  • les traitant dans un cadre dont la Commission européenne a déterminé qu'il assure un niveau adéquat de protection des informations personnelles ;
  • les traitant, lorsque vos informations personnelles sont transférées à ServiceNow, Inc. aux États‑Unis, conformément à nos engagements en matière de Bouclier de protection des données, décrits ci‑dessus ; ou
  • mettant en œuvre des mesures de protection appropriées pour protéger vos informations personnelles, y compris en utilisant des clauses contractuelles standard adoptées par la Commission européenne.

Si vous avez besoin de plus d'informations sur nos transferts internationaux des informations personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies ci‑dessous.

Sécurité et confidentialité

Nous recourrons à des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données du candidat de toute destruction accidentelle ou illégale, perte, altération, divulgation et accès non autorisés. Nos employés ayant accès aux Données du candidat sont tenus de garder ces informations confidentielles et sécurisées.

Conservation

À moins qu'une période de conservation plus longue ne soit requise par la loi, nous conservons les Données du candidat lorsque nous avons un besoin professionnel légitime de le faire ou aussi longtemps que ces données sont nécessaires pour atteindre les objectifs décrits dans la présente Déclaration relative aux candidats. En outre, nous pouvons également conserver les Données du candidat afin d'étudier son profil pour d'autres offres d'emploi sous réserve que la loi l'autorise et que vous nous autorisez à conserver vos données à de telles fins.

Nous pouvons supprimer les Données du candidat à tout moment si la loi l'autorise ou l'exige. Lorsque nous n'avons aucun besoin professionnel légitime de traiter vos informations personnelles, nous les supprimerons ou les rendrons anonymes. Si cela n'est pas raisonnablement faisable, nous stockerons vos informations personnelles en toute sécurité et les protégerons de tout traitement ultérieur jusqu'à ce qu'il soit possible de les supprimer.

Vos droits en matière de confidentialité

Nous vous fournissons certains droits concernant vos Données de candidat :

  • Si vous souhaitez accéder, corriger, mettre à jour ou demander la suppression de vos informations personnelles et que vous n'êtes pas en mesure de le faire avec l'outil de demande d'emploi que nous utilisons, vous pouvez envoyer un e‑mail à privacy@servicenow.com. Vous pouvez également contacter votre recruteur ou votre responsable des ressources humaines.
  • Certaines juridictions (par exemple, l'Espace économique européen) accordent à leurs résidents des droits spécifiques en matière de confidentialité en vertu de la loi applicable. Nous traiterons vos demandes relatives à l'application de ces droits, y compris si vous vous opposez au traitement de vos informations personnelles, si vous nous demandez de restreindre ou de cesser le traitement ou demandez la transférabilité de vos informations personnelles, conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Sous réserve des lois applicables, vous avez le droit de demander l'accès aux informations sur vos Données de candidat et de les recevoir, de mettre à jour et de corriger les inexactitudes de ces Données de candidat, et de demander à ServiceNow de restreindre ou de cesser le traitement de ces données ; ou de faire effacer, supprimer ou transférer les données (selon le cas ou selon les lois applicables). Vous pouvez nous envoyer un e‑mail à privacy@servicenow.com ou en utilisant les coordonnées sous la rubrique « Nous contacter » ci‑dessous.
  • De plus, si nous traitons vos Données de candidat avec votre consentement, vous pouvez nous contacter à tout moment pour retirer votre consentement.
  • Vous avez le droit de déposer plainte auprès d'une autorité de protection des données si vous n'êtes pas satisfait de notre collecte et de l'utilisation de vos informations personnelles.  Pour plus d'informations, veuillez contacter les autorités locales responsables de la protection des données. Les coordonnées des autorités de protection des données dans l'Espace économique européen, en Suisse et dans certains pays non européens (y compris les États‑Unis et le Canada) sont disponibles ici.

Nous répondrons à ces demandes conformément aux exigences des lois applicables en matière de protection des données.  Veuillez noter que pour répondre à votre demande, il se peut que nous ayons besoin de certaines informations pour vérifier votre identité.

Modification apportées à notre Déclaration relative aux candidats

ServiceNow se réserve le droit de mettre à jour ou de modifier ponctuellement le contenu de la présente Déclaration relative aux candidats. Si nous apportons des changements importants à la présente Déclaration relative aux candidats, nous en informerons les candidats par notification en ligne ou d'autres moyens appropriés (qui peuvent inclure, si nous avons vos coordonnées, une notification par e‑mail) et nous obtiendrons votre consentement, si et quand requis par la loi.

Coordonnées

Pour toute question ou tout commentaire au sujet de la présente Déclaration relative aux candidats et de nos pratiques de confidentialité, ou si vous avez besoin d’actualiser, de rectifier ou de supprimer vos informations, contactez‑nous à l’adresse : privacy@servicenow.com.

Ou

ServiceNow, Inc. 

Attn: Privacy

2225 Lawson Lane

Santa Clara, CA 95054, États‑Unis

 

Pour les candidats au sein de l'Espace économique européen, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante :

ServiceNow Pays‑Bas B.V. (the data controller)

Attn: Legal Department

Hoekenrode 3

1102 BR Amsterdam

Pays‑Bas

E‑mail : legalnotices@servicenow.com

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Nous vous remercions d'avoir soumis votre demande. Un représentant de ServiceNow vous contactera dans les prochaines 48 heures.

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